大数据时代智慧公安档案的应用

刘逸君

摘 要：档案现代化离不开科技信息化的强力支撑，特别是档案大数据的建设和运用。近几年的实践与应用表明，档案大数据发展建设在推进公安档案改革创新、提升警务发展等发挥巨大的价值效应。传统的网络和计算架构已经难以适应数据信息时代发展和警务实战的要求。运用大数据技术可以实现对户籍、行政、治安、刑事等档案的深度开发和综合利用，打造网上查档服务流程，提升档案互联网化模式，全面实现档案业务就近能办、异地可办、同城通办。开启大数据建设，是新时代背景下公安机关解决公安信息化建设瓶颈，进一步提升公安机关核心战斗力的必由之路。作为基层档案部门，如何使档案更好服务实战、服务民生、服务基层，已成为当下重要课题。笔者根据本单位的档案管理工作实际，就如何积极推进“智慧档案”建设谈几点粗浅的看法。

关键词：大数据;智慧档案;应用

一、大数据为公安档案发展带来的机遇

1.解决海量数据存储问题

据统计，2011年，各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷。到2020年，各级国家档案馆馆藏预计将达到6亿多卷，增幅达60%。而公安档案作为国家档案的一部分，也种类繁多，数量巨大，以我所为例，包括户证、治安、刑事、车管、交通、消防、国保、禁毒、出入境管理、出租房屋、暂住人口、重点人口、重点场所等多种档案分类，类型也分为纸质、音像、实物等多种载体，涉及面广，涵盖面宽，时间跨度长。2018年底，我所有各类档案12余万件，同比上升6.8%。随着社会发展加剧，人员流动频繁，每年产生的档案资料呈几何式上升。基层派出所档案室通常位于居民区内，有限的地理环境决定了有限的办公条件，现有的库房面积甚至都不能满足档案资料增长速度的需求，而简单的增加库房面积在上海寸土寸金之地变得十分困难。因此解决这些海量资源存储问题，势必需要借助大数据技术。

2.降低运行成本

为了应对持续快速增长的数据查询量和处理速度需求，档案馆的设备需要不断地更新换代，数据库系统和硬件的维护需花费较大的成本。大数据的应用将改变这种状况，硬件不再受限制，将来可能仅依靠浏览器就能满足用户的需要，其他事情将由大数据服务提供商代为解决，这将大大降低档案馆的运营成本。大数据服务将产生多方面的成本效益，如节约使用面积、电源和制冷消耗，为档案馆腾出更多的使用空间，更大限度地打破封闭的格局，使馆藏资源达到更好的应用效果。

3.提高服务理念，提高服务效能

应社会发展需求的需要，公安档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展，以个性化的需求为导向，提供网络化、智慧化服务。大数据的发展将实现真正的个性化服务，不仅提供所需要的信息，还通过对用户需求进行分析，提供基于海量分析式资源的精细化知识组织输出，实现“信息+解决方案”的一站式服务。

而要提高服务效能就要转变服务理念、提高管理效能，大数据时代的公安档案管理将向档案资源的数据分析、数据挖掘方向转移，做到实时收集，全流程控制。主动调查警务工作、社会公众的需求，建立各种数据模型，挖掘有用的信息和知识，合理开放，实现数据增值。

二、智慧公安档案应用大数据存在的难点

1.公安档案信息资源规范标准不一致，经济发展不均衡，共享程度较低

虽然我国已经出台了统一《中华人民共和国档案法》、《公安档案管理办法》等法律法规，但在具体细化上，每个省市都有相应的具体实施办法，不同的实施细形成了不一致的管理标准、规范制度，导致各省市之间、甚至各分县局之间档案信息资源的种类、格式、存储形式有较大区别，使资源整合难度较大，各地区经济发展水平差异导致数字档案馆建设形成了“数字鸿沟”的困境，档案管理系统、计算机端口缺少统一标准，导致信息共享的门槛较高，信息跨库检索难度大。

2.公安档案的安全性和保密性制约大数据的运用

一方面，公安档案具有特殊保密性和安全性的属性，交流和资源共享本就较少，不利于档案信息资源的集中化管理。另一方面，以互联网为运作环境，其标准化和安全性的問题本身也有待进一步检验，网络环境的开放性对档案的安全保密性本就充满矛盾，公安档案资源如何在公共开放的环境中保存其真实可靠安全，保障公安档案保密性和开放性和谐统一，是大数据在公安档案运用中必须解决的重要问题。

3.档案工作人员的业务能力不足

基层公安机关仍缺乏公安档案管理信息化人才。长久以来，公安档案管理人员是由内勤兼任的，人员调动又频繁，往往刚培训合格的工作人员会由于工作需要转任其他岗位。档案管理人员队伍的不稳定，导致责任心、工作态度、工作能力等都会出现问题。理念落后是当前基层公安档案管理面临的另一困境。传统档案管理模式延续了几十年，在基层，公安档案管理依然受传统档案管理“收、管、立、藏”模式的影响，部分管理人员因循守旧、封闭管理、重藏轻用的管理理念太重。部分基层公安档案管理人员看不到公安档案的潜在价值，不太注重档案的管理，认为档案管理就是简单的保存，不丢不损即可，所以对档案管理投入的精力不是太多，缺乏信息警务、数字警务的意识，信息化理念比较滞后。

