浅析国家科技重大专项档案管理

顾继红

摘 要以蛟龙号载人潜水器的研制项目为例，从科技重大专项档案管理原则、管理职责、全过程跟踪管理及档案利用等方面进行阐述，为以后更好地做好科技重大专项档案材料的收集、整理、归档和利用等档案管理工作，保证科技重大专项顺利验收提供借鉴。

关键词科技重大专项 蛟龙号载人潜水器 档案管理

随着我国经济的快速发展，国家实力的不断增强，中央政府、地方政府、各类企业对科研项目的研发经费投入不断增加，我国现已成为全球第二大研发大国。各类研发项目在立项、审批、设计、实施、试运行以及验收等各阶段产生的文字、图纸、图表、声像、电子文档等各种载体的文件材料，是经过鉴定整理的具有保存和参考利用价值的科研活动真实记录，是各类研发项目的重要组成部分，是重要的科技资源和知识资产，是国家的宝贵财富，也是企业重要的无形资产和软实力的集中体现，所以无论是记载研制（究）过程的档案，还是展示科研成果最终形成的档案，其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫无疑问，真实、规范、准确、完整地管理好各类项目研发过程中产生的大量科研项目档案，是项目承研承制单位档案部门的职责和使命。

本文以蛟龙号载人潜水器的研制项目为例，从专项档案管理原则、管理职责、全过程跟踪管理及档案利用等方面进行阐述，为以后更好地做好科技重大专项档案材料的收集、整理、归档和利用等档案管理工作，保证科技重大专项顺利验收提供借鉴。

一、项目简介

蛟龙号载人潜水器研制项目是我国十五863计划重大专项，立项时为新中国成立以来工作深度最大的载人潜水器研制重大科技项目。项目规划论证从1992年开始，经过十年反复申报论证后，科技部于2002年6月下达了“关于十五863计划重大专项7000米载人潜水器（即蛟龙号载人潜水器）启动的批复”，标志着项目的正式启动。在2009—2011年，科技部相继下达了蛟龙号1000米海试、关键技术改进及3000米海试、技术改进及5000—7000米级海试项目。2012年6月，蛟龙号创造7062米我国载人深潜纪录，通过现场总体专家组的海试验收。2013年4月，项目通过863计划海洋技术领域办公室组织的验收，至此，蛟龙号载人潜水器研制项目正式圆满收官。蛟龙号载人潜水器的研制成功来之不易，从立项到项目通过结题验收，历经二十余年的跨度。蛟龙号载人潜水器的研制成功实现了我国深海载人装备技术由跟跑、并跑向领跑的重大跨越，是我国深海技术发展的里程碑。它的研制成功极大地推动了我国深海勇士号载人潜水器、万米载人潜水器和无人潜水器等“深海关键技术与装备”重点专项的立项，显著促进了我国载人潜水器谱系化的建设。

二、档案管理原则

由于蛟龙号专项是一个复杂的系统工程，包含潜水器本体、母船及水面支持系统、潜航员培训、应用体系等四个方面，所以无法只单靠一家单位就完成全部的研发任务，承研承制单位众多。为了切实提高专项档案归档质量，做好技术储备，确保有效利用，蛟龙号专项按照统一领导、分级管理、岗位责任制、“四同步”的原则进行档案管理[1]44。

统一领导，就是根据专项研究及项目管理的需要，由专项组织实施管理单位把档案管理工作纳入专项整体工作之中，负责对专项档案管理工作进行统筹协调和指导监督。

分级管理，就是在专项组织实施管理单位及专项行政指挥师系统和设计师系统的统一指导下，由专项技术负责单位牵头组织设立总师组办公室，总师组办公室负责组织各承研承制单位开展项目档案工作，保证总体和各级配套研制单位重视并规范专项档案管理工作。

岗位责任制管理原则，就是在成立项目行政指挥线与技术指挥线的同时，项目、课题和子课题承担单位建立档案管理网络，明确专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。

“四同步”管理原则，就是必须把档案工作纳入专项工作计划中，进行顶层设计、体系化策划，项目管理与档案管理同步实施，即“下达项目计划任务”与“提出项目文件材料归档”同步、“检查项目计划进度”与“检查项目文件材料积累”同步、“验收项目成果”与“验收项目文件材料归档”同步、“项目总结”与“归档项目文件材料交接”同步，以确保档案系统完整、真实规范、保管安全、利用方便，充分发挥基础保障作用。

三、强化档案管理职责

只有强化专项档案管理网络中各级档案管理人員的责任，让管理人员、项目人员、档案人员各司其职，才能切实做好专项档案管理工作，保证专项科研档案材料的系统、安全和便于提供利用[2]26。

1.专项组织实施管理单位对专项档案管理工作进行统筹协调和指导监督，按照相关规章制度，负责组织实施专项档案收集整理、监督检查及总体验收工作。

2.总体单位和各级承研承制单位接受专项组织实施管理单位及行政指挥系统的检查监督和业务指导，符合总师组办公室对档案工作实行的管理要求，负责本单位承研承制任务相关档案的归档与管理。明确各级承研承制单位项目负责人是专项档案形成归档工作的第一责任人，对归档文件材料的真实性、完整性、规范性和有效性负责[1]44。

3.总体单位设置专项档案管理人员，专项档案管理人员从源头介入项目研制（究）过程，依托具体科研任务，全面掌握研制（究）全过程文件材料形成、积累、整理、移交等情况，特别是在设计转阶段评审、加工建造、总装联调、子课题验收、海试、结题等重大进度节点时，主动开展工作，及时为科研人员提供现场指导与服务，加强对档案形成、积累、收集、鉴定、归档全过程控制[3]101。

