数字档案馆建设对档案工作的影响及其调试对策研究

侯江萍

摘 要：随着大数据时代的到来，信息化和网络化速度不断加快，档案工作数字化已成大势所趋。作为企业的重要资产之一，档案是企业各部门进行日常工作所需的信息数据，是企业发展过程中最为关键的信息资源。由此，数字档案馆应运而生，为企业档案管理的数字化发展提供了新的发展方式。本文首先阐述了数字档案馆的概念和特点，通过对数字档案馆建设对档案工作的影响的深入探究，得出在数字档案馆建设过程中档案工作的调试对策，以期为相关工作者的工作提供理论基础。

关键词：数字档案馆建设;档案工作;影响;调试对策

现如今，企业的发展速度不断加快，日常工作所需的信息量不断增加。为了满足各部门对各类信息的需求，增加档案使用和利用的灵活性，相关工作人员必须与时俱进，深入研究在数字档案馆建设过程中如何改变档案工作的收集、组卷形式和工作方法，不断加快电子档案工作进度的完善。

1 数字档案馆的概念和特点

1.1 数字档案馆的概念

数字档案馆是一种新型的档案信息处理系统，是高新技术环境和基础设施共同作用的结果，也是一类灵活性较高的档案管理中心。数字档案馆本质上来说是信息资源共享，能够很好的将档案信息管理和整合，最终完成档案数字化的系统任务。在日常的信息处理任务中，数字档案馆的工作内容主要是文件的保存、发布、索引和信息传输，能够最大的限度提高信息资源的利用率。

1.2 数字档案馆的特点

1）现代化。数字档案馆的信息处理技术来源于现下最为先进的计算机网络技术，是高科技发展的产物。其信息传输、管理和获取的技术含量极高，能够完善传统档案工作的漏洞。

2）网络化。在传统的档案工作过程中，档案整理和共享仅仅有一个企业或部门参与，行业内信息共享度不高。而数字档案馆则有效地利用了网络信息传输的便利性，实现了真正的信息资源共享，提高了信息资源的全面利用率。

3）专业化。数字档案馆的技术含量远超其他信息处理系统，对工作人员的核心素质有着很高的要求。在数字档案馆的研究初期，一大批领域内专家参与了数字档案馆的研发工作。因此，数字档案馆的专业化程度毋庸置疑。

4）虚拟化。在从前，大部分的信息资源会受到时间、空间等诸多因素的影响，信息资源利用率很低。数字档案馆的建设打破了档案索引的时间和空间限制，提高了档案工作的灵活性

2 数字档案馆建设对档案工作的影响

2.1 有利影响

行业信息化是我国现代化建设的重要任务之一，其建立有利于加快我国的信息化进程，是企业档案工作顺利进行的一大主力。数字档案馆有利于加强档案整合的合理性，增加档案管理工作的公信度，從根本上提高了档案工作的部门和岗位地位。数字档案馆能够为企业运营提供完整、可靠和综合的信息支持，有利于企业管理层的决策和管理。不同于传统意义上的文件整理，数字档案馆的主要工作内容是将资料进行联系并整合，自动总结为新的有规律性的案卷，这就是原本人工档案工作内容中的“立卷”。不仅如此，在遇到特殊情况时，数字档案馆产生的备考表能够完整且明确地反映出文件的丢失或损坏情况，并及时采取措施进行信息的搜集，这是其大数据库检索功能产生的实际作用，也是档案工作灵活性提高的表现。

2.2 出现的问题

1）观念转变不及时。面对日新月异的信息化时代，档案工作需要做的不只是规整档案，还产生了其他的新型需求。管理观念的转变是档案工作中最为重要的内容，是档案工作体现档案价值的关键。在新时代，信息文档处要将被动处理文件的传统形式转变为主动进行服务的工作方法。

2）信息交流不及时。传统的档案工作方式只需要档案部门内部进行交流和整理，数字档案馆却需要企业的技术部门、管理部门和档案部门的共同合作来完成系统的日常运行，这无疑增加了信息交流的距离和难度。在日常的运行过程中，必须要多个部门同时确认后才能正式开始运作，容易出现信息交流不及时的情况。

3）安全系数低。由于数字档案馆的归档工作是将所有形式的文件转变为电子文件存放在数据库中，不法分子只需要通过技术手段侵入企业数字档案馆数据库中就可对信息进行非法窃取和转移，甚至是销毁。对比传统的数据储存方式，数字档案馆的安全性还有待提高。除此之外，数字档案馆的检索功能也在一定程度上能够给不法分子以可乘之机。

3 数字档案馆调试对策

1）提高工作人员工作素质。在调试文件管理这个岗位上，工作人员的核心素质不仅包括工作技术基础，还有安全意识和信息意识。工作技术基础是工作人员必须掌握的工作技能之一，是日常档案工作的实际需要。技术基础的训练项目包含熟练的计算机操作能力和系统操作能力，这是数字档案馆内信息完整性和准确性的保证。安全意识的训练是工作人员对于信息泄露的隐患和前兆的敏感度和保护意识，工作人员的安全意识关系着数字档案馆内信息的安全性。相关部门要定时定期对员工进行系统的培训，帮助员工掌握或复习计算机操作能力和系统操作能力，训练员工的信息意识和安全意识。除此之外，档案部门还可以利用座谈会和讲座的方式来让工作人员对于线下的信息环境明确认识，以此来提高工作人员积极性。

2）控制信息修改权限。信息修改权限的作用是对有偏差的档案进行内容或形式矫正是对文件准确性的提高。为了确保数字档案馆内信息的准确性和完整的法律凭证作用，档案部门和其他合作部门需要适当控制和减少信息修改权限。对于信息的核查工作，档案部门可以设置专人来负责信息修改权限。负责修改权限的工作人员必须掌握正确的修改方式，却具有严谨的工作态度，才能确保档案信息的可靠性和可用性。

3）建设决策和反馈机制。数字档案馆是一个综合型的信息处理系统，需要多部门的配合方能运作，其中信息和指令的传达任务就需要决策和反馈机制来完成。数字档案馆的日常工作不只是档案的整合，还有系统的规划和开发。在正常情况下，只有各个部门协调统一意见后，新的举措才能落实，决策机制能够提供一个统一意见的具体流程，提高各部门之间的决策效率。而反馈机制的作用则是在系统出现问题时对负责部门及时进行反馈，节省了部门之间互相反馈的时间。

4）加强防泄密技术研发力度。为防止数字档案馆信息的泄露，防泄密技术的研发需要提上日程。技术部门要尽量使用低辐射的计算机设备，防止过高的电磁波信号导致的信息泄露损失。技术部门可以开展反黑客技术的研发，密切关注黑客对系统的侵扰。此外，还可以设置金属屏蔽室，将计算机设备放入金属屏蔽室中，以屏蔽或抵消计算机工作所放射出的电磁波信号，最终达到提高档案信息安全性的目的。

4 结语

在数字档案馆发展速度不断加快的今天，如何进一步完善档案工作，提高档案工作效率成为一个不可忽视的问题。数字档案馆包含着众多数字化资源，拥有先进的信息检索、整合和处理能力，同时也存在着部分漏洞和安全隐患，这就需要档案部门工作人员和其他部门共同努力，提高数字档案馆的安全性和信息处理效率，为企业创造出更多的信息财富。

参考文献

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