PCM系统在素万那普机场项目管理中的深度应用

徐 薇，鄢全科，张巨龙，封 锐，陶宏安，于悉宿

（中国建筑第八工程局有限公司，上海 200135）

按照国家“走出去”战略要求，中国建筑不断拓展海外市场，先后承接各种类型的海外工程EPC（设计+采购+施工）建设项目。在海外项目运营中，应以国际项目管理方法论为基础，结合项目管理信息系统应用，不断积累项目管理工程实践和经验。文章以泰国素万那普机场项目文档管理实践为依据，综合国际文档管理软件PCM的应用，介绍了国际工程EPC项目文档管理方法及PCM软件的优势。在海内外工程项目建设过程中，项目文件管理不当会造成信息沟通困难、文件审批缓慢、审批流程不透明和资料存档漏洞百出等严重后果[1]。而且海外EPC工程项目有其特殊性和复杂性，以图纸报审为例，一般国际工程的承包商需要对图纸进行深化设计，得到监理批准后方可用于施工，普通施工总承包模式则直接得到施工图，无须进行深化设计；EPC项目人员和群体具有复杂性，从业主、监理、承包商到设计方、供应商、分包商，都在尝试就同一项任务进行协作，因此一款科学、系统、智能的管理手段的介入迫在眉睫[2]。

Primavera合同管理是一款项目管理软件，主要功能包括项目合同与费用控制、全面的变更管理、文档管理与协作。素万那普机场二期发展项目的管理方结合项目实际，应用了PCM三大功能之一——文档管理与协作。

1 PCM文档管理协作

1.1 强大的信息录入和存储

在文件录入和存储方面，PCM作为一个信息中枢，可以存储所有文件的详细信息和链接，并能用关键字对单个文件进行检索。泰国机场项目聘用属地化员工对图纸、材料、方案、计算书等文件的基本信息进行录入（见图1），后期文件版本的升级过程、审批过程、审批结果中方管理人员便能通过输入编号对文件所处状态进行一键检索（见图2）。除此之外，RFI（Request For Information，简称咨询函）和正式函件等通信往来也会在PCM系统清晰记录。

图1 PCM中需要录入的信息项

图2 报审文件快速检索和系统追踪

此外，素万那普机场二期发展项目包括多个合同方，而中建中标的CC1.2合同又以联合体的形式与泰国本土一家机电承包商进行合作，因此项目的复杂程度可见一斑。各家单位之间难免会出现意见上的分歧，在尝试解决问题的过程中，各方之间会召开专题会议并有信函往来，前期相关资料和解决问题过程中产生的新文件均会被录入PCM系统中（见图3），从问题的最初产生到最终解决，形成一个完整的证据链条。除施工文件报审之外，该项目实施中，合同（Contracts）、变更类文件（Change Order documents）、采购单（Purchase Orders）、联系单（RFI）和支付申请（Payment Requisitions）等资料都需要进行统一的文档管理和协作。以变更文件管理为例，变更管控应包括通知并协调受影响方，以及控制成本和工期。PCM可以记录每项变更的全过程，从预估可能会发生变更到最终实现变更，都将完整地记录在PCM中。该项目业主管理十分严格且强硬，变更谈判通常是一个相当漫长的过程，但无论谈判进行到哪个阶段，PCM都可以提供强大的文件资料支持，可供分析变更对成本和工期造成的影响。

1.2 完善的审批流程管理

图3 关键问题项的相关链接

完整的信息录入为下一步的文件审批追踪奠定了坚实的基础。对于泰国机场这样一个大型工程项目来说，处于审批流程中的报审文件通常多达上千份，这就极有可能产生文件漏批的现象。PCM的文档管理和协作功能可以有效规避这一问题，其明确的协作模式和严密的审批流程可以满足使用者随时对文件进行责任跟踪和时效跟踪，通过输入文件编号或关键字便可一键检索到如下信息：文件正在什么地方审批、文件何时已到达现审批人处、审批步骤是否对工期和成本有影响、下一个审批人是谁和审批结果等（见图4、图5）。

