一流本科专业建设背景下高校教学档案管理工作现状、问题和对策研究

摘 要：高校教学档案是教学管理、实践和研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料，作为教学管理的重要内容和教学历史的原始记录，不但在一流本科专业建设中发挥着重要的基础作用，更是学校办学历史的一个缩影，记载并传承着学校的办学理念和文化。因此，做好高校教学档案工作，对新时期实现一流本科专业建设的新任务而言，十分必要且刻不容缓。本文梳理了高校教学档案的范围和特点，分析了当前管理工作中面临的主要问题，并有针对性地提出了加强高校教学档案管理的对策和建议。

关键词：教学档案;专业建设;教育质量

2019年，教育部正式启动实施一流本科专业建设“双万计划”， 即计划2019年至2021年建设10000个左右国家级一流本科专业点和10000个左右省级一流本科专业点，以此为抓手，推动高等教育“质量革命”，打造一流本科教育。一流专业需要一流教学，而实现一流教学，除了师资之外，需要一流的教学管理。当前，“双一流”建设高校都非常重视一流本科建设，在教学科研和基础设施等方面投入大量人力、财力和物力，但在教学管理的投入上，特别是管理制度和教学实践深度融合方面、教学建设和大学文化传承方面缺少历史思维，突出表现在对于教学管理和教学实践中形成的具有保存价值的教学档案不重视，对教学档案的价值定位、管理机制、专业化队伍建设缺乏关心和研究。教学档案是教学管理的重要组成部分，教学档案管理水平的高低是衡量一所高校教学质量、教学管理优劣的晴雨表。加强教学档案的管理，已经成为一流本科建设绕不开的基础性工作。

1 高校教学档案的范围和特点

教学是高校最主要也是最基本的办学活动，教学档案是高校档案的重要内容。根据《高等学校档案管理办法》的规定，高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。教学档案就是教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料。作为学校教学历史的原始记录，真实、完整、科学的教学档案记载了“金专金课”“教学名师”等的“前生今世”，体现了一流专业建设过程中管理层、教学层、教辅层的接续奋斗，不但在深化教学改革提高教育质量中发挥着积极作用，更是学校办学历史的一个缩影，是学校办学理念和文化的传承。因此，做好高校教学档案工作，对新时期实现一流本科专业建设的新任务而言，不仅十分必要，而且刻不容缓。

做好教学档案工作，先要了解教学档案的归档范围，把握教学档案的特点。目前依据的最直接的管理文件是时国家教育委员会、国家档案局在1987年发布的《高等学校教学文件材料归档范围》，将教学档案划分为教学制度和教学统计、教学计划方案大纲、教材、课堂教学、教学实习、师资培训、毕业论文等17个类别。经过30多年的发展，高等院校教学实践已是日新月异，上述类别的划分已经不能满足教学发展的实际归档需求。在工作实践中，有的教学档案管理人员从十个角度对教学档案归档范围进行了梳理，提出从师资队伍、专业建设、课程建设、教材建设、实践教学、课务管理、考务管理、教学评价和质量监控、教学改革、学风建设这十个类别出发，作为高校教学档案的归档范围。每个类别下面可以包含十数个甚或数十个具体条目。

针对上述类目，教学档案的管理包括收集、整理、鉴定、保管、检索、传递、借阅、编研等环节，内容非常繁杂，具有归档主体多元、归档类目复杂、归档工作量巨大等特点。教学档案源自教师教学活动和院系教学管理活动中形成的各类材料，每位教师都是相应教学档案材料的生产者、提供者，有的学院还设置了若干教研室、教学团队或教改团队，他们也产生教学档案，因而教学档案具有归档主体多元的特点。教学是一所高校最基本也是最重要的办学活动，从人才培养方案、专业建设规划、教学制度、教改项目到各门课程的教学设计、教学大綱、教材教案、实验实习、考试作业，再到学生的课业表现、论文报告、创新创业成果、表彰违纪等，归档类目繁杂;无论是以教师为单位，还以课程为单位，都至少涉及数十样内容，对于学院的教学秘书或兼职档案人员来说，归档工作量都十分巨大。

