浅析民办中学档案管理工作的现状与对策

摘要：作为教育市场化的产物，民办中学发展迅猛，富有活力;作为社会活动的参与者，民办中学档案管理工作的水平关系着万千教职工和学子的切身利益。本文通过剖析民办中学档案管理工作的现状和存在问题，阐述提高民办中学档案管理水平的对策。

关键词：民办中学;档案管理;对策

近年来，随着《民办教育促进法》的出台，我省民办中学借助于市场经济的加快推进和教育服务市场构建的势态，借助于旺盛的教育需求和有力的政策扶持，呈现了迅猛发展的态势。

民办中学是贯彻实施国家义務教育方针、政策的个体，与国家、社会和学生的利益息息相关。在学校管理和教学过程中形成各类档案，是一种宝贵的信息资源和财富，它在学校的内部管理、教育教学和教学研究等各方面具有重要的凭证和信息价值，它的质量和完整程度将影响到民办教育事业的发展。因此，加强和改善民办中学档案管理工作，是依法治教需要，也是规范民办教育发展的重要手段。

一.现阶段民办中学档案管理工作现状

现阶段民办学校档案管理工作相对滞后，主要呈现以下三种状态：一是原公办中学转制为民办中学，其档案管理工作有一定基础，档案管理管理人员具备一定的专业知识，学校各部门档案意识较强;二是由公办中学集团化办学创办的民办中校，其档案管理工作借鉴母校的经验，虽有各方面的不足但初具规模，在摸索中前进;三是完全新办的民办中学，其主要精力放在教育教学业务和吸引生源上，缺乏长远眼光，将档案管理工作放在极次要的位置上，缺乏档案管理经验和专业人才，档案管理呈粗放型的状态。

二.现阶段民办中学档案管理工作存在的主要问题

（一）. 未建立完善档案工作体系。民办中学由于对档案管理工作缺乏经验，各类档案文件材料大多散落在各处室、各部门，未能实现综合档案集中统管;学校将主要精力集中在教学业务上，对档案工作缺乏重视，未能有效开展对各部门档案工作的监督指导检查，未能完全建立部门立卷归档制度;学校片面追求教职工的教学业绩，未将文件形成积累和归档要求纳入教职工有关职责及其考核，未开展档案工作奖惩。

（二）.未建立完善档案管理制度。主要表现为：各项工作制度，管理制度及业务规范有待完善，尤其是包括档案实体分类、归档范围、保管期限等业务规范急需根据国家档案局8号令、财政部2016年新颁布的《会计档案办法》等规范，结合民办中学实际修订。同时按要求制定档案管理应急预案、档案工作责任追究制度、电子档案管理制度等制度。

（三）.缺乏档案管理专业人才。由于体制原因，我国专业的档案管理人才多集中在各级机关、国有企事业单位，与之相比，民办中学在薪资福利和职业发展方面上处于完全劣势，因此，民办中学大多只能聘任普通文员来负责档案管理工作。普通文员具备一定的档案管理专长后，容易跳槽到待遇和发展更好的单位工作，而由于档案管理人员频繁流失，民办学校不愿意投入人力财力，让其参加专业的档案管理技能培训，这就陷入了恶性循环。

（四）.档案信息化水平低，档案利用效果不足，档案保管条件较差。民办中学的创办多以盈利为最终目标，这导致其片面追求短期成绩，追求社会效应以吸引生源，追求财力账面上的投入产出比。大多数民办中学不愿意在档案软、硬件方面有过多的投入，造成档案信息低使用率，档案保管条件恶劣，实体档案易损毁。档案信息化建设有待完善，主要表现为：大多数民办中学没有购买档案管理软件，或购买传统的单机版档案软件，依靠纸质的档案目录进行查阅利用，这浪费了大量的人力和时间却无明显效果，造成档案信息低使用率。档案库房建设同样需要资金投入，而部分民办中学为了节约成本，使用小面积的课室或房间作为档案库房，经过较短时间的积压，库房饱和，有无法满足新增档案的存放需求;部分档案库房因为面积不足，无法合理划分，将办公、阅览和储存档案的区域混为一体，造成档案散溢;部分库房缺少相应的祛湿、消毒、防火、防磁等档案保护设施和技术设备，导致档案因为受潮或虫蛀而损毁。