图4 文件审批步骤中的责任方

图5 文件关键信息一键查询

1.3 灵活的审批流程设计

PCM有两种变更审批流程可供选择：第一种是标准化单线流程，提交方发出申请，接收方完成审批；第二种是根据需要，创建个性化流程，保证审批过程的流畅性、科学性和权威性。以变更文件审批为例，由于每项变更的性质不同，记录和追踪的形式也会有所不同。泰国机场项目根据实际需求，创建了以下3类个性化变更管理流程：（1）流程发起，所有审批人的状态显示BIC（有文件未处理），只要第一个审批人审批通过，文件状态即显示“通过”，审批流程结束（见图6）。（2）流程发起，所有审批人的状态同时显示BIC（有文件未处理），只有所有审批人审批通过，文件状态才会显示“通过”，审批流程结束（见图7）。（3）流程发起，第一位审批人的状态显示BIC（有文件未处理），第一位审批通过，BIC状态移至第二位审批人，以此类推，只有最后一个审批人审批通过，文件状态才会显示“通过”，审批流程结束（见图8）。

此项变更流程设计在素万那普机场项目管理应用中取得了一定的成果，一改传统的“一刀切”报审流程规定，避免了无根据无休止的谈判和合约纠纷，使文档科学化和智能化管理水平得到了大大的提升。此外，强大的文档信息存储以及完善的审批流程管理也充分体现了PCM出色的项目文件管理的优势，大大简化了项目各类文件管理和现场通信。

2 PCM的潜在开发价值

（1）科学的成本管控。PCM软件可以帮助项目管理者进行预算和资金分析，查看履约文件，并且第一时间收录发票和申请。成本工作表会自动收集合同、申请、变更、订单中的细节成本项，以便快速进行分析和汇报（见图9）。

（2）高效的合同管理。PCM中的合约功能可以改善业主对承包商的管理模式，业主可以通过PCM便捷地查看合同状态以及承包商履约表现（见图10）。同时业主还可以查看承包商的保函是否在有效期内，报审文件是否已按要求准时提交，以及请款申请是否已经提交等重要事项。

PCM系统的合约相关功能完全基于国际通用的FIDIC合同条款进行设计，通过改进合同执行和提高建设项目管理效率，可帮助客户减少工期延误和风险。受项目的复杂性和工期紧张以及业主限制等因素的制约，目前素万那普机场项目对PCM软件的合约和成本控制功能未深度利用，建议今后国内外的EPC项目在项目管理过程中的中尝试全面开发和应用PCM软件系统，提高项目整体管理水平。

3 结束语

PCM软件购买和培训费用相对较高，且需要多名员工专门从事前期的数据录入工作，因此项目应用此软件需要耗费较多的成本。泰国机场项目实施了以下应对策略：首先安排一名英文水平较高且文控经验丰富泰籍员工以及项目总工参加甲骨文公司在泰国的培训；之后项目组织内部培训，已培训合格的泰籍资料员负责培养另外4名泰籍员工，专门从事PCM数据录入工作；项目总工则需向各专业负责人传授PCM关于项目文控管理方面的知识。项目总共购买了7个账号，由档案室协调分配使用，基本可以满足项目需求。

图6 审批流程模板一

图7 审批流程模板二

图8 审批流程模板三

图9 成本工作表

图10 PCM中的合同细节查询

在建筑工程项目管理日益复杂化的背景下，项目业主与承包方均面临着巨大的挑战。对业主和监理方来说，出于成本和效益考虑，同一业主管理多个承包商和多方联合监理的现象愈加普遍，这也就意味着管理难度的增加。对承包商来说同行之间竞争愈发激烈，任何细小的错误对项目的效益都可能是致命一击，然而不少项目的文件管理、合约管理仍然漏洞百出，最终造成索赔证据不足、现场施工受阻和竣工资料不完整等不可挽回的后果。PCM系统可以使人、团队、项目建立联系，其在工程项目中的运用，可以系统地实现项目从开工到竣工的所有文件的信息化管理。PCM明确的责任体系可以保证所有项目参与方充分履行职能，管理从项目执行到交付过程的信息流，集成项目范围、费用、进度与变更，减少对项目进度计划的不良影响，提高协作的效率，缩短周转时间，确保项目利润最大化，达成保质按时交付项目的目标，因此在国内外大型项目的实践中具有重要推广意义。