行政审批业务系统与档案管理系统数据交换及共享利用分析

摘 要：各级政府的政务改革以及数字时代的飞速发展，促使着行政审批业务系统线上归档、数据交换与共享的发展。基于此，本文提出了制定完善的业务规范、建立数据中间系统、确立技术路线，明确数据交换标准、建立双向数据共享，完善档案利用等思路与对策，希望促进系统间数据的积极交换与共享。

关键词：行政审批;数据交换;数据共享

我国简政放权政策不断发展，逐步完善审批流程，促进行政审批业务系统的信息化建设现已成为各个部门的工作重点。在日常的工作中会产生非常多的数据资源，只有科学地处理这些数字资源，将其合理归档，才能推动档案管理系统的信息化、数字化建设，加速行政审批业务系统的规范化进程。

1 行政审批业务系统实现数据交换共享的目标与必要性

促进行政审批业务数据交换与共享的目的是利用安全可靠、规范标准的数据交换平台，让其成为各单位业务系统与审批平台的一个安全稳定的通道，有利于数据的传输与交换。建立安全高效的数据交换共享体系，有助于整合目前行政业务上的相关信息，同时促进行政审批与电子监察业务的发展。自从我国开展行政审批以来，先后发布了《行政许可法》与《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。强调了行政机关检查记录以及行政许可决定公民有权利查看，以及加强电子档案建设、文件归档过程的监督指导。基于此，对行政审批业务系统相关数据进行科学的管理，有利于促进依法行政，提升数字档案资源的信息共享力度。另外数据共享可以极大地缩短审批时间，提升工作效率，提升政府的公信力，具备较强的认同基础。数据共享的尝试赋予地方政府更多的自主权，也进一步印证了党和国家将赋予地方政府对于数据共享更多的探索权限[1]。更多地促进信息化技术的大力发展，进一步推动信息的实时、智能共享。

2 推动行政审批业务系统与档案管理系统数据交换及共享的对策

2.1 夯实基础，制定完善的业务规范

在实行行政审批业务系统的数据交换与共享之前，要做好行政审批的基础工作，为档案的信息化管理奠定良好的基础。对于行政审批过程中产生的资料，包括文字、图表、声像以及电子文件等，需要及时地整理归档。对于现场完结的审批事项和审批服务，不仅需要整理好资料，还要保留申请人签字、盖章等重要信息[2]。完善行政审批档案制度体系建设，以部门或行业为单位，由省级及以上的档案部门与行政审批业务部门针对行政审批业务，联合制定行政审批档案信息化管理制度体系，为行政审批业务系统与档案管理系统之间数据交换与共享建设提供完善的制度保障。例如加快推进安全质量档案管理、食品药品档案管理等专业档案管理办法。同时，行政管理部门要加强梳理总结行政审批形成电子档案的特点与规律，结合相关规定，制定电子归档要求。另外还需要加强计算机、扫描仪等现代化设施的投入力度，为数据交流共享建立信息技术保障

2.2 建立数据中间系统，实现信息连接

为了促进行政审批业务系统与档案管理系统之间的数据交换与共享，需要在兩个系统之间建立一个起到过渡作用的中间系统，方便解决行政审批业务系统的在线归档，促进了电子归档、无纸化档案的发展，为业务数据向电子档案系统归档奠定了良好的发展基础。在建立行政审批业务系统与档案管理系统之间的中间库以后，有以下几个注意事项。首先，业务系统在完成其审批业务后，需要定时向两个系统之间的中间库发送与业务的数据和电子文件等相关资料。其次，档案系统需要定时监测检查中间库内是否有新的数据，然后自动生成能够被归档的档案数据。最后，档案系统需要先完成相关数据的在线归档，然后对中间数据库中的数据状态进行更新，避免出现重复归档的现象。

2.3 确立技术路线，明确数据交换标准

促进在线、实时归档模式的发展创新，需要不断确立技术路线，明确数据交换的标准，有助于确保信息的安全。建立两个系统之间的数据交换标准需要同时对两个系统进行升级，对数据的交换以及业务的办理做出合理的规划。建立两个系统之间的数据交换标准第一步需要明确行政审批业务系统和档案管理系统之间内部数据、档目录以及电子文档之间的映射关系。数据的在线归档需要规划数据交换与加工流程，系统之间不同的数据需要设定不同的数据加工和交换流程。

业务系统只有完成所有的相关行政审批流程之后才可以进行数据归档。如果数据在归档之后发生了变更，则应该取消上一次归档，然后进行重新归档。大力推进相关流程的规范化管理可以极大地提升数据归档效率，降低纸质档案数据化的成本。因此要逐步形成数据的保存、传输、检验等方面的技术标准，确保各个系统之间数据的无缝对接。

2.4 建立双向数据共享，完善档案利用

业务系统向档案系统的单向数据交换还存有弊端，要想在档案系统上进行信息查询服务，业务人员需要进行较为复杂的包括登录、检索等操作过程，降低了工作效率。因此要想业务系统能够提供更加方便、高效的服务，建立双向的数据共享模式是非常有必要的。一方面可以在档案系统上建立针对业务系统的查询端口，免除了登录检索的过程，即可识别当前所需要的业务数据，通过端口获取要查看的数据资源。采用图文一体化查询浏览引擎便于将所需档案资料直接展示到业务系统的应用页面中，方便审批人员同时查看数据和相应的档案信息。同时根据相关创新做法，总结成为可以推广的经验。对数据的移交和接收、积累与归档进行全方位的监管，同时做好合理规划，制定数据移交接收以及长久保存的标准及管理利用方面的指导性意见，促进档案系统对业务系统信息支撑作用的全面发挥。

2.5 积极实践，逐步适应无纸化归档需求

各个有代表性的审批部门应逐步发挥自身特点，利用信息储存与传输的优势，不断开展业务系统与档案系统之间的互动。加大数据交换与共享的力度，逐步完善数据储存系统，由实体归档向电子归档发展，保障数据信息的原始性、完整性与准确性。各个部门之间统一认识，提升对电子数据交流共享的认可程度，降低实体介质的使用频率，利用多种数据技术手段逐步提高部门数据管理的准确率与可靠性。先从某一业务着手，然后进行全面推广，最终形成永久的电子归档与数据共享模式。例如河北省邢台市行政审批局逐步建立起审批监管信息共享交换机制，保障审批监管信息的交流互通。该局接收了29个部门的331项行政许可，包括行政许可相关前置和涉及的事项、相关初审转报事项以及其他公共服务事项。同时建立起信息联络制度，定时交换审批监管文字信息，避免因为没有及时掌握最新相关规定和业务标准，出现信息脱节，降低企业和群众办事效率的现象发生。同时逐步利用“互联网+政务服务”和大数据技术，建立行政审批与监管信息交换平台，形成各部门之间各司其职、通力合作的新体系。

3 结论

随着经济的不断发展，行政审批业务系统数据共享以及无纸化档案将会覆盖的越来越广泛。引入现代化信息化的技术手段有利于促进资源共享，提升档案利用效率。发展数据共享，需完善相关体系，建立数据中间系统，明确技术路线，推动积极实践，逐步适应无纸化的需求，加速数据交换与共享的进一步发展。

参考文献

[1]皇甫鑫，丁沙沙.数据共享、系统性创新与地方政府效能提升——基于浙江省“最多跑一次改革”案例[J].中共福建省委党校学报，2019（04）：109-117.

[2]郭柳军.行政审批档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（06）：36-37.

作者简介

王思佳（1986-），女，山东日照，研究生，初级，研究方向：档案管理。