企业人事档案管理存在不足点及对策

王召炼

摘 要：人事档案作为个人信息的重要载体，对个人及企业的决策起到了重要的作用，尤其是近年来，严格执行的逢进必审、逢提必审，对人事档案的管理更加重视。在企业发展的过程中，人事档案是非常重要的人才信息管理载体，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。目前企业人事档案管理过程中仍存在一些问题，因此，本文重点分析现代企业人事档案管理过程中出现的问题以及相应解决措施，以供参考。

关键词：企业;人事档案;档案管理;问题;措施

在当前信息化的时代里，只有不断地创新，才能够得到更好的发展。同样企业的发展也离不开创新，人事管理也要不断地寻求新的方式，档案管理作为人事管理的重要组成部分，需要结合单位实际不断地发展和创新，从而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事档案管理效率，适应单位发展新需求，增强人事管理能力。

1 企业人事档案管理工作重要意义

人事档案是人才学习、入团、入党、招工、工资改革、人事任免等方面的重要载体，是人才进行择业、企事业单位进行人才择选的重要依据。当前企业在经营管理的过程中，需要依照工作人员的兴趣以及工作的能力合理对岗位进行安排，这是对员工积极性进行强化，让企业经营质量提高的有效方式。在经营管理的过程中，人事档案管理工作主要包含以下两点内容：首先，人事档案是对工作人员信息进行记录的载体，在管理和招聘的时候，企业可以对人事档案进行完善，充分了解工作人员的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对企业的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在企业发展的过程中，人事档案也是保证企业员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力。

2 现代企业人事档案管理工作存在问题

2.1 人事档案管理重视度不高

在国家现代化事业单位和企业的管理工作中，人事档案管理是其中一项十分重要的管理内容，无论是单位人事调度还是员工个人发展，均与之有着密不可分的联系。但从目前来看，绝大部分单位和企业尚未全面认识到人事档案管理工作的重要性，普遍认为人事档案管理无法为单位或企业创造更多的经济效益，在整体发展过程中无显著作用。因此，现代企业和事业单位中，对于人事档案管理工作的投入程度整体偏低，许多方面仍存在较大的缺陷与不足，内部相关管理制度流于表面形式，在某种程度上形成了对单位或企业人事档案管理工作极大的限制。

2.2 人事档案管理信息化不足

伴随当前互联网发展速度进一步加快，电子化技术进一步发展，电子文本逐步代替了原有的传统纸质档案，纸质档案尽管可以对单位人事的情况进行有效的记录，然而纸质档案具有很大的缺点，比如说，无法有效的保存纸质材料，随着时间的增长以及翻阅次数的增加会导致纸张出现丢失或破损等情况，当前社会网络发展的速度进一步加快，人事档案逐步开始使用网络化经营管理，但是因为某些单位不重视档案的管理，档案管理部门没有进行网络化，造成很多管理设施缺乏，很多人事记录扫描件、复印件无法有效的向网络当中传输，造成人事档案管理过程中缺乏准确性。

2.3 档案管理人员综合素质不高

在很多单位当中没有专门的档案管理方面的人才，而从事档案管理的人员没有进行专业的培训，造成在档案整理归档的时候没有准确性，与此同时，某些用人单位的档案管理人员甚至没有依照相关规定进行人员的调出、接转、退休的档案记录，这就造成用人单位和其他单位无法进行协调，在员工使用档案的过程中，某些用人单位甚至让员工自行调档，这会造成档案长时间不规范、不密封等情况，某些员工还会在档案上进行造假，总而言之，当前档案管理人员的水平不高，让人事档案管理的水平和质量无法提升。

3 新时期加强企业人事档案管理工作措施

由于在新时期企业人事档案管理存在诸多问题和不足，进行档案管理创新迫在眉睫，只有通过创新才能提升档案管理的效率，才能在实际的工作中发挥出更加巨大的作用。

3.1 扩大资料收集范围以丰富信息化档案管理内容

相较于纸质档案管理，信息化的人事档案管理优势较为突出。例如，无需较大空间便可完好保存音频资料和视频资料，使得人事档案管理在内容上不断丰富。因此，新环境下企业人事档案信息化建设需投入大量人力、物力，系统扫描传统纸质档案完成相关录入工作，确保对纸质档案和电子档案的共同储存。此外，还需录入人事档案中相关人员的著作内容、形体特征、科研成果等资料，建立一份相对全面生动的人事档案，做好后期人才储备工作。

3.2 创新人事档案管理制度

制度是一份工作顺利进行的保障，在实际工作中发挥着重要作用，对于人事档案管理工作也一样。首先要从制度创新入手，制定更加符合新时期人事档案管理工作的制度，结合本企业的实际工作情况，制定行之有效的档案管理办法，贯彻落实档案管理的长效机制。例如，在实际工作中，人事档案管理人员要联系单位内多个部门，可以在每个部门内设置一名兼职联络员，人事档案管理人员有什么工作需要和问题可以与兼职联络员沟通，由兼职联络员进行档案的整改和补充，同时进行档案管理的工作反馈，这样的工作模式打破了过去只由档案管理员进行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.3 加强人事档案管理队伍的建设

企业要想加强人事档案管理，就需要提高工作人员的综合水平，对人才队伍的建设进行强化，并且充分重视人事档案管理的工作，选择一些思想素质较好、具有较强责任心的人员进行人事档案的管理。另外还需要进行定期的教育和培训，让档案管理人员具有较强的专业水平，并且了解到人事档案管理的重要性，定期考核档案管理人员，让他们积极学习一些先进的管理方式，让档案管理人员的综合素养提高。与此同时，还需要积极落实相关人员的工资待遇，用人单位在档案管理的过程中需要依照档案局的相关标准规定来进行落实，这样既明确了工作要求，又具有较好的工资待遇，才能让档案管理人员的工作水平和工作质量提高。

3.4 推进人事档案管理工作信息化进程

新时期，用人单位需要进一步加强信息化建设，保证人事档案管理工作的信息化，配备相应专门的信息化管理设备，比如电脑、打印机、扫描仪等设备和相关的系统软件，加强信息化管理，为单位进行人事档案管理过程中的速度化、信息化服务。并且加强相关的培训，让操作人员的操作水平提高，防止通过手工操作的方式进行档案管理，让人事档案管理的工作水平和效率提高，以达到有效利用。

4 结束语

人事档案是工具价值和信息价值双元价值的结合体，既能为个人提供必要的个人证明信息，又能为企业作出决策提供依据，是重要的人才信息库。因此，新时期必须加强企业人事档案管理工作，针对档案管理工作中存在问题加以分析并解决，同时进一步对档案查验和收集制度进行完善，并且与现代化技术相结合，加强档案的管理以及资源的共享，以从根本上促使企业人事档案管理工作质量和效率的全面提升。

参考文献

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