2 当前高校教学档案管理工作存在的主要问题

教学档案作为学校档案的重要组成部分，既面临着档案管理利用中存在的共性问题，也有属于自身管理方面独有的问题。

2.1 对档案的认识和重视不够，人力财力投入不足

从某种程度说，档案工作是“前人栽树、后人乘凉”的工作，其效应显现具有长远性。档案分类越详细，档案收集越全面、档案整理越规范，档案的利用率就越高，对日后相关工作的指导性、借鉴性就越强。当前档案管理工作中，最突出的问题就是对档案的认识和重视不够。近年来，高校领导班子更加注重加强党的建设，更加注重人才培养、科学研究、内部治理体系、师生重大关切等领域，对档案管理工作一直关注不够，对“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”的认识不足，学校各单位部门的负责人普遍档案意识不强，重视“干活”不重视留档，教师和职员自然也没有意识到档案工作的重要性，对档案长远的价值挖掘不多，各校档案馆普遍存在着队伍不够稳定、人员配备不足、经费库房设备都不同程度地存在一些困难的局面，教学档案管理同样面对着类似问题。

2.2 档案收集管理制度指导性不足，执行力不强

目前很多高校档案馆建立健全了档案管理制度和流程规范，形成了制度汇编，提高了档案工作的规范性。随着教育事业不断发展，档案具体工作制度和规范从少到多的同时，也出现了新的问题。主要表现为档案管理制度陈旧，没有吸收最新办学实践中的存查档需求，如档案归档范围和保管期限经年不变，指导性不强，与各教学单位存查档实践不相匹配。另一个问题是档案制度刚性不够，执行力不强，对基层单位不能按时保质归档的现象没有有效应对措施，档案材料移交不齐全，甚至延交多年以致有些档案材料散落。

2.3 档案管理人员专业化水平不高，兼职过多

档案工作业务性专业性非常强，无论是档案资源体系、档案利用体系、还是档案安全体系建设，都需要档案专业人员和信息化专业人员去推进。目前普遍存在专兼职档案员专业化水平不高的现象，这是高校档案管理工作除了人手少之外的另一个普遍问题。很多档案馆一是面临队伍不稳定、经验丰富工作能力强的人员容易流动到其他部门的问题，二是由于编制限制无法引进档案专业和信息化专业人员，有些档案馆甚至面临着没有一名馆员专业背景是档案学专业的尴尬境地。在教学档案领域，各学院基本上都是把教学秘书作为兼职档案员，依靠教学秘书完成工作。教学秘书本身的工作任务就非常繁重，绝大部分不具备档案专业知识，对教学档案的管理基本处于无暇研究、无暇顾及的状态。

2.4 教学档案管理技术落后，信息化水平不高

教学档案类目复杂，材料庞大，需要很强的档案管理技术。许多高校在教学档案的编码上缺乏统一指导、规范和检查，各学院兼职档案员往往会根据一般性理解自行给档案编号，缺乏分类整理，导致从编码上无法判断档案类别，出现重号或空号，编码混乱。档案编码和存放保管是一致的，编码不清晰不系统，存放保管也会失去章法，导致存放变为“堆放”，查找利用困难。另外，教学管理正在向信息化发展，很多高校有了教务管理系统，数字教学材料越来越多，但教学档案却缺乏信息化的设计，导致无力应对日益庞大的教学档案材料管理工作。

