有关档案智能管理的特点与智能服务模式探讨

摘要：随着智能化技术的发展，建立档案智能管理和智能服务模式成为行政事业单位发展的一大特点，有利于单位日常的经营管理和后期的科学发展。本文就档案智能管理的特点展开思考，探讨智能服务模式，为行政事业单位档案的发展管理提供了相关的指导意见，以此来供相关人士交流参考。

关键词：档案智能管理;智能服务模式;特点

现代社会的发展和科学技术水平的提高带来的是智能化技术在各个领域的广泛应用，各个行业的调整和革新都是为了在激烈竞争的现代经济市场中能够生存和发展的必然要求。因此，原先的档案管理和服务模式迟早是要被现代社会所淘汰的，智能化时代下的单位档案管理和服务模式在改善原先模式缺陷和不足的基础上，融入了现代高新技术，创新了档案智能管理和智能服务模式。

一、档案智能管理的特点

利用计算机技术和数字化技术处理档案管理的工作即为档案智能管理，在档案建立、处理、传递等多个环节当中都融入了智能化的新兴技术，因此，其一般具有如下特点。

（一）数字化的特点。档案管理是和信息数据处理相关的工作，在面对于来自于世界各地的不同信息时要根据各种客户的实际需求来收集所需要的信息。因为所需要处理的信息数量过多、种类复杂，所以会应用到新兴的数字化技术来更加有效和准确地处理信息，建设数据化的资源，因而具有数字化的特点[1]。

（二）即时性的特点。在互联网大数据时代下，人们可以通过计算机或者智能设备及时收集和处理信息，档案智能管理就是在这种发展趋势下衍生的产物。这种管理模式在实际运作时，利用数字信息化技术和计算机技术将收集到的即时信息实时录入到中心档案，提高了信息收集和处理的效率，因此具有即时性的特点。

（三）安全性的特点。一般来说，不管对于一个国家或者单位来说所建立的档案数据库都是记录着和国家、单位机密相关的信息，因此对于档案管理工作来说，对于信息安全的保护十分关键。科学严密的安全防护系统必须在档案数据管理库之前被建立，从而可以有效强化对于档案所管理信息的保护力度，因此具有安全性的特点。

（四）受众广泛化的特点。在智能化的帮助下用户可以在不受空间和时间约束的情况下通过互联网查看到档案信息，并且由于档案信息来源广，可以满足不同用户的需要。档案智能管理模式将原先书面文件化的信息档案发展为电子信息档案，信息的收集、传播范围广，因此具有受众广泛化的特点[2]。

（五）便捷化的特点。传统的档案管理模式依靠于人工书写和记录档案信息，这种方式流程繁琐、花费时间长并且又不能保证档案信息的准确度，而现今的智能档案管理利用了新兴的技术器材和高新人才，在各个工作环节中都能实现流程的自动化和智能化，简化了流程，降低了管理工作的难易度和繁琐程度，因此具有便捷化的特点。

（六）人性化的特点。智能档案管理是为了满足用户的需求而衍生的产物，融入现代化数字技术的智能档案管理提高了用户接收信息的便捷性和即时性，从用户需求角度出发建立智能档案信息系统，因此具有人性化的特点。

二、智能服务模式的探析

近日，国家出台相关政策规定各单位建立智能档案管理系统和智能服务来适应现代经济市场的发展趋势，并且对于具体实践做出了一定的规范标准，强调对于档案信息管理方式的创新和用户服务模式的优化。

（一）智能服务模式范围的扩大。如今智能化技术在各个生产领域中都被广泛应用和推崇，优化了不同行业的发展模式和经营理念，同时也扩大了智能服务模式所涉及的领域范围。同时，随着行业对于智能服务模式的深入应用，如今在智慧城市的建设之中，也随处可见智能服务模式的身影，例如智慧教育以及智慧公共服务等场景。智能服务模式的扩大第一是使得档案馆与档案信息服务可以在大范围内进行互通，并且能够共享资源。第二是加大档案管理机制在大范围内的优化程度，使得技术与资源可以相互配合[3]。第三是使得档案管理人员与用户可以在更大的范围中进行流畅的沟通以及灵活的互动，使得人才资源可以共享，用户的参与感也直线上升。

（二）智能服务模式的环境。在智慧档案馆与之智能信息服务模式的发展中，大数据、物联网以及人工智能等高新科技的应用于发展为其奠定了坚实的技术与应用基础。在不断发展完善的智能服务模式的技术成熟与应用支持下，一些专家以往提出的“大档案观”与“大智慧观”都已经逐渐成为了实际应用中的场景，得益于此，智能信息服务实现了将用户需求作为中心的智能服务模式。档案智能服务模式对于信息技术具有更强大的支撑性、更加迅速的需求响应、更加庞大的资源、更加灵活的交互方式。并且其可以将档案智能模式的服务移动化、咨询信息服务知识化、信息推送碎片化以及跟进用户的持续化等优点以及特点。

（三）智能服务模式的途径。智能档案信息服务体系是将来档案学发展研究的主要方向，构建智能服务模式可以从以下三方面来进行，一是增强智能档案服务的资源体系建设，对档案信息资源进行深入的挖掘，做好对信息资源的开发利用。二是提高智能档案服务的综合設计，将智能档案服务的基础设施、应用以及资源进行整合开发，建设成体系化的平台。三是提高智能档案服务的跨界融合能力，在智慧城市的发展中，档案信息资源已经融入到了智慧城市的发展建设中。因此增强其跨界融合的能力可以使智能档案服务更加优质高效，适应了时代的发展需要。

结束语

总而言之，在新时代互联网智能档案馆的建设中，档案的智能管理与智能信息服务模式是未来发展的大方向。档案管理工作需要与当前智慧城市，智能社会进行深度的融合适应，满足社会对于档案管理工作范围广、信息多样、途径宽泛的需求。智能档案服务体系的建设应当与时代发展同步，了解用户需求。通过建设智能档案服务模式来综合档案资源，尽可能满足用户的实际需要，使得档案信息资源能够最大化地发挥其价值。

参考文献：

[1]杨智勇，周枫.智慧城市背景下档案信息服务模式转变的要素分析[J].档案与建设，2018，（10）：19-23.

[2]李月娥，周晓林，贾玲，严悦，陆江. 物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理与服务模式研究[J].北京档案，2017，（1）：20-23.

[3]董秀锐.档案智能化管理服务与物联网平台的对接模式研究[J].山西档案，2018，No.241（05）：34-36.

作者简介：

舒俊（1979年—），女，汉族，湖北宜昌人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。