浅谈EXECL管理学生信息的几点使用技巧

张生果 陈慧君

摘 要：本文从学校管理学生信息工作，介绍Execl（本文介绍的Execl功能是Microsoft office家族成员）在日常管理过程中的使用技巧，快速、精准对信息数据进行加工、处理，包括如何进行序号列自动填充，不同工作簿之间数据的查找、调取与匹配，以及依据公民身份证号码判断性别等。

关键词：学生信息;EXECL

我国正处在“快速发展”阶段向“高质量发展”阶段转型，经济社会发展对各行各业的信息化、网络化、效率化、数字化的新要求，学校的事业发展也要做到与时俱进，学生信息管理亦是如此，当前，诸多学校已搭建信息大数据中心，虽然方便了校内各部门数据共享，提高了工作效率，同时存在弊端，部分数据很难满足工作岗位实际需要的数据，不得不进行第二次处理、加工，专业的数据处理软件可以满足需求，一般管理人员难以熟练掌握软件的操作，Execl的功能可以帮助我们实现需求。

一、自动填充序号

在管理学生信息，为了及时汇总数据，直观醒目，方便统计，我们经常需要在数据前面添加序号，尤其是大批量的数据。通常使用手工每一行的进行输入阿拉伯数字1，2，3…，或者使用鼠标左键进行双击填充，随之带来的弊端就是每一行的手工输入不仅慢而且容易出错，鼠标左键双击填充虽然快，但删除中间的某一行数据且没有及时更新序号列，会造成序号不连续，导致序号偏差，最后统计出现数据缺失，结果不准确。Execl功能的row函数可以解决序号列的自动填充和删除某一行序号而不会造成序号不连续，row函数用来确定光标的当前行位置的，且向后具有兼容性的函数。

图一表序号列进行自动填充，函数示例中的 “=row（）-1”，“row（）”对当前位置进行定位，“-1”表示是从单元格“A2”开始进行序号填充，需要注意是从某一单元格开始进行序号，则“-”去前面的单元格行的数量。

二、不同工作簿數据匹配

日常工作中，经常会遇需要的学生信息数据不在同一个表格，而是在很多表格，如何在繁多杂乱的学生信息数据库中快速并准确地查找所需要的信息，进行数据匹配是Excel中处理数据时使用频率较多的一种函数运用。Vlookup函数是Excel中的一个纵向查找函数，用来核对数据，多个表格之间快速导入数据等，最终返回该列所需查询序列所对应的值，使用Vlookup函数公式来取代手工查找，提高工作效率的同时降低出错频率。

图二表1、表2数据如图所示，当表2中A列出现重复姓名并且两个表中姓名排序不一时，如何在表2中F列查找出对应表1的C列，此时使用Vlookup能快速解决问题，具体操作如下：

1.单击表2中需要插入函数的F2单元格，单击菜单栏—公式—插入函数，选择Vlookup函数，此时出现四个函数参数，依次输入如下：

lookup_value：点击表2中“B2”单元格。

第一参数意为数据表中唯一数据匹配值，图例中姓名出现重复，故不作为唯一数据进行查找，改用学号，学号所在列为“B列”所以输入“B2”。

Table_array：“框选表1！$B$1：$C$7”。

第二参数意为数据库中查找的数据范围，以学号作为唯一数据值进行查找时，表1中列“B”必须作为数据范围中的第一列。

Col_index_num：输入数字“2”。

第三参数意为数据库中查找内容在查找区域中的列序号。身份证号处于“表1！$B$1：$C$7”搜索区域中的第2列，故输入数字“2”。

Range_lookup：输入数字“0”。

第四参数为逻辑值，“0”即表示函数查找时精确匹配。

2.四个参数输入后单击“确定”完成表2中“F2”单元格的身份证号匹配，使用填充柄完成其他单元格内容查找即可。公式使用如下图三所示：

三、公民身份证号码判断性别

公民身份证号码标准是依据中华人民共和国国家标准（GB 11643-1999）给予每位公民按照标准规则进行编码，具有规律性、唯一性的、不变的法定号码。目前大部分身份证号码为18位，其中存储了个人的相关信息，从左至右第1-6位为出生地省市县，第7-14位为出生日期，第15-17位顺序码，第18位为校验码。

在管理学生信息时，经常会遇到需要统计或者核对学生性别比例，如何利用身份证号高效快速解决问题，是日常使用EXCEL函数公式常用的技巧，以18位身份证号码举例。

根据身份证号码的规律性和唯一性编码规则，18位身份证号码的第17位数字是奇数，表示为男性，反之，则为女性。使用函数判断性别，可以通过第17位数字的奇偶性来准确判断性别。图四所示为使用公式，并作分步讲解：

提取身份证号的第17位：MID函数意为从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符，其共有三个函数参数。

参数1：Text表示准备从中提取字符串的文本字符串，即为图例中“C2”单元格，故输入“C2”。

参数2：Start_num表示准备提取的第一个字符的位置。即为C2单元格中身份证号的17位数字，故输入“17”。

参数3：Num _chars表示指定要提取的字符长度，此处只需要提取第17位数字，所以数字长度为1，故输入“1”。D2单元格公式输入为=MID（C2，17，1）。

判断奇偶性：Mod函数意为返回两数相除的余数，其共有两个函数参数。

参数1：Number指被除数，即为上述公式MID（C2，17，1）所得的值。

参数2：Divisor指除数，即提取的第17位数字为偶数时除以2的余数为0，反之，为基数时除以2的余数为1，故输入“2”。D2单元格公式输入为=MOD（MID（C2，17，1），2）。

判断性别：IF函数最多可以嵌套七层，其意为判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。即上述公式=MOD（MID（C2，17，1），2）计算的余数为0时，可判断该身份证号为女性，计算的余数为1时，身份证号为男性。故D2单元格最后输入多函数嵌套公式为=IF（MOD（MID（C2，17，1），2），"男"，"女"）。其他单元格性别计算使用填充柄完成即可。

注意事项：输入所有公式符号时输入法必须在英文状态下。

四、结语

综上所述，列举的是笔者在学生信息管理日常工作中常用功能的一部分，其实Excel软件功能非常强大，还有很多实用功能未列明，以及和Microsoft office家族的word、Access、PowerPoint、OneNote等软件配合使用，能实现我们日常管理所需的大部分数据和效果，但这需要我们不断的去发现、挖掘和探索，代替专业信息管理软件对管理人员的要求，以及部分功能暂时无法满足的使用效果，降低容错率，提高工作效率。

参考文献

[1]周爱民.巧用Execl管理学生学籍信息[J].现代计算机（专业版）.2012年24期

[2]Excel Home.Excel 2016函数与公式应用大全【M】.北京.北京大学出版社.2018年

[3]国家质量技术监督局.公民身份证号码GB11643-1999【Z】.1999-01-19

作者简介：

张生果（1986.10-），男，汉族，湖南怀化人，本科，广东酒店管理职业技术学院助理研究员。研究方向为公共管理，教育管理。

陈慧君（1989.9-），女，汉族，广东东莞人，本科，广东酒店管理职业技术学院教师。研究方向为职业教育，艺术教育。