档案管理信息化的问题与对策探讨

田志兴

摘 要：档案管理的信息化、数据化、电子化的发展趋势，让档案室管理职能逐渐转化为档案的封闭式保管与档案查阅的分离，这样的管理模式让管理员管理档案更加轻松，工作更专业，分工更明确，充分提高纸质档案的利用率和水平，又能实现纸质档案独立地保护，使其免受到人为因素毁坏，这种在信息时代逐渐发展起来的电子档案，更适应于现代社会发展和档案管理，档案管理信息化便是对于当今时代是必要性的选择。

关键词：科技档案;信息化;档案管理

档案室管理是一项必须全部工作人员共同关心的任务，保存档案问题多数会出在查阅人和管理人身上，很多突发状况的发生都是因为人为因素造成的，而且纸质版档案材料查看起来难度很大，不光要按照全宗号、序列号进行一一查找，还要根据实际情况逐份阅读，存在很大的查找难度，而且不易保存，复制备份一套纸质版材料既耗费人力，也耗费财力。采用电子数据来保存档案信息既方便快捷，又有利于保护纸质原始材料不易被损坏或是涂改的诸多优点，而且随着电脑系统的电脑的更新换代升级完善，电子数据档案管理便捷的数据查询可以解决档案查看的难度，免去纸质档案被损坏的风险。

1 档案管理信息化存在的问题

1.1 管理软件和标准不够统一规范

在档案管理查阅实际操作中，对文字进行搜索，很难检测到图片中的文字信息，而且因为文字处理的不同，有的真笔字无法检索出来，在图片中文字信息更是查不到，这就大大降低档案电子数据查阅的工作效率，还有可能丧失档案电子信息化的实用性。而且不同档案室使用的电脑系统和程序的不同，使各种档案管理软件与电脑程序和系统不兼容，使各档案室之间的档案信息资源无法匹配，不能进行有效的信息分享，从而形成孤立的电子档案信息，对档案管理统一性、规范性造成影响。档案文件信息管理其实就是信息性、管理性和实践性的有机结合，档案管理规范化的程序与标准，是原始档案材料真实可靠安全的重要保证。但是，当前零散、不规范地管理电子档案信息，使档案管理缺少统一的衡量和管理标准，使档案电子信息孤立的存在于各個档案室之中，在软件信息交流的系统和规范统一的网络建设平台之间横亘一条巨大的隔阂，严重影响了档案管理信息化的开发利用、发展推广、信息共享、维护和规范。除此之外，根据不同的档案编制规范、不同的电子档案处理方式等原因，档案管理软件没有一个统一的标准化的档案电子数据存档系统，而且，各个档案室电脑系统的不兼容，导致一些系统程序的实用性降低，逐渐拖慢了档案管理信息化的升级和推广。

1.2 管理不够保密规范

在一些档案室，进入档案管理信息系统就是需要简单地输入一个固定的用户名和简单的密码就可以，有些档案室虽然是利用不同账户与密码的加密处理方式，来保证进入软件信息系统的工作人员独立且唯一，有这样那样的多重密码保护，尽管为档案管理员进入系统提供了极大便利，但密码一旦被窃取，随意登录进入档案信息系统，进行改写、复制、删除和备份重要的原始档案文件数据，对档案安全和重要文字数据是一个现实的威胁，直接导致档案的机密文件数据失去原有的重要价值。另外，档案数据管理的安全性低、储存信息复杂巨大、档案管理的电子系统简单的特点。如果电脑系统和档案管理软件一旦被黑客恶意共计，植入木马程序，电子档案数据就会源源不断地泄露，电子软件也会变为木马程序，成为一些犯罪分子获取情报和信息的帮手，给社会和档案管理者带来极大的隐忧，使档案管理工作受到多方面的损失。自出台《中华人民共和国档案法》以来，档案管理相关实施细则和规定陆续出台，让档案管理的发展有了遵循，但绝大多数现有的法律法规只是针对传统纸质档案文件，实施办法和管理细则、规定也往往是针对档案管理员的，并没有针对档案管理信息化服务的规定和实施意见，档案管理信息化管理规定的出台已经明显滞后于档案管理信息化服务模式的发展，这样的趋势，很容易发生档案管理信息化服务违法违规的涉密信息失泄密案件，却没有相关法律法规去维护档案保管人员和档案室的权益，这就是我们所说的档案管理信息化服务发展缺少法律法规的保护，在实际档案管理工作中，这会阻碍档案管理信息化工作的开展。

2 档案信息化管理的对策

2.1 文件材料的鉴别预归档

文件材料属性鉴别是要把科技文件材料同科技资料、政务文件分离区分，目的在于把应归档的文件材料立卷进行分档。科技文件和科技资料区分主要在于它们和科技活动的关系不同，并且二者产生的作用也不同，根据这两点就可以区分科技文件材料和科技资料。归档材料密级鉴别是按照有关的规定来确定要归档的科技材料的机密等级的，密级划分是按照国家的技术政策、保密规定等具体的指导文件为依据的可分为三级，即绝密、机密和秘密。保管期限鉴别是为了确定科技文件材料的保存的价值以及保管的期限，从本质上来看是对科技档案形成的时期的初步鉴定过程，这需要向有关的科技人员传授相关的具体的专业知识并提供科技档案保管期限的表来进行指导。科技文件材料归档是关于科技文件工作的最后一个过程，是将其转化成为科技档案的重要关口，其中，归档范围需要具体判断，凡是直接记述反映科技活动的，有着长远和现实的参考价值的科技文件档案都应属于归档范围。归档时间则是指文件材料立卷归档的恰当时机大体有以下几种：按项目归档、按阶段归档、按子项归档、按年度归档、随时归档这几种划分方法。归档份数是同一种的文件材料的归档的数量。归档要求和手续是指保证归档工作质量的方法措施。

2.2 档案的整理原则

档案整理可以用来具体检验收集工作的完成质量，可以用来校验收集归档的科技档案是否准确并且系统，为了能有计划、有目的性的进行收集、补充等工作。整理工作是科技档案鉴定之中的基础，科技档案必须经过整理才能鉴定其价值，不经过科学整理，一直处于杂乱无章状态，那么就会不能进行科学的保管和准确的进行统计，而且科技档案的整理是开发利用科技档案信息资源的一个前提条件和基础。管理科技档案是以提供利用，并充分发挥它的经济和社会效益为最终目的的，直接影响科技档案效用的发挥，主要看科技档案的整理程度，科学合理得整理可以保持它的自然形成规律以及相互之间的有机联系，可以正确地揭示出其内容和成分，有利于准确且迅速地提供服务，易于了解和查找所需的科技档案。

总之，纸质材料档案管理、查询和整理工作比较缓慢，工作量和难度都很高。容易受火灾、潮湿、发霉和虫害影响， 必须加快档案信息化管理步伐，严格遵循档案的形成规律，保持它们之间的有机的联系，便安全系统地保管和利用。