电子档案管理中有关法律问题的思考

杨琼

摘 要：档案实行电子化管理以后，档案利用更加方便了，同时也带来了以往没有涉及到的法律问题。目前我国正处于各行各业高速发展的关键时期，各个单位都在推进档案数字化建設，逐步加强电子文件的归档管理，建立互联互通的档案信息网络。但是关于电子档案管理的法律问题仍需解决，相关负责人必须找到能够解决法律问题的途径提升档案管理水平，促进档案数字化发展。

关键词：电子档案;管理;法律问题;解决途径

随着现代技术的发展进步，各种信息技术层出不穷，例如计算机技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等等，此类技术的发展促进了档案信息化数字化的转变，档案管理方式也在改变。数字化的档案建设要求将原本纸质的文件转化为数字化的档案信息，通过互联网互联互通，利用计算机统一管理，为用户提供更加高水平的资源共享服务。当今时代，档案这种信息资源的重要性越来越明显，数字化档案建设是不可违逆的，但是与此同时，数字化档案建设产生的电子档案管理却出现了以往没有的法律问题，相关工作者必须找出合适的解决途径。

一、电子档案的技术特点

1.管理方式特点

对比传统的纸质形式档案，电子档案的物理形态就存在着明显区别，同一个电子文件中的内容，可以在不同的载体上存放，不影响正常输出。同时，通过互联网和通信技术能够将不同地理位置的档案联系起来实现共享，不需要像以往一样进行统一管理。信息传输的网络信息中心能够帮助需要档案信息的人员快速查阅需要的信息，电子文件如果传输和转换的过程中物理结构发生变化，但是其中的内容是可以保持不变的。

2.信息组织特点

档案数字化建设需要将传统的档案转变成电子档案，也就是数字化转变，上传到网络上。电子文件有多种类型，包括文字、图像、表格、数据库等等。原本的纸质档案转变成电子档案不仅仅是录入计算机的过程，同时需要计算机进行档案信息重组，进而为后续的用户提供更加方便的检索查阅方式。

3.安全保密特点

互联网本身属于开放性质的系统，电子档案上传到网络上以后，必须针对网络进行安全保密。信息保密可以通过防火墙、安全代理等技术进行攻击防护，同时为了避免内部人员泄密，需要加强管理。虽然面对蓄意攻击的黑客可能防护能力较差，但是相关的技术人员可以进一步开发高水平的技术提升保密能力。

4.档案馆特点

电子档案馆没有实体，只是虚拟的档案信息系统，能够通过数字的形式储存信息。原本的档案馆是静态的文件保管基地，转变以后的档案馆是虚拟的信息中心，二者之间存在着明显的差别，新时代的档案管理必须充分区分二者之间的差异。

二、电子档案管理中的法律问题和处理措施

1.法律效力问题

电子文件存在着明显的易变性和可分离性，所以人们对于电子文件的信任度并不充足。电子档案储存、输入、传输、利用的过程中，都可能出现信息丢失、干扰、污染、窃取等问题，甚至遭到人为破坏，电子档案最终失真，不能作为合法证据使用。另外，文件的法律效力需要参考载体的关联性，电子档案的载体不是固定的，所以从法律效力的角度分析，电子档案没有原件的强调作用，制定法律认定条文就出现了严重问题。

针对法律效力问题，首先需要对电子档案加强管理，保证电子档案是真实完整的，因为电子档案可以随意更换载体，修改内容不留下痕迹，为了保证完整性和真实性，可以通过电子印章或电子签名对电子档案进行签发，确定每份电子档案的修改、传输操作等都能留下对应的记录，随时印证电子档案的来龙去脉，当前已经有很多国家采用这种方式对电子档案进行管理，保证其法律效力。电子档案想要作为法律证据而具有法律效力，那么必须保证能够通过法律对其法律效力进行规定，保证合法性。但是目前人们对于电子档案的认识并不充足，技术手段也不够完善，不同国家对于电子档案的法律效力认定抱有不同的态度。例如电子邮件的法律效力，美国认为打印出来的文件具有法律效力，丹麦认为没有法律效力。所以国际上对于电子档案的法律效力没有统一规定，但是电子档案实现法律效力是必然的发展趋势，针对这一法律问题，国家方面应该对相关的法律法规进行法律地位规范，制定切实可行的法律法规。电子档案实现其法律效力除了通过技术和管理保证电子档案的完整性和真实性以外，还需要制定确实可靠的法律条文，促进电子档案合法化发展，推动社会进入数字化生存空间。

