浅谈文物档案的建立与管理

刘杰

【摘  要】文物档案是记录及反映文物事业管理与文物保护、研究、利用等工作的历史记录，它直接记述和反映了国家在重要文物活动中形成的原始记录，具有重要的现实和历史价值。基于此，本文详细阐述了文物档案的建立与管理。

【关键词】文物档案;建立;管理

引言

文物档案包括文字、图片、实物、音像记录等一系列具有保存价值的相关资料，具有极其重要的研究意义及历史价值，记录了与文物有关的各项重要活动，是文物发掘、考古、保护、研究和修复的重要依据。

1.文物档案概述

（1）含义。文物档案是在文物发掘、收集整理、研究保护、现实利用等各个文物工作环节所形成的各种形式的历史记录，包括文字、音频、视频及图像等。

（2）特点。①文物档案是文物的伴随物。文物是历史上人类留传下来的具有时代特征的器物。后人通过对这些器物的考证与研究，用以证实人类不同历史时期社会的政治与经济形态和生产、生活方式，并逐渐揭示出人类社会发展的轨迹。这种研究以先有文物为前提，每一项研究成果最终都以档案的形式保存下来，并成为与文物密不可分的有机体。这一特点表明，文物档案的收集整理工作应保持项目成套，并与相关文物一并保存。②文物档案的形成是一个不断积累的过程。文物档案的形成始于文物的发掘，尔后，在收藏、鉴定、修复、流动等过程中都将不断产生新的档案。直到该文物寿终正寝为止。这一特点表明，文物档案的收集整理工作只能采取跟踪追加的方式进行。

2.文物档案的重要性

档案工作是记录社会各方面不可或缺的重要工作，它为社会各单位、学科和机关提供了重要的物质资料保障。文物档案更是建立文物资料的重要工作，是确保文物保护工作顺利进行的基本工作之一。文物档案要详实仔细记录文物的相关资料，包括文物调查资料、考古发掘发现、文物修复情况等，并形成各种记录文档、照片、摹本等。这些资料的收集和整理为文物保护的科学管理和妥善保护提供了保障，也是文物工作者进行研究的依据。由于文物的一些特殊性和其他一些原因会导致文物出现一定损毁，而文物档案能更有效的降低损失的影响程度。因此，应加强对文物档案工作的支持力度，完善文物档案的建立制度和流程，建立科学合理的的文物档案工作制度，从而为文物的保护提供可靠的保障。

3.文物出土位置和环境的记录

地理位置的记述，主要记述文物所处的地理位置，通常采用经纬度来表示，记述文物距最近行政区域县、乡、村的位置，城市中要标明所在街道、城内的方位、海拔高度。另外，还要记述文物所处的自然环境，包括地层、地势、山脉、河流、道路、土壤、植被等。水系、流域表述采用地质学、地理学中的术语叙述。

（1）对文物的历史演变过程进行研究和记录。应收集大量有关文物的历史资料、碑文记载及民间流传的故事，将这些资料综合起来，再去粗存精、去伪存真进行深入研究，以记录文物的始建年代或制造年代，建造或制造的用途，文物所经历的历史演变过程及所发生的历史事件、著名的历史人物等。

（2）挖掘阐明文物的价值。所有文物的存在都为其特定价值所决定，首先是科学价值，是指在科学技术史方面的成就，如赵州桥首创敞肩式拱桥的结构形式，因此在世界桥梁史上处于重要地位。其次是艺术价值，是指在布局、造型、装饰、绘画、书写等方面的价值。最后是历史价值，是指在研究历史、建筑史、绘画史等方面的资料价值或作为重要历史事件的实物见证所起到的重要作用。一处遗迹可能仅在一方面很有价值，也可能有几方面的价值。因此，在阐述过程中应做到详细与准确。

