大数据时代企业档案管理探析

高康

摘 要：档案管理作为信息管理的一部分，随着计算机技术的普遍应用，接受、整合和处理的信息越来越多，管理的方式和方法同样也需要与时俱进，并不仅仅局限于以前的记录，整理、摆放的方面，还需要在企业需要的时候迅速出现，为企业的决策和方向提供借鉴和依据。

关键词：大数据;档案管理;管理趋势

在大数据时代到来之际，企业开展档案工作应该着眼新的形势和任务，顺应历史潮流，适应社会发展，针对产生的新问题新变革，完善应对措施，落实安全保密和风险防控工作责任，要着力提升档案干部队伍的专业化水平，为加快企业的发展做出档案工作积极有效的贡献。

1 大数据的概念

随着云时代的到来，我们对于大数据有了一个更清晰的认识。大数据的概念顾名思义就是“大”，一个庞大的数据集，也有人叫作巨型资料。用来形容企业或者一家公司所创造的大量的、无法统计的非结构化的数据，半结构化的结构数据也涵盖其中。这些数据在整理利用的过程中，会造成企业大量的金钱损失，也会浪费大量的时间。所以在大数据的统筹下，人们得以分工明确，通过分配到多台电脑进行整理分化，然后重新整合，变成能够为人类直接使用或者直接查询到的有用资料。

2 大数据的特点

大数据主要有4个特点：Volume（大量），数据体量大;Variety（多样），数据类型繁多;Velocity（高速），处理速度快;Value（价值），合理利用数据并对其进行正确、准确的分析，将会带来高价值回报，这是大数据的核心特征。

3 大数据时代在企业档案管理中的作用

1）大数据时代企业档案管理简单化。企业面对庞大的档案资源，难以进行整理、归纳，可以依托大数据实现数据的分类化整理。这样的好处显而易见，没有纸质档案的年限设置，不需要进行保养，并且所占据的空间很小，一个小小的U盘就可以轻松储存，这样就让档案资料在实际生活中的价值展现出来。从而提升本身的价值，也方便了企业的运用。

2）大数据时代企业档案管理对企业文化的提升。正是有了档案的管理和储存，企业的文化才能越来越好，公司也才能做大做强。大数据时代对于企业档案管理可以说是不可多得的福音，精简储存空间，传播企业文化，节约整理时间，为企业文化的沉淀创造了良好的条件。

4 大数据时代企业档案管理的趋势

1）定位檔案，深化理念。档案放置在档案室里也好，躺在U盘里也罢，还是躲在数据云端也罢，都是一潭死水。在大数据时代，企业必须革新档案管理的理念，化资源为财富，将档案变得生动起来，只有它产生价值，企业和员工才会更加深入地开发这些档案资源的潜力。

2）利用人工智能开展信息采集。对于档案管理过程中信息采集而言，其对于档案来说是非常重要的，同时对于档案的价值有着决定性作用。随着信息技术的发展，网络已经融入到人们的生活，改变了人们获取信息的方式，尤其是大数据技术的发展与应用，可以更加高效的对大量的数据进行处理。所以，对于档案信息采集来说，要充分利用现代信息技术以及人工智能技术，这样才能对大数据进行有效筛选勘误并整合，把有效的数据进行整理保存。移动网络的发展，不仅改变的人们的生活，同样也改变人们对于信息的获取方式，人人都可以利用移动设备随时随地的浏览想要的信息，因此，合理使用人工智能设备对数据信息采集，既能提高数据采集效率，又能不断完善补充档案信息。

3）提高技术革新，保证档案信息安全。对于档案管理工作来说，提高技术改革创新应用，不仅可以更加高效的开展档案管理工作，同时也能够保证信息安全。在开展档案管理的过程中，因为技术落后还是存在很多的问题，这些问题都直接或者间接的威胁到档案信息的安全。特别是那些珍贵的文献资料，如果因为管理疏忽而发生损坏或者遗失等情况，后果将是非常严重。所以，提高档案管理过程中技术的改革创新，加强档案信息安全管理，对于档案工作来说非常重要。例如，随着信息技术的应用，首先要加强网络安全管理，确保档案管理网络安全。其次，重视信息人才的培养，加强档案日常管理。

4）强档案工作者的专业能力和知识储备。在信息化档案管理的发展过程中，企业档案信息化管理需要相关专业人员，企业应加强对档案工作者的继续教育力度，定期设置培训内容，使其逐步掌握专业的档案管理技能，充分认识到自身职能的重要性，同时，更新档案工作者的知识储备也是必要的。目前科学技术发展迅速，他们不仅限于一段时间内的知识储备，而是要不断更新。通过加强企业档案工作者的业务能力，不断学习和更新相关知识，可以有效、安全的开展企业档案工作，对企业的发展至关重要。

5）瞭望5G，助力腾飞。5G的建设已经进入发展的快车道，相信在不久的将来，5G必定能普遍化、平民化。那么企业的档案管理理念如果能够搭载5G的顺风车，无疑会在未来占尽先机，创造不可估量的价值。5G的到来将有实现物联网的可能，事实上各大行业、各个领域、各个企业在运营和发展的过程中，所保留的都是独一无二的资料，也可以说是公司的商业机密。那么在大数据的时代，5G的风暴卷集就会有可能造成资料的共享。要知道，企业的档案资料是随时录入进去的，不会凭空的增加，而大数据更加注重资料的时效性和完整性。那么为了提升档案管理的效率。资料的储存和收集后的分类是一个繁重的任务。这种情况下，我们可以利用5G的高输出、高下载、高运行的网络特性，运用计算机来处理这些庞大而繁琐的数据。

6）改进企业管理内部文件的流程。文件生命周期理论表明，档案的前身和基础是文件，所以我们要注重对文件的管理和前端控制，对流转阶段的文档处理需要更加及时。笔者以固定投资建设项目的管理为例，在建设的过程中会出现许多文件，这些文件分别来源于相关的设计单位、施工单位和设备供应商等，需要在规定的时间内进行分发流转。以前的操作是建立在管理程序的基础之上，再由个人来进行部分分发以及转发。当项目越来越多时，文件管理工作就变得更为严峻，很多文件都需要被分发流转。当信息化的水平越来越高时，随之积累的数据也越来越多，而且同种类型项目的文件无论是在内容和分发单位，还是在编码规则上都保持了一致性，所以，把握好大数据预测的关键，建立一个可以进行数据关联的分析模型。这个模型可以根据文件的分发信息来进行分析和预测性流转，从而有效的提升文件管理的效率。

7）建立完善相关制度规则，重视信息安全。随着互联网的飞速发展，大数据背景下，企业档案管理的工作内容和管理对象都发生了不同程度的改变，待归档数据来源繁杂，种类多样，“如何归、怎么归、咋样用”都是我们急需面对的问题，企业应当建立、完善符合自己实际情况的相关制度规则，优化档案工作流程，以制度作保障来实现对数据的驾驭。要重视信息安全，要对信息进行监管，对于一些非常重要的档案数据，可以直接上级进行把控，首要保证安全性。

5 结束语

在大数据背景下，企业的档案管理也不是死气沉沉，它也拥有丰富多彩的格调。企业也应该在这个得天独厚的环境中，将档案管理和互联网技术深入地结合起来，来促进企业档案的丰富、有效的管理、高效的分析、知识的呈递，将档案的作用最大化。同时，也能革新和丰富企业的文化。

参考文献

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