2.数字化权问题

数字化档案发展中，档案的来源有两种类型，一种是直接接受电子文件进行归档处理，另一种则是将原本的纸质形式档案转变成电子档案。档案实行原本的管理方式时，有些档案具备著作权，对此类档案进行电子化转变，就需要获得数字化著作的“权利许可”，这也是电子档案管理中的法律问题。

首先，数字化档案行为性质存在问题。信息数字化过程中，作品的著作权中的使用权会受到影响，我国对于著作进行复制认为是出版方式的一种，出版属于作品发表的权利。作品发表权一般来说是属于著作人的，档案馆进行著作信息化转变，有些资料当时没有出版的，参考《著作权法》，档案馆并不能发表这些作品，电子化转变就相当于侵犯作者的发表权。

其次，数字化档案公布问题。作品的所有权和著作权是可以分离的，国家拥有档案，但是不一定表示国家也拥有著作权，所以档案部门如何保证档案公布但是不侵权，就成为了比较困难的法律问题。

想要解决档案数字化权问题，首先需要明确数字化档案的来源，对于著作权法保护与否进行正确划分，针对受到保护的档案信息，就需要和著作权人协商获取许可，如果不受到著作权法保护，那么档案信息有两种情况，一种是国家机关的立法司法行政性质文件，数字化过程中不需要考虑著作权，另一种是著作权已经到期的档案，也不需要参考数字化权问题。其次，对档案所有权和著作权进行确认，为了真正实现数字化档案信息共享，除了考虑档案所有权以外必须考虑档案的著作权，所有权和著作权的概念不一致，拥有所有权不一定表示拥有著作权，这需要具体分析。

如果是通过接收将原本的国家档案收入档案馆，那么这种档案的所有权和著作权都是国家的，档案馆代为行使权力，档案馆可以自行进行数字化处理;档案馆购买集体或个人所有的著作权保护档案，如果档案馆没有购买著作权，那么仍属于原作者，数字化处理必须征得原所有者的同意;档案馆的作品档案是受赠的，捐赠人保留著作权，数字化处理同样需要取得著作权人的许可，支付一定的报酬以后才能数字化处理，捐赠时如果一并捐赠著作权和所有权，那么这种情况除外;寄存在档案馆中的档案进行数字化处理必须征得所有者的同意，否则就算侵权。

3.网络传输权问题

信息化发展越来越快，传统媒介中的档案信息越来越多的在网上呈现，人们可以自由进行下载、复制和上传，但是网络侵权问题却同时出现。所以网络传输中，如何进行数字化档案保护就成为了严重问题。网上传输的电子档案中，很多是受到著作权保护的，作品进行网络传输的权利仍然属于著作权人，没有经过同意是不能随意传输的。所以，网络发展越来越快的同时，也导致了数字化档案信息网络传输方面的法律问题日益严峻。

针对网络传输权问题，档案部门首先应当增强自身的法律意识，认识到网络传输权不属于档案部门，而是属于著作人的，对传统介质档案进行数字化处理过程中需要考虑数字化权，处理以后在网上传输同样需要考虑网络传输权，档案部门需要建立知识产权保护意识，保护档案所有者的权益。其次，档案部门需要和著作权人协商，获得许可以后可以将受著作权保护的档案上传到网络上，国家的数字化档案信息只能通过国家授权的档案馆传输，个人或集体的档案需要获得所有者的许可并支付报酬。

4.保密和隐私权问题

档案管理实现信息化和数字化的过程中，数字化档案信息的开发利用需要特别关注公民隐私，注意保密。数字档案馆建设中，信息传递更加方便和快捷了，但是用户控制的难度也会相应大幅度提升，档案进行保密和隐私权保护面临了更为严峻的考验。想要解决这一问题，技术方面要加强保护技术的开发，法律方案需要建立相关的法律法规。档案的保密性质是始终存在的，不同保密等级的档案只能在合适的范围之内进行信息传输和利用。档案中和个人相关的隐私性质信息，没有经过档案所有者的同意，不能随意公开。网络本身特有的公开性必然会威胁到信息资源中的个人隐私权，而且数字化档案建设中可能会因为病毒、黑客等因素造成信息泄露，这都是严峻的法律问题。

