新形势下加强和改进高校档案管理工作的思考

汪敬

摘  要：2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，（以下简称《意见》）。这是党中央、国务院全面系统指导档案工作的纲领性重要文献，体现了党和国家对档案工作的高度重视和巨大支持。高校档案管理工作是高校的重要基础性工作，做好新形势下高校档案管理工作，对于推动高校科学发展具有重要的意义。本文将以《意见》的出台为背景，具体分析高校档案管理工作在新形势下存在的主要问题以及加强和改进高校档案工作的几点措施，进一步提高高校档案管理水平，从而推动高校档案管理工作健康可持续发展。

一、新形势下高校档案管理工作中存在的主要问题

1.一些高校对档案管理工作缺乏足够的重视

近年来，由于各级纪委和巡查组的调查和巡视，许多高校逐渐认识到档案的重要性，开始对档案工作有了一定的重视，但是，由于现实中的各种原因，比如，一方面，高校迫于自身发展的压力，其工作重心主要在教学、科研和新校区建设等内涵和外延建设上;另一方面，因为档案工作属于一项基础性、服务性工作，不会带来直接的经济效益，因而在高校的各项工作中往往处于边缘化地位，因此，一些高校对档案管理工作仍不够关心和重视，档案也成了说起来重要，事实上还是无关紧要，档案管理工作很容易被忽视。

2.档案管理工作者知识结构单一，综合素质不高

目前，许多高校的档案工作者年龄偏大，他们在档案管理方面有着较强的档案专业知识和丰富的实战经验，在过去几十年里，他们默默无闻、任劳任怨，尽职尽责，为高校的档案事业贡献了自己的青春和力量。但是，随着信息技术的高速发展和信息时代的到来，电子办公越来越普及，电子档案大量产生，为了顺应时代潮流，纸质电子“双套制”管理、传统载体档案数字化和档案信息化建设变得日益迫切。但是，由于档案管理工作者年龄较大，缺乏专业的计算机知识，对电子档案的存储、档案数字化和信息化管理等工作心有余而力不足。

3.档案管理信息化水平较低，未形成全面综合的信息管理系统

目前，虽然大部分高校在档案管理中基本引入了信息化管理手段，但档案管理信息化的整体水平较低，比如：没有形成档案管理信息系统，没有建立数据共享平台。甚至还有部分高校现阶段只是采用了计算机及档案录入系统，档案数字化、电子档案管理、档案信息化等工作还未启动，档案管理主要靠人力，管理手段非常传统和落后。因此，高校档案管理信息化整体水平较低，未形成全面综合安全的信息管理系统。

二、新形势下加强和改进高校档案管理工作的策略分析

1.转变观念，提高对高校档案管理工作的重视程度

关于档案工作的地位与作用，《意见》在总论部分作了概括：“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益，提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。”在地位方面，突出强调了档案工作具有“不可缺少”的“基础性”地位，而不是一项无关紧要的工作;也突出强调了做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责，而不仅仅是档案部门的职责。在《普通高等学校档案管理办法》中，也明确规定高校档案管理工作是高校的重要基础工作，要求高校管理部门必须强化对于档案工作的领导和管理，并将档案管理工作作为重要的工作纳入高校的整体工作之中。因此，高校领导应该深刻认识到档案管理工作的重要性，加强领导，优化资源配置，增加经费投入和人员编制，严格按照国家《档案馆建设标准》中的相关要求开展档案基础设施建设工作，配备现代的档案管理设施设备，加大对档案工作的支持保障力度，不断提高高校档案管理工作水平，推动高校档案管理工作科学发展。

2.创新管理模式，加快高校档案管理信息化建设

新形势下，高校必须紧跟时代步伐，摒弃传统落后的管理手段，创新档案管理新模式，将传统载体档案数字化和档案信息化建设纳入高校信息化建设工作之中，搭建档案管理信息平台，实现档案管理信息化，提高档案管理工作效率和水平，使高校档案管理工作朝着现代化的方向不断前进。

3.加强队伍建设，提升档案管理工作者综合素质

新形势下，由于科学技术的迅猛发展和信息时代的到来，对档案工作者提出了更高和更新的要求。档案工作者不仅要具备档案专业知识，还应具备计算机专业知识。因此，高校除了应加强人员的培训，主要针对电子档案、档案数字化、档案信息化建设以及计算机基础知识，还应引进年轻的档案专业人才和计算机专业人才，为档案管理队伍注入新鲜血液，实现优势互补，优化档案管理人才结构，提升档案管理工作者的综合素质和整体素质。

综上所述，在新形势下，在党和国家对档案工作进行全面系统指导和提出新的要求以及对档案工作的高度重视和巨大支持的情况下，作为高等院校，更应积极响应党和国家的号召，重新审视高校档案工作，加大对档案工作的支持保障力度，顺应时代发展的潮流，创新档案管理模式，优化人才结构，积极开展传统载体档案数字化和档案信息化建设工作，实现高校档案管理信息化和现代化，推动高校档案事业科学发展。

参考文献

[1]中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.

[2]杨冬权：《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的解读.

[3]路長兰，高校档案管理模式创新研究[J].办公室业务，2014（9）：94-95.

[4]朱培芳，新形势下创新高校档案管理工作的实践与思考[J].兰台世界，2017（17）：67-69.

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