对于档案规范化管理与加强管理制度的思考

刘玉平

摘 要：现阶段，随着我国经济的飞速发展，各行业和部门工作信息都在逐渐地增大，档案的储存成为一个备受关注的问题。对于像发改局这样的机关单位来说，很多文件档案都是机密的。包含以往很多的信息以及对未来的规划等，这些文件对无论是对机关单位的发展和进步还是对城市的建设都具有非常大的价值，由此，我们必须要加强对档案规范化的管理，以此来促进工作效率，保证效益。

关键词：档案规范化;管理;制度

单位档案涵盖上级领导机关、业务主管机关会议文件、本机关工作会议文件、本机关人事任免、本机关会计原始凭证、记账凭证等等材料，真实反映了单位的发展的整个过程，为机关单位开展各项工作提供依据和标准。进入新时代以来，习近平总书记也多次强调“各项事业得以发展，都离不开档案”。为提升单位内部管理水平，非常有必要及时推进档案规范化管理。

1 档案管理的现状及所存在的问题

从目前档案管理的现状看，大部分机关都采用了信息化的方式来进行。但对于一些文件，机关会采用双重保存的方式来防止丢失，这种方式无疑加重了人力、财力、物力的投资。还有的单位忽视文件的管理，存在重建设、轻管理的现象，这也导致管理人员的松懈。在档案检查工作中也不够认真规范，只是例行公事的排查一遍做做样子。在机关中一些文档案管理人员的素质也是有待提高的，很多由于缺人手或是节省人力，会出现一人身兼多职的现象。这样他们没有足够的时间和精力专心的投入文档的管理，也无法系统、持续、稳定的进行工作的开展，这导致了工作人员的不专业性，对待问题也是含含糊糊。另外，很多机关只追求文件的安全保密性而忽视了文档的分类，致使在后期管理中出现混乱、难以查询与利用的问题。

2 推进档案规范化管理的措施

2.1 增强档案管理意识的宣传力度

实施档案规范化管理最重要的工作部分就是要增强档案管理意识的宣传力度。为此，各单位、组织或企业都要先确认档案管理部门的正确的档案管理意识，在平常的档案管理工作中，直接将规范化的相关内容添加进去，先由单位、组织或企业的领导和管理层对现代化的档案管理有正确的，全新的看法，继而可以真正认识到规范化对档案管理的关键性。在此之后，由各单位、组织或企业的领导和管理层将档案规范化管理模式与自己的工作特质相结合，不仅会起到一定的带头示范作用，也能为本单位、组织或企业的后续档案规范化管理模式提供良好的发展环境。而在宣传档案管理意识的同时，可以通过整合单位、组织或企业的档案信息，并结合实际的档案管理工作现状和特征，进行更有效的宣传。这也表明，先从领导和管理层人员规范档案管理的意识，也能够为整个单位、组织或企业的档案规范化管理奠定良好的基础。

2.2 健全档案管理制度，明确档案管理职责

完善的制度是保证档案规范化管理顺利开展的基础和前提，不断健全自身的档案管理制度是人们必须重视的工作。对档案管理工作人员的职责进行明确的规定和划分，这样就可以有效地避免违规现象的出现。另外，还需要在档案规范化管理中构建“统一领导、分级管理”的原则，分级管理是实现规范化管理的关键环节，在相关分级管理制度的辅助之下，档案管理人员需要对相关档案开展有效的分类管理。正确看待档案规范化管理工作，档案规范化管理是日常管理工作的组成部分，专门的档案规范化管理小组是推动档案规范化管理工作顺利实行的关键。该工作小组的主要任务就是确定一系列的档案规范化管理计划，并给出具体的工作内容。

2.3 加强人员的建设

人员的素质直接影响着工作的质量。首先，要加强档案管理人员的安全意识和责任意识。让他们意识到档案管理的重要性以及自己在工作中角色的重要性。另外，要不断地引入新生力量，带来更多鲜活的能量，培养他们的创新创意意识。再者还有加强他们的专业技能，如今随着互联网的普及，大多数的资料和档案向着信息化的方向迈进。所以，这也就对档案管理人员提出了新的要求。要求他们熟练掌握信息操作，掌握更前端的技术，不断地进行学习。当然，最基本的法律知识、理论知识等都需要加以提高。对于员工的管理，可以实行奖惩制度来促进他们工作的积极性与主动性，尽可能地提高他们的待遇，让员工感受到温暖。只有这样，员工才能够更加努力的贡献出自己的力量，更好地开展档案的管理工作。

2.4 提高档案规范化管理水平

档案管理人员的专业知识和专业技能直接影响档案规范化管理的水平。因此在对于档案管理人员的要求方面，除了需要具备认真负责的态度，还应具有一定的专业知识和业务水平，与此同时，随着时代的发展，也要不断进行业务上的培训，使自身水平紧跟时代的脚步、发展的需要，从而整体提高管理水平。

3 结语

综上，对于各种单位或企业、组织而言，档案管理工作影响着其未来的发展方向、核心竞争力提高、未来规划等多方面，这也代表着，规范化档案管理工作的关键性。因此，档案管理人员要改变传统的档案管理方式，不断更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原则，不断提升档案管理人员的综合素质，充分利用现代化设備，提高档案管理的现代化程度，并通过加大档案管理工作的监管力度，创新档案管理工作的服务意识和行为，持续提高档案管理服务意识，促进档案管理工作的规范化。

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