“互联网+”时代事业单位的档案管理创新探讨

蔡海鸥

摘 要：近年来国家对公共事业单位体制、政策等做出了新的调整，为了适应新时期新要求，事业单位的档案管理工作也成为档案管理工作者需要及时调整和应对的问题。同时，随着人们生活水平和安全信用意识的提高，档案管理工作开始受到人们的关注。并且，档案管理是事业单位的基础性工作，高质量的档案管理是一个事业单位核心竞争力的体现。因此，文章主要分析事业单位在档案管理工作出现的主要矛盾和问题，并为提升档案管理工作质量提出改革建议。

关键词：事业单位;档案管理;互联网+

信息化时代，信息资源更新换代速度更加快速，每天会产生海量信息资源。而我国事业单位档案管理工作也发生了全新变化，档案数据、档案数量也在明显激增。事业单位的档案作为个人信息的重要载体，在组织机构中扮演着十分重要的角色，发挥着十分重要的影响作用。档案管理工作已经成为检验一个单位工作效率是否高超的重要标志。而实现档案管理信息化，不仅能够提高档案资源的利用效率，对有巨大价值的档案材料进行有效保存保管，而且也是实现档案管理部门现代化发展的重要体现，因此要求档案管理部门高度重视信息化建设，针对现阶段信息化建设存在的问题，采取有效措施，不断提高档案管理质量和信息化水平，使事业单位的档案管理工作向着现代化信息化方向发展。

1 事业单位档案管理工作的主要问题

1.1 对档案管理缺乏科学认知

档案存在的价值是为管理者提供过去时期内单位经营的整体情况和数据，并为数据提供真实性和完整性的保障，使其成为指导未来实践和探索的待查资料。而在当前我国事业单位档案管理的现状来看，主要存在管理人员认识模糊、忽视档案管理紧迫性等问题。有些事业单位的领导者自身缺乏档案管理认识指派一些文化素质不高的临时工作人员从事单位的档案整理和管理工作，这些人员缺乏整理资料档案的专业方案，无法对文件和疑难资料进行合理分类编排，使得单位的档案处于长期混乱的状态，引起了部门查阅困难等问题。并且，管理者认知的缺失影响了员工的认知，许多档案管理工作人员把档案管理工作视为一种简单的后勤工作，没有积极学习档案管理和相关法律知识的自觉，让档案管理处于长期被忽视的地位。

1.2 事业单位档案管理改革机制缺乏时代性

目前，事业单位在改革过程中，对档案管理改革研究较少，相应改革机制与现阶段对事业单位档案管理要求极不相适应。新时期，随着我国经济不断向着深水区和常态化方向发展，未来国家在经济建设，各项事业发展过程中，面临很多不确定性，面对这些不确定性，做好事业单位档案管理工作，能够确保相关部门利用有价值的信息材料，分析当前形势，从而更好地攻克难题，向前发展。目前我国教育领域企业和社会发展动态，革新了人才培养模式，确保人才培养更好，与社会相贴合，培养一大批专业优秀的人才，以适应不同领域的专业需求，整个人才市场向着多样化、专业化、复合化方向发展。而事业单位档案管理内部还没有建立与社会发展相适应的管理机制，不能够很好地适应市场经济改革发展要求，与社会发展存在一定差距。事业单位档案管理部门对于现代化技术的应用还存在一定认知差距，不能够积极应用先进的技术设备，工作效率低下。由于工作意识不强，改革机制和时代不相适应，给档案管理信息化建设带来了巨大负面影响。

2 “互联网+”时代事业单位的档案管理对策

2.1 打造数据中心，加强动态监控

“互联网+档案管理”建设的重点之一就是怎样将凌乱的数据快速整合，使各大高校进行资源共享和整体综合利用。想要有效的解决掉传统的档案存储和资源共享问题的重要路径就是打造数据中心，同时也是档案管理信息化建设的重要内容，这就需要在管理档案岗位上的相关人员具有敏锐的观察力，适时抓住机遇，积极参加到数据中心的打造实践中去，和相关技术部门一起开展顶层设计，审视和总结当前档案管理信息化的方案，对所有的数据特点和相关经验进行整理，还要结合身边的实际情况，来确定该中心模块布局和内在逻辑，制作相关的保障措施体系，来保证数据中心可以全方位的覆盖所有的单位结构，提高工作运行效率，减少收集档案信息的成本，从而为实现档案信息的服务提供优质坚实的保障。所以，管理档案的相关工作人员一定是要具备成为该数据中心的掌舵者的能力，能够掌握数据价值的生成过程，还可以进行该过程的动态监管。

2.2 更新档案管理认知与创新管理体制

意识决定行为，要提升事业单位档案管理质量，首先要从意识出发，更新管理者的理念，从源头上摒弃旧的管理理念，更新单位全体员工对于档案管理的认知。为此，单位可以建立新的档案管理體制，实现档案人才的结构化、层次化管理。单位领导和档案专管员要时刻关注文件管理方法，通过集中学习和员工交流的方式来强化自身的管理能力。此外，档案管理应与事业单位的机构保持一致，要加大人力和物力的投资，把档案管理工作真正提升到单位的重要议程上来，逐步强化其在事业单位日常工作中的地位。另外，还有必要对现有的档案进行信息整理和全面归档，根据属性建立一套全新的档案整理、启用制度，运用创新方法建立网络管理系统，规范档案的存与用，确保档案整理工作的有效运行。

2.3 树立现代化档案管理意识

进入新世纪以来，我们逐渐步入信息社会，各种新思想、新观念不断涌现，各种高新技术的出现，改变了我们传统的工作模式和生活模式。随着以计算机、互联网为代表的信息技术的不断应用和发展，档案管理工作也需要及时转变工作意识，与时俱进，寻找各种有效的途径来不断优化档案管理工作。为了有效促进现代档案管理工作向着信息化方向发展，更好地适应现代信息社会对档案管理工作提出的要求，必须要求档案管理人员树立现代化档案管理发展意识，积极开展事业单位档案工作的电子化一体化建设，改变过去传统的人工档案管理模式，推动事业单位档案管理工作向着信息化和现代化方向发展，促使事业单位档案管理人员更加注重运用新技术、新手段、新方法来管理档案。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

事业单位档案管理的执行者是档案管理人员，要提高档案管理水平，在选人和用人上要把好关。这就需要事业单位在选用档案管理员时遵循“公正、公平、竞争、专业”的选人原则，在选拔事业单位档案管理人员时要对其进行专业知识、综合素养、个人品质等多方面的考察，保证档案管理工作者具有严肃、负责、保密的职业操守。随着档案管理的深入，事业单位要不断对这些工作人员进行技能培训和继续教育，提高管理水平。此外，档案管理工作是一项比较枯燥、繁琐、不容易被看到的工作，在单位内容易被忽视而失去工作动力，需要工作人员有相当的耐心和坚韧的品性，所以事业单位领导应当适当关注档案管理工作人员的辛勤劳动，提升他们的工作积极性。

3 结语

总之，作为相关工作人员必须及时转变思想理念，树立互联网思维，强化“互联网+”战略意识，既要积极打造数据中心，推进信息建设，又要积极制定统一标准，完善规章制度，同时要强化队伍建设，提供根本保障。只有如此，才能实现“互联网+”与档案管理的深度整合，才能进一步释放档案管理的正面效能，最终拓展其生存与发展空间。

参考文献

[1]王晓丽.“互联网+”时代事业单位档案管理创新研究[J].黑龙江科学，2019，10（07）：146-147.

[2]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察，2019（03）：88-89.