四、全过程跟踪管理

1.立项批复。根据“四同步”档案管理工作原则，在蛟龙号专项得到立项批复之初，为实现专项档案工作有序开展，总师组办公室建立了较完善的档案管理规章制度和工作流程体系，尤其是建立了一套详细的档案归档制度，用统一的标准要求各个子课题承担单位，具体包含归档责任、归档范围、保管期限、整理规范、分类方法、归档时间等档案归档要求，以确保档案的规范化管理[2]26。

2.专项实施过程。在蛟龙号专项实施过程中，为了有效控制档案收集整理的质量，专项档案员积极参与到项目工作中，了解和掌握专项各课题进展情况，跟踪检查各课题实施过程中文件材料形成、收集情况，注重检查文件资料的完整性、准确性、真实性和有效性，做到“事前知晓”和“事中监控”[4]131。尤其到了设计转阶段评审、加工建造、总装联调等重大節点时，及时按要求收集整理好这一节点的技术文件资料。专项通过重大节点评审后，专项档案员督促承研承制单位按照评审意见完成相关图样和技术文件的修改完善和补充整理。为确保归档质量，专项档案员采取重大节点分阶段归档方式，一个重大节点结束后便及时向单位的档案馆办理归档手续，让档案馆专职人员尽早发现不符合归档要求的问题，如复印件需加盖公章，评审前后的文件材料一起归档，光盘、硬盘等非纸质载体归档等问题，通过及时通知、指导课题负责人修改、补充与完善，使研制过程形成的图样、文件资料始终受控，保证档案材料的连贯与有机联系。

3.蛟龙号专项结题验收、成果鉴定。结题验收前，专项档案员基本完成了专项全过程文件资料的收集、整理和归档工作，重点收集了验收申请、验收报告和验收意见等材料，并及时与档案馆专职人员开展整个专项档案的内部检查和验收工作，查缺补漏，为专项的结题验收做好准备。

科技成果鉴定是为了正确评判科技成果的质量和水平，促进科技成果的完善和科技水平的提高，加速科技成果推广应用。为此，蛟龙号专项结题验收后，在申请成果鉴定前，专项档案员协助档案馆专职人员完成了整个档案的分类、整理、组卷、案卷排列，并重点查看专项结题验收意见提出的相关档案整改落实情况[4]131。在最终完成立卷整理阶段，专项档案员发挥了熟悉项目情况的独特优势，确保专项档案的完整、准确、系统和有效。

五、档案利用

蛟龙号载人潜水器总体技术水平和关键指标达到国际领先水平，技术创新特别突出，对我国深海装备行业科技进步推动作用特别明显。蛟龙号实现了中华民族“可下五洋捉鳖”的宏伟梦想，取得了特别显著的社会效益。蛟龙号的研制也为深海勇士号载人潜水器、全海深载人潜水器的立项与研发奠定了坚实的技术基础。因此，蛟龙号专项档案具有重要的作用与社会价值。

在蛟龙号专项档案的利用过程中，既要保证专项档案在借阅过程中的知识产权保密与安全，也要为后续的载人潜水器谱系化研发提供好利用服务，体现出专项档案的价值。为系统、全面地提供档案信息，专项总体单位档案馆专职人员开展了相关编研工作，编写了《蛟龙号研制与试验研究汇总与分析》，为后续载人潜水器的研发提供了查考与实际借鉴。此外，通过学习、查阅蛟龙号的设计文件，提高了深海勇士号载人潜水器、全海深载人潜水器实施方案论证的快速性和有效性;通过借鉴与参考技术文件，为深海勇士号载人潜水器、全海深载人潜水器的总体设计拓展了思路，在具体设计中也吸收了部分设计思想。又如，通过查阅蛟龙号海试中出现的各类故障排查纠正记录，进一步优化了深海勇士号载人潜水器、全海深载人潜水器的设计方案。对于加入载人深潜研发团队的新人而言，则通过学习和了解前人的研发成果，启发了自己的设计思路，使自己的工作少走弯路。

六、小结

蛟龙号专项已于2013年4月通过结题验收。在蛟龙号专项档案整个形成过程中，我们注意到蛟龙号专项规划论证、申报立项历经十年，档案人员在这一阶段介入得不够，积累的档案相对薄弱，也注意到对于涉及专利、成果等具有知识产权保护要求的科技档案，应严格按照国家有关法规和知识产权保护要求进行管理和提供利用。

目前，国家各层面批复的重大专项、重点专项项目都具有跨领域、跨地域、涉及面广、参研单位多、历时久等特点，若没有很好的前端策划控制，完整、系统、准确、有效的过程档案积累和管理，仅仅以验收或鉴定这一重要节点形成的文件材料作为“成果”，对研发人员、企业、国家而言都意味着重大损失。所以建立完善高效的规章制度和工作流程体系，是实现重大专项、重点专项档案工作有序开展的保障。在国家管理层面，国家科技部已于2017年11月印发了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，对专项档案管理的组织领导及职责有了明确的要求，增加了由专业机构具体落实专项档案管理工作的规定，更进一步加强了重大专项档案的管理。

同时，重大专项、重点专项档案形成、积累、管理和利用，既离不开档案工作人员，也必须依靠项目技术人员，档案工作人员不仅要做好档案管理规章制度的宣传，增强项目技术人员档案意识，加强档案基本知识的培训力度，自身更要立足使命，切实履职，发挥出应有的作用。