三、公安档案大数据应用的解决方法

1.以大数据为契机，搭建全民受益的档案信息库

大数据建设是公安建设整体的一次战略性升级，借着此次升级，基于大数据的理念，引进云计算等先进技术，颠覆传统各公安部门档案服务器各自为政的现状，已有数据进行统一管理，互联互通，使用统一格式、统一标准的底层数据库，破除各底层数据库间的“私有”壁垒，实现档案数据共享的第一步。将户籍信息、社区工作、交通管理、执法办案平台、警用地理信息系统等涉及范围较广、使用频率较高的档案信息组成有机整体，基本完成了交警、刑警、治安、社区等各档案信息综合库建设， 建立了互联互通、高度共享的警务信息工作平台，为服务实战、服务民生提供了齐全、规范的档案信息。

2.抓好信息源头采集，提高数据录入率准确率

在完善原有大数据融合后，也要及时将新形成的档案材料进行统一采集、收集、录入。在传统的档案管理中，公安机关仅靠人数有限的专兼职档案员，难以应付海量的信息档案，特别是公安网站和业务系统中产生的大量数据信息，档案收集管理难度巨大。因此，公安档案现在已经不局限于信息的被动接受，应要求各警种结合工作实际，全面、深入、细致、准确、主动的采集各类基础档案信息，所有信息必须全部统一录入档案管理。目前，信息主导警务已成为全警共识。为建设“智慧档案”，在数据收集的前端即做到100%数据信息化，100%电子数据录入，发挥网上归档、在线归档的优势，以信息主导档案，提升归档工作质效。据笔者所知，上海公安机关在设立统一的工作规范后，目前已经实现户籍档案采集端100%数据信息化接受，并且制定了严格的派出所、分局人口办、市局档案处三级管理制度，全面开展户籍档案电子化工作，并同步启动电子档案质检工作。智慧公安档案已经走出实质性的一步。

3.筑牢公安档案信息化安全屏障

公安档案信息具有很强的保密性，保护公安档案信息安全是系统工程，需要运用政策、法律、技术、监管等多种举措综合施策。就公安机关而言，要建立档案信息审核机制，确定专人分清开放档案信息和非开放档案信息，确保涉密或内容敏感的档案信息不公开、不上网，公开、上网的不涉密。按照既推动共享利用又保障信息安全的要求，合理设置用户权限，规定所需档案的調用程度，让民警在相应的查阅权限进行网上申请、网上查询，实现资源共享。同时，努力向“档案信息多网互联共享”的目标迈进，逐步实现全区、全市、乃至全国公安机关档案集中建库、统一管理和联动共享。积极探索与政府其他部门的协同合作和资源共享，最大限度地凸显公安档案的价值。公安机关既要将数据资源看作公安机关的特有资产，也要把数据资源看作是公民的个人资产，树立强烈的法规意识和安全意识，对敏感、要害数据给予特别关照，慎重而精心地使用。在规划公安档案大数据应用的同时，明确信息安全的重要地位，加大对事关安全的软件研发和基础设施的投入力度，大力引进数据安全方面的专家人才，利用一系列的安全技术手段，保证档案的安全性。

4.做优服务态度，加强人员培训

加强公安档案人才培育。一方面，档案管理部门应该加强对现有人员的培训，提升符合实际工作需要的信息化管理水平，增强信息化技术的应用水平，着力培养“既懂档案业务又懂信息技术”的复合型人才。另一方面，档案管理部门可采取与相关院校合作定向培养高素质人才的方式，充实基层公安机关档案管理信息化人才队伍。目前上海公安各基层档案部门已基本配置专业的档案工作人员，并有定期的技术培训，不断更新档案人员的知识结构和技能。

四、智慧公安档案深入利用

一是档案信息得到深度加工开发。在对档案信息进行深入挖掘、互联互通、提供智慧服务能力的基础上，还要对档案进行智能感知、深度加工、协调开发，发挥更多元化的档案资源服务作用，让阅档人感受到智慧档案带来的个性化服务。例如，可以在确保保密安全的前提下，开放部分民生档案资源，以加密二维码的形式承载在手机APP中，通过专用读取设备“刷脸”“刷二维码”，为办理各类实人、实名、实证业务创造高效、安全、便捷的认证服务，且“一次认证、多点复用”。应用可拓展至更多的政府部门和社会用证单位，依据档案出具相关证明等事项，在原先使用介绍信、函件的基础上，真正升级为“零材料”办理，实现从线下“跑一次”向线上“零跑”的转变，切实方便群众办事。二是档案迭代升级功能更加自主能动。结合大数据的分析与挖掘，将人工智能与认知科学的“孤立数据”转化为“活动资源”，实现在更高层次上服务实战、服务决策的目标。通过档案自主迭代升级、调整优化，完成自动编目和检索等流程，通过动态反应、自然语言理解、计算机视觉、模式识别等功能，高效开展数据分析、数据挖掘、智能信息检索等工作。加强数据常态分析研判和深度应用，强化预测预警，服务决策，服务实战需求如户籍档案服务民生、前科劣迹人员研判、串并案件研判分别研发等，切切实发挥公安档案在实战中的价值。在笔者看来，目前在公安档案数据利用开发上，还有处于摸索阶段。

参考文献

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[2]廖慧英.浅谈公安档案数字化建设现状及其发展对策.卷宗[G0].2019年第1期.

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