对于数字化档案的隐私权和保密问题，首先，对于数字化档案信息的利用和保密关系进行合理处理，二者之间的关系应当是辩证统一的，开发利用档案信息才是进行档案管理的目的，只有充分利用档案信息才能够真正落实档案的价值，但是利用并不能毫无原则和控制，需要在利用的同时做好保密工作，保护档案信息机密也要在利用的前提下进行，利用档案和保密二者相互统一。其次，电子档案管理需要加强技术防范，禁用盗版、建立备份、文件加密、预防复制等技术都是必须的控制手段。再次，加强法律保護管理，数字化档案管理需要对全过程进行控制，尤其是前端更要加强控制，最终形成无缝管理机制，将侵犯公民隐私和泄密问题完全遏制在摇篮中。

三、电子档案管理法制化建设途径

档案数字化管理涉及到的法律问题对于电子档案数字化管理提出了更高的要求，如何在当前的信息时代档案数字化管理背景下规避法律问题，就成了当前档案部门和相关领导的关注重点。为了保证电子档案管理遵循法律建设要求，必须在电子档案数字化管理的过程中全面落实法制化建设。

1.做好前期准备工作

进行档案数字化建设，是一项长期工作，而且是艰巨的系统性工作，具有独特的发展规律。所以相关人员需要从全局大角度出发，充分了解档案的使用需求以后，考虑档案整体发展进行科学合理的目标制定，并规划长远目标。与此同时，必须在前期做好基础性准备工作，针对可能出现的问题和风险制定相应的防护措施。档案原件进行电子转变期间，需要组织相关的力量研究探讨数字化的相关问题，统一管理思想，集中解决出现的问题。此外，进行档案数字化建设前，可以邀请法律方面的专家学者加入准备工作组，作为知识产权顾问提供产权相关的法律纠纷意见，维护档案馆权益，保证日后档案使用安全。

2.加强信息化法制建设

我国进行档案信息化建设是刻不容缓的，面对着全新的领域和档案载体、档案管理主体，应该废除、修改不再适合当前档案管理的法律法规，建立全新的法律法规，明确法律责任界限，发挥电子档案的作用。所以，电子档案的法律效力问题最终还是要落实到法律本身，法律需要对电子档案的证据价值进行界定。国家方面则需要对电子档案进行专项立法，明文规定电子档案的法律地位。

3.行使合理使用权

参考当前的著作权保护形势，群体对于著作权人利益优先的保护准则是认同的，而且随着网络技术的发展进步，著作权人的权利也得到了扩张，公众的使用权则越来越小。但是从著作权的立法角度分析，发现如果不以盈利为目的使用作品，是存在必要性的。档案馆属于文化事业机构，具备公益的性质，应该享有合理使用的权利。档案馆方面可以利用信息网络为用户提供合法出版的数字作品和依法保存的数字化复制作品，不支付报酬给著作人，但是不能通过这种服务方式获取盈利。

4.档案开放利用鉴定

档案中涉及隐私和保密的内容需要单独拿出具体划分范围，档案馆方面应当根据档案的重要程度进行等级划分，采取不同的保护措施进行保护。同时针对保护的方式方法和重要性需要制定专门的规章制度，避免工作人员接触到敏感的个人信息。对于包含个人资料的档案开放时间、范围和方式都要进行详细的规范。

5.推进标准化建设

进行档案信息化建设，纸质档案电子化转变，其根本目的是适应当前的信息化发展要求，通过互联网实现信息共享。进行档案标准化建设是信息化时代发展的必然要求，同时标准化建设也代表着信息资源具备统一规范的资源合法化确认标准，电子文件加密、压缩、存储、交换等相关技术的标准规范。实行档案信息化管理，能够彻底转变以往档案管理各自为政的状况，实现统一的资源共享管理。

四、结语

综上所述，在档案数字化发展过程中，电子档案的管理方面不可避免的出现了法律问题，相关的工作者需要重点分析法律问题产生原因和影响，找出对应的解决途径加以解决，全面推进档案的信息化建设。

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（作者单位：中共濮阳市委党校）