（3）文物自身的描述。应对文物的外观、形状、结构、布局、质地等特征进行详细准确的描述，并在描述过程中结合图片、影像等方式使描述更为形象、具体，以便让人们更好地了解。还应给文物编号，方便查找和管理。另外，文物档案中还应收录该文物的定級，保护文件，以确定文物档案对文物的保护作用等。

4.文物档案管理中存在的问题

（1）文物档案管理意识淡薄。强化领导、增强管理保护意识是文物档案系统化建设的前提条件。但有很多机关领导对与档案相关的法律法规和业务知识了解不深，档案意识薄弱。只有增强了认知，才有可能顺利进行具体的实施活动。相关职责的工作人员没有很好地做到结合本部门的实际现状，进行规划和统一。

（2）文物档案管理制度需进一步完善。近年来，文物管理部门基本建立了文物档案的基本管理制度，但随着档案管理信息化、数字化的发展，尤其是电子计算机和网络技术用于文物档案管理领域，与此相适应的管理制度建设相对滞后，在一定程度上制约着文物档案管理工作。

（3）档案室的硬件设施不完善，影响了档案管理人员的工作效率。很多档案室由于受到资金等方面的限制，没有建立完善的硬件设备体系，无法跟上现代化管理的要求。在建立文物档案数据库的工作中出现硬件设备不达标，无法建立网络资源共享体系，从而制约了我国文物档案管理工作的进程。

5.文物档案管理策略

（1）文物档案整理要合理化。由于文物档案的数目和类型较多，为了实现文物档案的有效管理，必须对文物档案进行科学的分类和整理。通常，对文物档案分类和整理，按一定的分类标准进行排序，然后装订成档案。文物档案的案卷上要将文物的名称、案卷内文件材料的类别和主要信息等展示出来，依靠实践的顺序，对档案内材料的变动制成备考表。

此外，针对有限制的文物档案，要在文物档案案卷封面进行明显的标识。文物档案按案卷的分类或案卷目录来进行检索内容编制，方便进行文物档案的管理和检索，在条件允许的情况下，可利用计算机来对文物档案进行分录和检索。

（2）提升文物档案管理人员的素质。因文物档案涉及的内容和范围广，所以做好文物档案的管理工作，不能单纯依靠几个人实现，而是必须成立档案管理的部门或小组。因此，做好文物档案管理工作，离不开高素质的文物档案管理团队。首先，在招聘文物档案管理人员时，管理部门要选择热爱文物档案管理工作、有丰富档案管理工作经验和工作责任心的人员，以保证文物档案管理的工作质量。其次，文物档案管理部门要加强管理人员的内部培训，包括对文档管理的建档、取档和归档等基础管理操作，以及档案的整理和保存经验。最后，文物档案管理部门要对管理人员进行资质认证，对管理人员业务水平进行考评，淘汰不合格的人员，并鼓励档案管理人员不断提升自我。

（3）加强硬件设施的投入，保证文物档案的准确性。基于目前我国文物档案保管方法的落后状况，文物档案部门应加强硬件设施的投入，作为信息时代的今天，文物档案的保管更应与信息技术相结合，并建立动态信息的检测系统，以形成系统、高效率的档案保管工作体系。

（4）强化文物档案建档意识。增强文物档案在文物管理中重要作用的认识，扭转文物部门重文物保护、轻文物建档的行为，扭转文物档案管理人员重收录性档案建设，轻记录性档案建设的片面思想，使文物建档成为文物管理工作的重要环节和法定程序，在实际工作中，要落实任务与责任，按国家有关规定，高质量做好各类文物建档和管理工作。

（5）完善文物档案管理制度。首先进一步健全和落实文物档案基本管理制度，对档案资料收集、录制转换、归档移交，日常保管、借阅、利用等各环节，都要制定严格的制度。其次要根据文物档案管理现代化的需要，健全文物档案信息采集、收录、转换制度，文物档案数据库保存、安全制度，文物档案信息网络传输交流管理制度等。依靠科学完善的制度，以实现文物档案的科学管理。