3 提高教学档案管理水平的几点建议

3.1 从依法治校的角度全面落实《高等学校档案管理办法》

《高等学校档案管理办法》是高校档案管理最直接的“上位法”，对高校档案工作的领导体制、机构设置、职责、人员配置等有明确规定。当前高校正把学习贯彻落实党的十九届四中全会精神作为重点工作，提出了推进治理体系和治理能力现代化的目标要求，正可以此为契机，将档案管理纳入学校治理体系之中，健全管理机制，夯实档案责任;同时，提高教学档案的价值定位，不仅将教学档案作为学校档案的重中之重，更要将教学档案视为建设一流专业和建设一流本科教育的基础性工作，视为学校办学历史、教学风气的时时记载，视为办学精神、大学文化传承的重要载体，加强档案知识和档案重要性的宣传培训，树立档案责任人人有责的意识，形成领导重视进而全员重视的局面。

3.2 健全教学档案工作责任制和规则规范

教学档案管理不是空中楼阁，必需要扎根教学管理实践中。首先要落实责任制，把教学材料的归档工作列入各学院领导班子岗位责任制中，做到布置、检查、验收教学工作的同时，布置、检查、验收教学档案工作，并在年度总结和考核中予以体现。其次要对丰富的教学档案进行科学化分类管理，设定一级、二级、三级类目，档案部门要会同教务处，和各学院一起着手修订教学档案归档范围和保管期限，对档案编码、教学档案价值鉴定、整理方式、立卷规则、保管场所和利用途径等进行统一规定和细化。

3.3 大力推进教学档案管理信息化

信息化是档案工作提质增效的必然方向。随着信息技术的发展，教学活动发生了很多新的变化。从教学形式来说，除了传统的课堂教学，还有MOOC教学、仿真实验教学、线上讨论等;教学参考资料不再限于传统教参书，可以是视频、flash动画、图片;考试也并不一定采用纸质作答，可以线上答题。这些变化说明，教学档案管理向着信息化方向发展，是现代化教学活动的内在要求;2012年，教育部研发了高校教学状态数据采集系统，要求高校定期采集上报，该系统数据量极大，有力地推动了各校教学管理的信息化水平。系统里的大部分数据需要向档案数据转化，必然要求有相应的教学档案管理系统对接;此外还有对旧有教学档案的数字化处理工作，对档案的检索利用需求等等，这些需求构成了教学档案管理信息化的内容。可以说，现代化教学实践和教学管理迫切需要高校加强技术投入和经费投入，通过档案部门、教务部门和信息部门的协同，开发适用于电子化档案存储利用的教学档案管理系统，并和已有的教务系统实现数据对接，建立电子档案归档和利用规范，进而形成数字化教学档案数据库，提高教学档案管理工作信息化水平。

3.4 合理配置专职的教学档案管理人员

教学档案作为加强教学过程管理、促进提高教学质量的重要抓手，是一流本科建设的必要环节，也是教学评估的基础工作。教学档案的源头是教学活动，教师多、课程多、实验教学和实习活动多的话，产生的档案材料必然庞大，兼之档案分类整理移交的工作量也是非常巨大，客观上需要配备专职档案人员进行教学档案整理。目前教学单位配备了专职辅导员、教学秘书，但基本上没有配备专职档案员的。现有的兼职档案员也存在流动性强的问题，而教学档案工作面向教师、面向教学管理一线，专业性很强，对教学档案了解和熟悉程度直接决定了教学档案收集管理质量，需要有相对稳定的工作人员持续性地从事教学档案管理工作，這样才能通过学习培训熟悉教学档案的知识和业务技能，帮助教师进行教学档案源头工作的整理，提高教学档案管理水平。

教学档案是教学活动的真实记载，加强教学档案的收集鉴定整理保管工作，可以极大地提高档案的利用水平，使学校管理者、教学人员和研究人员有条件对教学档案的价值进行充分挖掘，不断总结教学经验、改进不足，为教学质量的提升提供保障。高校应当以一流本科专业建设计划的落实为契机，调配人、财、物等资源，推进教学档案管理的规范化、信息化建设，走好高水平大学的建设之路。

参考文献

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[3]赵加英，叶原丰.新时代背景下高等学校教学档案管理研究[J]，当代教育实践与教学研究，2019（20）.

作者简介

尹玉，中央财经大学副研究员，法律史博士，研究方向：高等教育管理。