工程设计单位档案管理工作的优化策略探讨

薛晓歌

摘 要：建筑工程设计单位的档案资源是优化工程项目设计的重要资料，应当提高工程设计档案管理的规范性、科学化与完整性。当前工程设计单位档案管理工作还有待完善，本文主要分析工程设计单位档案管理的问题，着力构建科学的档案管理工作体系，达到提高工程档案管理质量目标。

关键词：工程设计;档案管理;规范性

工程设计中会产生多种文档资料，工程设计需要以往档案资料的支持，从而为工程建设提供必要的依据。当代建筑工程设计单位应当提高工程档案管理水平，构建专业的工程档案管理工作体系，明确档案管理的重点任务，消除工程檔案管理的风险隐患，发挥档案数据信息的共享价值。

1 工程设计档案管理的主要问题

1.1 管理成本较高

工程建筑行业的快速发展，使得工程设计档案数量不断增加。在档案管理工作过程中需要处理大量的纸质档案，纸质档案的归档、存档的人力需求量大。很多工程设计单位都会存在工程设计档案管理的高峰期现象。一些设计单位不得不引进档案密集装架设备解决档案存储空间不足问题。随着档案管理工作任务加大，档案管理成本也相应提高，档案管理面临任务激增的情况。

1.2 档案修复困难

工程建筑设计行业工作任务量大，涉及的工程数据信息多，以往一些工程项目主要以纸质方式进行档案存储，这使得一些工程设计图纸存在着磨损严重、老化、脱墨、经常性的调晒底图，使得一些数据信息易丢失。当前，设计工程纸质图纸信息修复难度大，修复档案的成本较高，档案修复效果无法保障，这给工程设计人员的档案使用带来较大难度，加大了档案管理成本。

1.3 人员素质问题

有些工程设计单位人员未能充分的重视档案管理工作，尤其是部分设计人员没能积极参与到档案管理工作当中。例如，有时收集的甲方数据信息整理不足，数据信息检验不准，影响工程建设有效性。还有一些工程档案的交付不及时，没能按照要求规定及时的完成档案的归档工作。很多专职档案管理人中习惯了传统的工作方式，导致电子信息化工程设计档案的应用性不足。由于忽略了电子档案的应用价值，未能实现档案数据信息有效检索，降低了档案管理工作质量。

2 工程设计档案管理的优化措施

2.1 完善档案管理制度

工程设计单位档案管理应当建立一套完善的整编、收集、校正、电子化的管理缺席，保证工程设计档案的标准化管理运行，从而提高工程设计档案的应用效率。首先，应当加大工程设计档案的监管力度，明确工程设计档案的运转流程，促进所有部门人员遵守工程设计档案管理的基本要求。其次，加大工程设计档案管理工作力度，形成良好的工程设计档案的宣传机制，明确档案的分类与使用权限，重点提高设计人员的交档意识，提升档案管理人员的审档核查水平。第三，还要定期进行工程档案的信息梳理工作，分析工程设计档案管理存在的漏洞，从而为更新工程设计档案管理系统，提高档案管理人员的专业水平，加强档案管理有效性奠定基础。

2.2 引进专业管理人员

工程设计单位应当组建专业的档案管理部门，配置有丰富建筑工程行业从来经验的档案信息管理技术人才。首先，现代化的档案管理工作需要具备专业信息技术人才，要求档案管理人员熟悉工程设计企业运转模式，档案管理体系，能够开发和创新现有的工程档案管理软件系统。其次，要求档案管理人员具有较强的服务意识，能够运用大数据思维与技术手段加强工程设计信息的分析工作。做到在工程设计工作环境下及时准确的提供档案信息，提供有价值的档案信息数据。第三，档案管理人员应当提高档案管理工作效率，加强档案管理人员的基础技术培训，促进档案管理人员熟练的操作技术软件。档案管理人员必须接受丰富的专业技术培训，了解工程档案收集、存储、开发、共享、应用的全过程，以便于更好的为建筑工程设计服务。

2.3 开发档案系统软件

工程设计单位人员数量有限，档案管理工作任务繁重，为了更好的发挥工程项目档案数据资源的参考价值，提高档案资源的使用效率，保证档案信息的安全性，应当开发专业的档案管理系统。首先，应当设计用于工程设计单位档案管理的专业软件，打造信息化的工程档案数据信息平台，保证工程档案管理系统功能的全面性，符合工程设计单位进行档案收集整理、发布共享、使用维护的需要。其次，还要提高软件智能化水平，提高档案数据信息的检索效率，保证工程设计人员可以在各种条件下检索到需要的数据信息。第三，应当把大数据与云存储的理念融入到档案管理软件系统当中，构建设计单位与开发建设单位有机互动的数据信息平台，实现多端口设计数据信息的有效衔接，在图文一体化的理念下满足档案管理与档案控制的需要。还要保证软件可扩展性，以便于适合所有工程档案的档案需要，提高档案的使用价值。

2.4 提高档案整合水平

现代工程设计单位档案管理主要采用电子化管理的方式，工程档案管理重点提高电子档案整合水平，在传统分类管理的基础上实现工程数据信息的全面有效收集。首先，应当由专人负责具体工程项目的电子档案收集整理工作，在明确工程档案管理责任分工的基础上，按照相关标准要求实现电子档案的及时汇总。其次，按照统一标准对所有档案进行整编，对不同类型的设计档案进行有效分类，按照档案的编号、种类、电子文档的格式要求统一纳入信息库当中。第三，实现纸质档案与电子档案的同步管理，让纸质档案管理更加合理，从而保证档案管理的整体质量。工程设计项目的档案管理应当形成有效分类汇总体系，促进各设计部门档案有效流转，同时在专业档案管理人员操作下防止档案流失，为工程项目设计积累更加详细的资料。

3 结论

工程设计单位档案管理应当突出专业性、开发性、周期性与完整性的要求，形成科学的工程档案管理体系，以信息化的措施保证工程档案管理工作的效率与质量，更好发挥工程档案服务工程建设的作用，着力推动工程的顺利实施，为工程的使用、维护与未来需要提供有效的保障。

参考文献

[1]苏风娥.浅析工程设计档案特点与管理[J].科技信息，2012（12）：22.

[2]陈芳，刘国武.论高校建设工程设计档案的管理[J].城建档案，2012（10）：6-7.

[3]华成，陶园.工程建设行业信息化发展的现状[J].工程建设与设计，2013（10）：12-13.