论化工设计档案电子化数字化管理策略

李玲

摘 要：近年来，我国经济发展进程不断提速，各类化工产业为我国经济水平的提升做出了较大的贡献，在这样的背景之下，做好化工设计档案管理相关工作就显得至关重要。当前我国信息技术水平有了较大的进步，给人民群众日常生活带来了较大的便利，化工产业也不例外，相关工作人员通过信息技术的应用，能够有效实现化工设计档案电子化以及数字化管理，最大化地提升化工设计档案管理工作效率及质量。基于此，本文就化工设计档案电子化、数字化管理中所存在的问题进行分析，并结合实际情况给出相应的改进策略，以供参考。

关键词：化工设计档案;电子化;数字化管理

化工设计档案主要是用于对工程设计中的管线信息进行记录，通常以图片、文字、表格以及视频等形式所呈现，同时也会对设计文件的质量控制进行有效的记录，并将整个科研创新的全部过程进行归档。当前办公逐步趋向于信息化以及自动化，电子化化工设计档案已经被相关工作人员所认可与接受，通过数字化交付化工设计档案的方式，能够让设计、审图以及施工等相关流程更为高效。

1 化工设计档案电子化、数字化管理中所存在的问题

纵观我国化工设计院，其中主要还是通过纸质文件作为载体，来完成相应的化工设计档案管理工作，沿用了工程文件手签图纸这一方式。随着信息技术的全面普及，当前绝大多数档案管理人员都意识到了电子化以及数字化管理这一方式的优点及作用，尝试着逐步推广与普及这一方式，将电子文件逐步代替纸质文件。其中电子文件主要是指根据既定的格式存在于磁盘、光盘这类特定介质中的一种数字代码，且能够被计算机进行正确的处理与加工，并传输到互联网之中。但在初步应用的过程中，很容易产生以下几个方面的问题：

1）归档不够完整及时。一个较为完整的电子文件不仅包含了对工程设计实际情况所记录的文件，还包含了通过其余方式所存在的文件，主要是指工程准备阶段电子文件、监理电子文件、竣工图电子文件以及竣工验收电子文件。在设计化工工程时，会让不同电子文件集聚于计算机系统之内，并在网络平台的作用之下完成相应的传输及修改工作，因此在初步管理时显得较为繁杂，所涉及设计人员数量较多，距离较远，很容易产生不及时归档、不完整归档的现象。

2）归档方式较为落后。部分化工设计院依旧沿用了光盘来对电子文件进行储存的方式，虽然具备一定的安全性，但在进行档案管理时却存在着各种各样的问题：第一，档案管理人员无法确保光盘中相关电子数据信息的完整以及原始，且无法保证正确的文件数量;第二，在对光盘进行保存时，必须要求周围环境符合较为严苛的标准，且档案管理人员在对光盘进行转录以及翻刻时所耗费的时间及精力较多，无形之中加大了档案管理人员的工作负担。

3）无法确保纸电一致。电子文件具备一定的原始性、完整性、有效性以及安全性，其中原始性主要是指电子文件只要是由原作者制作、其信息内容真实、准确，未曾被修改过，就应承认它是原始的;完整性主要是指归档的电子文件要完整，除电子文件外，还包括相关软件、纸质文件等;有效性主要是指已经完成归档的电子文件在相应的计算机软、硬件平台上能够被识别以及运行。安全性主要是指电子文件载体和载体上的信息不会被损坏以及丢失。但在实际管理工作中，很容易让其原始性和合法化电子签名产生相应的矛盾。同时电子文件产生顺序要先于纸质文件，但进行归档工作时却刚好相反，加之大部分客户都需求纸质图纸及文件，化工设计单位为了满足客户相关需求，不得不忽视了电子文件的重要性，难以确保其准确程度。

