工程设计电子文件的归档管理

杨刈奇

摘 要：现代社会是信息社会，海量信息以电子文件形式进行繁忙的交流。在勘察设计领域，工程设计手段从最初的人工计算绘图阶段，通过快速发展，逐渐演变到现在利用专业软件、计算机辅助设计系统阶段，随之产生了大批的工程设计电子文件。本文从工程设计电子文件的特点、收集、鉴定、归档、保管和利用维护等方面，根据实际工作情况提出工程设计电子文件归档存在的问题、解决手段和管理措施。

关键词：工程设计;电子文件;归档;管理

在信息高速发展的今天，各类电子文件及其档案数量倍增，新的记录方式取代旧的记录方式，是社会发展的必然趋势和重要标志。工程设计从手工绘图发展到现在计算机制图以及网络和大数据等多种现代信息技术参与的日常工作，工程设计文件从单一纸质载体变为以电子文件与纸质文件共同服务的阶段。电子文件不仅方便档案馆的归档保存和管理，也方便档案的查询与利用。作好设计资料电子文件、纸质文件即“双轨制”档案管理十分重要，其中对电子文件的安全管理工作更显突出。

1 工程设计电子文件特征

1.1 工程设计电子文件易保存、易查找

与传统纸质文件相比电子文件检索快、易储存、易携带、可以满足多人同时阅读，也可以通过网络传输，更可以修改利用，大大提高办公效率和设计速度。

1.2 工程设计电子文件对设备软件依赖性

工程设计电子文件的形成、存储、阅读、处理与传输都离不开相应设备和软件环境，如果离开相应的设备、匹配的软件平台，就不能利用和查阅电子文件。

1.3 工程设计电子文件内容可修改、保存存在一定的不安全因素

工程设计电子文件可编辑、修改，为其他工作提供了便利条件，但是不论是采用磁盘等介质保存或者云盘、数据库保存，难以绝对保证文件安全。采用磁盘等介质保存，介质对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高，如达不到容易造成载体的损坏致使信息丢失，或者电子文件无法读取。在网络环境中的云盘或数据库，电子文件储存和传输易受到病毒感染、木马盗取、信息外泄等不安全因素。相比较纸质文件对环境要求较低，存储更安全。

1.4 工程设计电子文件的规范管理有待提高

目前工程设计电子文件管理工作处于发展完善阶段，电子文件存在易感染病毒、易篡改等弱点，以及办公软件等多方面的因素，结合国家信息安全管理相关法规，急待细化工程设计电子文件管理办法，确保电子文件存放安全，使用安全。

2 工程设计电子文件收集整理中存在的问题

2.1 工程设计电子文件的产生、收集和流转管控不严

设计电子文件从起初产生到完成归档，要经过多人多部门流转，给设计电子文件的收集带来很多干扰因数。主要表现在;一是各部门的软件存在差异，文件兼容差。二是有些人员不重视设计电子文件归档，没有明确专人负责，使有价值的设计电子文件不能及时归档或留存在个人手中。三是设计输入的条件反复变化，出现AutoCAD文件多版本及图纸多套的现象，对后期的归档工作带来很大影响，电子文件流转收集管理不严格，经常出现图纸与电子文件不配套。

2.2 设计人员对于电子文件保护不到位

设计电子文件的记录形式有易改、易变、易逝等数字化特性，所以对存放条件要求比较高，存储要用中间设备，通过检验、备份、复制、转换、封装、迁移等过程比较复杂，而现在电子文件存储的载体又不太稳定、不耐用，难以实现长期保存。

2.3 设计人员与档案馆对接不紧密

个别电子文件在有些方面缺乏前端控制，与档案馆脱节，电子文件归档后不利于档案管理和查阅利用，需要重新录入、整理分类，增加了文件归档的工作量。

3 提高工程设计电子文件归档管理

针对工程设计电子文件的管理，国家出台了一系列的法律、法规和标准，目的就是要确保电子文件的信息安全。一般的设计院都建立了适合本单位的工程设计电子文件管理规章制度，明确了管理机构和相应职责，对于容易出现问题的环节制定了特别的管理措施，定期核查加强管理，对于规章制度者从严处理，大大减低电子文件的安全风险。另外，要提高电子文件传递者及管理人员信息安全意识和素养，自觉遵守制度，才能避免绝大多数的信息泄露事件。

