电子档案异地备份研究

杨婧

摘 要：火灾、地震等自然灾害、操作失误等人为因素都可能会威胁到档案实体或者档案信息的安全。档案异地备份可以化解档案安全存在的潜在危险，有效的避免档案实体或档案信息遭受损害。本文对档案异地备份相关研究进行搜集整理，在此基础上进行简单的梳理和评述并提出对档案异地备份的一些建议。

关键词：电子档案;异地备份

1 引言

笔者以“主题”为检索项，以“档案”、“电子文件”和“异地备份”为检索词，在中国知网数据库中的发表于1999年—2019年7月的文章进行了检索统计，去除掉关于异地备份的通讯报道以及明显不相关文章，共检索到133篇关于异地备份的研究文章。

从检索结果可以看出，档案界关于档案或者电子文件的异地备份的研究文章最早发表于1999年。在2009年以后，关于档案异地备份的研究文章呈迅速增长趋势。

2 档案异地备份研究

早在20世纪30年代初期，周总理就提出：“党中央的所有档案均搞三套，一套送中央文库保存，一套送中央特科，一套送共产国际。”可见异地备份的思想早已存在。在档案领域关于异地备份的研究早已开展。从检索到文献的情况看，关于档案异地备份的研究主要集中在以下几个方面：

2.1 异地备份的必要性和可行性

在关于异地备份的研究中，很多文章从不同的角度对开展异地备份的必要性和可能性进行了探讨。他们普遍认为，影响档案安全的主要有自然因素和人为因素，而异地备份是能够有效避免这些危害档案安全的因素，因此开展档案异地备份工作是十分有必要的。另外，信息技术的不断成熟为档案异地备份的开展提供了更多的可能性。电子备份技术、通讯网络等的发展也为档案的异地备份提供了必要的支撑。

2.2 异地备份的方式

1）档案馆结对的方式。档案馆间互相保存对方重要档案是档案馆的互相结对，依靠对方的档案库房保管自己的重要档案，确保重要档案的安全，有效的避免因自然灾害等原因造成的对档案的破坏。

2009年在上海召开的全国档案馆工作会议指出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份。同年，南京市档案馆和哈尔滨市档案馆签署互建重要馆藏档案数据备份基地协议，两地重要档案数据异地备份工作正式启动。2010年，更多档案馆开展档案数据异地备份工作，如湖北省档案馆和青海省档案馆、大连市档案馆和杭州市档案馆等。

2）建造重要档案异地备份基地。20世纪60年代，我国许多档案馆建设后库来保存重要档案。在相关条件允许的情况下可以将后库改建为重要档案异地备份基地，既节省资源投入，也可以保护重要档案的安全。如果改建后库无法满足重要档案备份的需求，有必要新建重要档案异地备份基地，以适应当前档案异地备份的需求。

3）利用网络技术建立异地容灾备份系统。网络技术的发展为重要档案的备份提供了新的方式。在档案异地备份工作中，可以通过网络技术的支持，建立异地容灾备份系统，对重要档案进行实时的备份，在意外情況发生时保护重要档案的安全。

3 档案异地备份实践工作中存在的问题

近年来，很多档案馆采取了不同的方式进行了档案的异地备份工作，这其中的一些问题也是越来越受到关注。

1）异地备份的选址。异地备份场所以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。另外，异地备份基地的选址还需要考虑到考虑人力、物力、财力等多种因素的影响，同时，也要依据城市的综合因素和档案异地保管场所的综合情况等进行评估，制订切实可行的异地备份方案。

2）异地备份的资金。档案异地备份工作从最开始的数据准备阶段到后期的维护阶段都不可避免的会涉及资金的问题。在张溢娟的《重要档案异地备份相关问题研究》一文中提到：“档案馆因为经费去掉本部门的日常开支，也就没有多少资金投入到档案异地备份的工作上面。所以不仅要单位加大人力物力等方面的投入，也需要国家在财政上给予有力支持。”[1]另一篇文章《档案异地备份应包括民营企业》提到要明确档案异地备份的收费标准。[2]

3）异地备份的技术。信息技术的迅速发展为档案的异地备份提供了更多的可能性。当前，档案数据异地备份的技术主要涉及档案的数字化处理技术、计算机网络通信技术、不同档案载体的保护技术等。

4）异地备份的管理。随着异地备份工作开展的不断深入，档案异地备份后的管理工作，开始受到越来越多的关注。例如，档案备份到结对的档案馆后，档案数据的维护责任的界定问题，产生经费谁来负责;异地备份档案的开发利用问题，开展异地备份的档案馆之间是否应该考虑档案的开发利用的问题;异地备份统一规划和统筹管理的问题等。目前，关于这些问题的研究普遍是相关问题的提出，而并没有给出更深入、有操作性的解决办法或者具体的实施方法。

3 档案异地备份几点建议

3.1 提高档案异地备份意识

在2008年汶川地震中，许多重要档案受到破坏，珍贵的资料在地震中消失，这场灾难也给广大档案工作者敲响了警钟。在这之后，有更多的档案工作者投入到档案异地备份的工作中，更多的档案馆开始采取异地备份的方式保护重要档案。

档案部门提高档案异地备份意识，一方面要切实做好异地备份工作，另一方面要加强理论研究，为异地备份实践工作提供必要的理论支撑。

3.2 加强异地备份顶层设计

国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。但对于异地备份工作如何开展，并没有在国家层面上制定统一的规划或者工作规范，各地档案馆在开展异地备份工作的时候，只是按照要求进行馆际互备工作。

档案异地备份工作作为保障档案安全的一种有效措施又是需要长期规划的，需要做通盘的考虑。这就有必要建立全国异地备份的总体框架，确定异地备份工作的开展方向和实施方略。制定出台电子档案异地备份规定、办法，从组织领导、工作落实、制度建立、技术运用、人员培训、备份标准、考核内容、督查推进、责任追究等各方面作出具体规定，以推动国家档案异地备份体系的构建与完善[3]。

3.3 制定可执行的统一标准

目前，开展异地备份的档案馆只是结合自身实际，采用适当的方式对重要档案进行异地备份。另外，在理论研究方面，虽然相关文章有所提及，但也并没有进行深入研究。

尽快建立起统一的标准可以让档案的异地备份工作有据可依，更有利于保障异地备份档案的安全。相关标准的制定应该包括异地备份全的过程。可以包括异地备份数据的准备、数据的运输、数据的检测、数据的保存以及相关人员的技能培训等。

4 结语

档案异地备份是保障档案安全的一条有效途径。做好档案异地备份工作可以有效防范可能遭遇的各种自然灾害和人为灾害，增加档案保管的安全系数。

参考文献

[1]张溢娟.重要档案异地备份相关问题研究[J].兰台内外，2018（5）：49-50.

[2]苏青丽.档案异地备份应包括民营企业[J].档案管理，2010（5）：29.

[3]王淑云.电子档案异地备份的必要性及实施策略[J].黑龙江档案，2016（1）：78.