4）信息化档案建设标准滞后。相关人员在管理传统纸质档案时，往往根据实际情况来建立一个统一的制度标准，但在开展信息化檔案建设时，因为需要用到形态各异的管理软件，其中的档案数据库在结构方面有着较大的差异，各类数据信息无法进行有效的规范，这就使得相应的制度难以有效完成资源共享。同时在信息化档案建设中，对于档案管理人员的专业素质也有着较高的要求，但当前大部分化工设计单位的档案管理人员在验收以及整理相关归档资料时显得不够全面，所掌握信息技术知识水平无法满足档案电子化管理的相应要求。

2 化工设计档案电子化、信息化管理所遵循的原则

1）精细化原则。在开展化工设计档案电子化以及信息化管理时，相关管理人员应当采取合理的措施来推动化工设计档案管理工作朝着精细化的方向发展。当前我国社会经济体制正面临着不断革新的局面，也导致化工设计档案管理体系也产生了相应的变化，其管理工作的要求以及内涵也有了一定程度的变革，因此档案管理人员应当明确其变化趋势，构建精细化管理体制，让化工档案管理的精细化水平得以提升，充分能满足化工设计档案管理的相关改革需求，让信息技术的作用能够得到充分的发挥。

2）规范化原则。根据当前部分单位已经开展的化工设计档案信息化、电子化管理实践过程能够得知，促进信息化档案管理的规范化建设，能够有效推动化工设计档案管理工作的持续发展，并为其创新发展奠定坚实的基础。在实践过程中，部分化工设计单位并未认识到档案管理规范化的重要性，在工作流程、工作环节以及工作手续规范化建设中依旧存在着数量众多的误区以及盲点，亟待相关人员积极进行创新，对科学、合理的档案管理模式进行深入探索，把电子化及信息化管理的整体工作纳入规范性标准之中，以此来让化工设计档案管理的成效得以提升。

3 化工设计档案电子化数字化管理策略

1）加强档案行政管理。相关部门应当加强档案管理行政化建设，让档案管理部门中的档案管理人员能够在知识、技术、思维以及管理方式上进行一定幅度的创新，让档案管理人员的服务意识得以提升，以此来让档案利用率得到拓宽。化工设计院要根据自身的实际情况，来对档案管理制度进行完善，构建更准确的数据库系统，以此来让化工设计档案管理工作得以规范。

2）加强档案法制管理。化工设计档案管理部门应当严格贯彻我国所颁布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》中的相应方针，对电子文件档案收集、归档等方面的工作哦进行严格的规范，采取合理的管理模式，实现系统管理这一目的。具体而言，在收集CAD电子文件以及对其的储存工作应当在网络环境下进行，以此来有效代替传统的光盘刻录存档这类模式，并在出具图纸时应当做好全面扫描的工作，把扫描PDF 文件与原始CAD电子文件一起置于归档系统内，在保证纸电一致性的同时，也可作为底图电子化的积累。

3）提升档案管理专业素质。化工设计单位应当以复合型人才为培养目的，给化工设计档案管理人员提出更高的要求。这类管理人员不仅要具备较强的档案管理专业水平，还应当对信息技术以及化工专业知识有一定程度的涉猎。由于化工设计档案管理相对而言有着繁多的数据信息，较为密集的专业技能，故而在开展化工设计档案电子化及信息化管理建设中，很容易产生档案管理人员逐渐老化的现象，不论是思想认知方面还是所掌握的知识结构方面，都不能够有效跟随信息化时代的发展需求。针对这一问题，档案管理部门应当采取合理的培训策略，建立现代教育培训体系，定期组织档案管理人员接收较为专业的培训，逐步完善自身的知识体系，进而提升自我的综合能力及素养。

4 结语

综上所述，当前化工设计档案电子化建设在我国处于一个起步的阶段，电子化数字化档案管理工作中还存在着一定的问题，相关工作人员应当认识到这类问题的重要性，并根据自身单位的实际发展情况及发展方向，采取合理的措施来对这类问题进行解决，从而推动化工设计档案电子化建设的良好发展。

参考文献

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