3.1 提高工程設计电子档案管理的前提条件

提高工程设计电子档案管理人员业务水平设计电子档案必须得到很好的管理，首先要提高管理人员的自身素质和业务能力，了解现代化信息技术，熟练应用计算机操作系统，熟悉工程设计制图软件，熟悉工程设计、文字处理等内容的电子文件生成过程和储存形式等知识，否则难以胜任电子文件归档、电子档案的检索利用等管理工作，如：图纸文件可存储为*.dwg、*.bak、*.pdf等形式，文字处理文件则可存储为*.docx、*.doc、*.txt、*.bak、*.pdf等形成。其次，大力培养电子档案管理人才，建立高素质的工程设计电子档案管理队伍，提升电子文件的鉴别能力，提高电子档案的保管维护和检索利用水平。第三，不断更新杀毒软件，坚持定期对电子档案进行杀毒处理，有效维护电子档案安全，避免文件不被修改、删除或读不了等问题。这样方能确保电子文件归档准确无误，完整可靠，有利促进电子档案向规范管理方向发展，不断提高工程设计电子档案的质量。

3.2 提高工程设计电子文件的筛选甄别

项目电子文件及各专业有参考价值的设计电子文件都列入归档范围，明确归档时间，根据实际内容进行鉴别认定，特别加强对各阶段的设计图和报告的鉴定工作，一是专业负责人对AutoCAD图纸和报告等电子文件的质量把好第一道关口，甄别剔除无价值的过程版本，删除与内容无关的文件。二是对于签署不完整、不准确的部分，要进行补充，保证电子文件的完整和准确。三是对电子文件按价值划分，轻重分明，重点保证重要电子文件的真实性、完整性。

要把认定归档的设计电子文件归类管理，存储在U盘、光盘的等载体上可单独存放保管，为节省存储空间，对有用的电子文件可实行数据压缩。同样的数据文件材料应备份两份，以便出现丢失、损坏时备用。

3.3 及时组织工程设计电子文件归档

归档主要是把收集整理的电子文件由设计部门按档案管理的规章制度向档案馆移交，设计负责人要确定电子文件的归档范围。一般设计文件在一个阶段完成后，一定时间段内要求完成归档工作，对于边设计边归档的项目，电子文件与纸质文件务必对应，可以确保归档资料的准确性和完整性，但设计人员设计负责人要确定归档资料的价值，免造成不必要的归档和重复性归档。生产经营过程中如设计电子文件不能及时处理，不断修改，版本较多，避免混乱的最好办法就是电子文件和纸质文件一一对应，也便于甄别管理和使用。加强电子文件在校审等流转过程中的管理，设计负责人要实时跟踪设计电子文件的流向，档案管理人员对存入的设计电子文件和纸质文件的流转情况也要实时对监控。

工程设计电子文件与纸质文件保持一一对应的匹配关系，将纸质文件和电子文件利用其不同的存储载体方式，分别归类存放，妥善管理。纸质文件和设计电子文件之间要保持一定的联系，同时鉴定、同时整编、同时录入系统以提高利用效率，这既能发挥纸质文件和电子文件的长处又可以其缺点，很好地解决电子文件易被篡改、纸质文件不便携带等短板，充分发挥电子文件易查找检索的优点。

在实际工作中，严格执行设计院制定的工程设计电子文件管理办法，选择适当的电子文件的储存格式，选择最佳的归档方案，及时组织归档工作，同时要加强甄别鉴定工作，做好设计电子文件储存设备的定期维护和检查工作。

4 工程设计电子文件的保管和利用

4.1 工程设计电子文件的安全保管

工程设计电子文件保管最主要的原则是备份，分本地备份和异地备份两种。其次，在电子文件保管过程中要预防储存介质损坏的一些不利因素，确保工程设计电子文件安全可靠。

工程项目设计周期长、参与人员频繁变动，规划设计电子文件涉及的人员比较广泛，对于电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性和安全性提出很高要求，所以，工程设计电子文件应以统一的格式标准存储备份到符合保管要求的脱机载体上，要划分查阅权限、区分权责，最大限度减少操作次数。

4.2 工程设计电子文件的利用与维护

工程设计电子文件档案的利用有固定的流程，要严格执行规定，存储在数据库的电子文件可通过设置各级别、各部门、各专业以及档案管理人员的访问权限，通过网上随时查询，方便地提供信息服务。

对于存储的工程设计电子文件的软硬件环境要定期检查和保护，特别加强脱机载体介质状况的鉴定和检查，保证设计电子文件可读和原数据的完整性，防止因载体的损害而导致信息丢失。

5 结束语

工程设计电子文件的收集、形成、鉴定、归档等要实行全程监控与管理，才能保证档案管理工作的准确性、完整性。各个环节都不是独立存在的，是相互联系、相互影响、相互作用、相互渗透的有机过程，生产经营过程中随着电子文件的流转程序、方式等一系列的制度的不断完善和信息技术的不断发展，工程设计电子文件管理将不断进步，也对档案的管理工作带来深刻的变化和影响。

参考文献

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