档案信息资源的整合与利用策略分析

张菲

摘 要 档案信息资源整合能完善档案管理工作，有利于地区信息配置的优化。与传统档案信息资源管理方式相比，信息资源整合与利用能克服传统管理带来的弊端，能实现档案社会功能。随着现代信息技术的发展，档案信息资源的整合与利用成为档案管理的重难点。本文从档案信息资源整合中的问题进行分析，提出档案信息资源整合与利用的策略，提高档案管理工作效率。

关键词 档案信息;资源整合;策略

档案信息资源的整合为社会提供利用档案信息储存物质保证与条件，从而满足人们对档案信息的需求。档案管理工作受到服务对象的限制，档案资源利用存在局限性，容易出现档案资源分散的情况。现阶段社会经济的快速发展，现代人对档案信息提出更多的要求，若依然采用传统的档案管理方式，无法使档案资源充分利用。为此，需要针对档案信息资源整合与利用过程中的问题进行分析，才能有针对性的解决传统档案管理方式带来的限制，优化档案资源配置。

1档案信息资源整合中的问题

1.1 档案信息资源本身的矛盾性

档案信息资源整合与利用的目的是为满足用户的需求，因此在资源整合的过程中，需要尽可能减少干扰因素，对平台中的信息资源进行管理。但由于档案信息储存结构单一，无法满足用户的多种需求。再加上档案保密性特点带来的管理矛盾，在保证信息充分展示的同时，又要避免发生信息泄露为现阶段档案信息整合与利用带来巨大的挑战[1]。

1.2 档案信息资源共享体系问题

档案共享体系的构建，应用先进的硬软件技术，而技术的应用需要大量的资金投入。同时出现的系统构建厚的收回投入问题也成为限制共享体系建设的问题。正是由于共享系统建设不完善，从而无法充分发挥系统带来的社会效益。

1.3 档案信息资料利用效率低

档案信息资料的存在时间较长，但由于社会群众对档案的认识不全面，导致档案信息资料无法充分利用。现阶段社会各界无法正确认识档案信息资料的应用价值，为满足现代社会人们对档案信息资源的需求，需要引导社会群众正确的认识档案信息资料，才能有效发挥档案信息的价值，提高利用率。

2档案信息资源整合与利用的对策

2.1 加強各部门之间的合作

档案信息资源整合的本质是社会信息系统构建的一部分，为实现档案信息统一管理，需要将档案信息化整合工作添加到整个社会信息化建设中，才能充分发挥档案信息资源的社会功能。在落实信息资源整合工作时，通过加强各部门之间的合作共建，加强档案管理部门与其他政府管理部门的合作，确定信息化系统的统一标准，才能保证档案信息资源整合的顺利进行。档案在建设时也要加强与其他公共服机构的合作，比如图书馆、人才服务中心等，进行信息交流，确保信息流通，从而提高信息资料的使用效率。

2.2 提高对档案信息资源管理的认知水平

现代社会的快速发展，促使人口流动速度加快，社会人才在不同企业之间的流动速度更快。社会各界人士缺少对档案管理工作的认识，从而限制信息资料的整合与利用工作。为改变这一现状，需要提高社会人们对档案管理工作的认知水平，应用全新理念，改变工作人员的态度，进而强化档案信息管理工作，确保管理人员能够增强档案信息资料的利用率[2]。

2.3 提高档案信息资料利用率的办法

信息技术的发展促使信息技术的应用范围更加广泛，各类公共服务体系都提供线上服务，而互联网技术也为其他资源的利用提供更多途径。利用网络技术实现档案信息资料的有效整合，进而提高信息资料的利用率。

第一点，加强档案信息资料的开放性。在传统档案管理观念的影响下，大多数社会群众认为档案信息资料属于机密档案，无权查看。但实际上，大多数档案信息资料具有保密性，但不存在保密的必要。档案信息化的建设完成，应加强档案信息资料的开放性，才能使更多的社会群众接触信息资料，才能使档案信息资料被充分应用。

第二点，档案信息资料利用办法。档案信息资料利用率的提升在于社会主体能够使用档案信息资料，在利用的过程中，也要保证资料不外泄。因此，档案信息资料利用是一个漫长的过程，管理部门应根据社会实际需要制定相对放松的管理制度，鼓励社会主体，通过合法的途径去了解并应用档案信息资料。管理部门也应加强市场调查，了解社会各界需要哪些档案信息资料，并与行业中的专业人士进行交流与讨论，最终制定有效的档案信息应用策略，以此来实现档案信息资料的社会功能。

第三点，档案信息资料的深入挖掘。通过深入了解档案信息资料，才能够有效地应用，首先要意识到档案信息资料的应用价值，档案信息中存在大量的未知信息，在深入挖掘的过程中，要利用合理的方法，才能有效提高档案信息的质量。其次，通过对档案信息进行分类，使社会主体能够有针对性的利用档案信息，避免信息应用错误。

2.4 提高档案信息资源整合技术水平

档案信息资源整合包含档案实体的整合与数字档案信息的整合。随着档案信息数量的增加，传统档案管理中的硬件设施不全，无法高效完成整合任务。为此需要利用数字技术推动档案信息资源整合数据库的建设，实现资源共享。在建立档案管理数据库时，需要结合实际的档案信息资料，加强与各部门之间的合作，推动实体资源与数据资源的整合工作[3]。

3结束语

综上所述，在信息技术快速发展的背景下，电子储存设备的发展在一定程度上优化档案信息资料的储存方式，也为档案信息资料管理提供更简便的方法。为实现档案信息资源的有效整合与实际应用，对资源整合过程中遇到的档案信息资料利用率低的情况，采取有效的解决对策。与此同时，也应不断加强档案信息化人才队伍的建设，确保档案管理人员能够利用数字技术进行资源整合，提高资源整合工作效率，为现代社会群众提供更多的档案信息资料。

参考文献

[1] 黄中积.档案信息资源的整合与利用策略分析[J].传媒论坛，2020， 3（8）：123-124.

[2] 刘艳.医院档案信息资源的整合与利用策略探究[J].兰台内外，2019（35）：62-63.

[3] 段雪茹. 大数据环境下档案信息资源整合分析及提升策略[D].沈阳：辽宁大学，2017.