三.加强民办中学档案管理工作的对策

（一）.建立完善民办中学档案管理体系框架

建立完善民办中学档案管理体系框架，主要包含三层内容：

1.建立档案工作体系。建立民办中学档案工作体系，关键是领导重视和责任落实，即建立学校统筹——办公室主管——各处室落实和分管校领导——办公室分管负责人——专职档案员——各部门兼职档案员的双层管理体系。切实落实档案工作“三纳入”、“四同步”，即将学校档案管理工作纳入到本单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到学校教职工的岗位责任制中，同时，把学校的各项重要管理活动和常规教学与档案工作同步布置，同步落实，同步检查，同步考核。

2.完善档案管理制度建设。俗话说“无规矩不成方圆”。规矩也就是规章制度，用来规范我们行为的规则、条文，它保证了良好的秩序，是各项事业成功的重要保证，对于民办中学的档案管理工作也是如此。因此，以省、市各级档案局和教育局的业务规范为依据，结合民办中学实际情况，修订档案管理工作有关规章、标准和制度，提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求，尤为重要。具体为制定学校文件与档案管理的岗位责任制、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案、档案工作年度评估办法与考核体系等整体规章;制定文件归档制度、档案保管、鉴定销毁、统计、利用、保密等具体业务制度;制定学校各门类档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范等业务规范。

（二）吸引人才，加强档案专、兼职档案员的培养。与公办中学相比，民办中学虽然无法提供事业单位编制吸引高素质档案管理人才，但具有灵活的特点。民办中学可根据自身特点，为专、兼职档案管理员制定多劳多得、与业绩考核挂钩的薪酬制度，如设立专、兼职档案员工作补贴和多等级的考核奖励;民办中学可寻求与各级档案局进行沟通，推荐具备条件的档案管理员参加专业技术资格审定，解决其职称晋升和职业发展问题，鼓励专、兼职档案员到各级档案主管部门举办的短期培训班学习，邀请档案局专家到校开展档案工作监督指导;有条件的民办学校可派档案员到公办中学或校本部进行跟岗学习，例如广东实验中学合作创办的附属天河学校、顺德学校、南海学校等三所民办学校在创办之初，均多次派遣专职档案员到校本部综合档案室进行跟岗学习。三所分校的档案员通过跟岗，掌握了中学档案工作从制度搭建、具体业务到库房建设的全流程管理技能，均能独立开展档案工作。经过经验和知识转移，目前这三所民办学校的档案工作已初具成效。

（三）重视软、硬件投入，推进档案信息化建设。档案是一笔重要的信息财富，安全重于泰山。民办中学应具备前瞻眼光，投入一定资金，按照档案库房“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求，建设标准化档案库房。档案库房必须至少满足本单位未来15—20年的档案保管需求，还要合理布局，做到办公、阅览、库房三分开。此外，有条件的民办中学可购买网络版的档案管理系统，与本单位OA系统进行对接，初步实现文档一体化管理，开展档案目录及传统载体档案数字化;制定电子档案管理制度和档案管理系统操作制度，开展电子档案的保管与利用工作，为全校教职工设置相应权限的档案查询利用账户，开展档案利用网络化服务。

参考文献：

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[2]  朱青梅.民办高校档案管理存在的问题与对策[J]. 盐城工学院学报：社会科学版，2007，20（4）：80 - 82.

[3]  李静.基层档案管理工作存在的问题及对策研究 [J]. 黑龙江史志，2015，（11）：71.

作者简介：张伟城，1985年7月出生，男，汉族，广东揭阳，大学本科，档案馆员，研究方向：档案管理理论与应用。

（作者单位：广东实验中学）