基于专业群建设下教学秘书职能优化的探讨与研究

东莞职业技术学院 广东 东莞 523808

一、高职专业群的基本内涵

随着我国经济由高速增长阶段转向高质量发展阶段,产业集群效应越来越明显,对高素质技术技能人才的需求越来越紧迫。作为与产业发展联系最为紧密的高职教育,必须适应这种产业发展新趋势对技术技能人才需求的新变化。经济结构调整和产业转型升级不断加快,专业群能更好地适应市场需求的变化,高职院校应根据经济社会和产业发展对技术技能人才需求的变化,从专业群与产业协同的视角打造高水平专业群,提高人才培养的适应性和针对性。

高职专业群建设是推进职业教育改革的重大举措,是职业教育适应产业发展新趋势的客观要求。高职专业群具有几个基本属性。一是教育性。产业发展带来复合型技能人才需求,单个专业培养无法满足培养要求,这是专业群产生的根本原因。二是职业性。职业教育是从职业出发的教育,职业关系同样是专业群专业组合的依据,专业群不是人为组合而成的,它来自于客观的职业岗位群对人才培养目标规格的需求。三是协同性。专业群不是取代了专业,而是提供了新的专业建设路径,让原本离散的单体专业发挥协同育人作用。四是系统性。专业群是一个系统,不仅要向系统外输送高素质人才满足用人需求,同时也要及时从系统外汲取能量信息,使群内各专业结构关系、培养模式、课程体系、实践条件、师资队伍等要素不断完善。随着传统产业转型和新兴产业快速发展,新兴职业岗位需求大量产生,信息化社会也对众多职业提出更高要求,促使高职专业群必须随之不断调整和创新,提升服务产业能力,提高人才培养质量。

二、专业群建设背景下,教学秘书教学管理中遇到的问题

专业群建设是教学组织和管理模式的双重改革,将对教育理念、培养模式、教学安排、组织管理带来深层次变革。从教学组织维度看,要关注专业布局优化、课程体系建设、教学资源调配等;从管理模式维度看,要关注教学团队组建、对外合作服务、组织建设机制等。那么,面对专业群建设这样的大环境下,高校的教学管理也面临着巨大的考验,而作为高校教学管理中占重要位置的教学秘书又将面临哪些困惑和问题?

(一)工作强度大、重复程度高、职业疲惫感强。教学秘书琐事多而且大部分工作是循环往复的,不仅是教秘的工作,其实大部分岗位很难避免遇到重复性质的工作。高强度的工作压力和重复性会是教学秘书产生职业疲惫,疲惫感越强,越会影响工作效率。随着专业群建设的推进,工作强度只会增大,这将导致教学秘书的职业疲惫感增强从而降低工作效率。

(二)主观能动性低、工作成果性不强。教学秘书的工作都是围绕教学运行的时间节点有规律开展,时效性很强,专业群建设要求各专业协调发展,资源共享,有效配置。在这种情况下,教学秘书的工作量将会进一步增加,忙中出错的机率也随之加大,这种被动工作导致教学秘书的主观能动性受到很大的制约。

(三)缺少相关培训,对专业群建设目标及内容缺乏深入了解。由于教学秘书工作性质,很难有机会参加脱产系统的与专业群建设相关的培训,这就造成教学秘书对专业群建设体系缺乏深入了解。其后果就是在教学运行过程中,如数据采集、提供数据方面出现偏差,与专业负责人沟通时造成不必要的沟通障碍等。

三、在专业群建设背景下,教学秘书该如何调整优化工作职能

教学秘书是院系的教务管理工作的安排者、执行者,他的工作渗透了教学活动的各个环节,如教学计划管理、教学运行、教学资料管理等,其地位独特,作用不可忽视。那么在专业群建设带来工作压力大增的情况下,教学秘书该如何优化职能工作呢?

(一)调整自身的工作态度。

专业群建设所带来的,只有更多繁杂、琐碎的工作,更大的工作压力,教秘如果安于现状、不动脑筋,肯定不能胜任该岗位,这就导致某些教秘为逃避工作申请转岗的现象出现。“态度决定一切”虽是老化常谈,但是心浮气躁,牢骚满腹,职业倦怠,究其原因还是态度问题。态度是一种精神,更是一种心态。那么,如何调整工作态度?

1.对本职工作要有主控感。主控感就是将自己的精神力量完全投注在某项活动上的感觉,伴有高度的兴奋感与充实感。教秘的大多数工作技术含量都不大,正因如此,教秘总感觉自己大材小用,感到无聊,不甘于每天面对学生、老师处理鸡皮琐事,抱怨学不到东西,日复一日就会产生职业倦怠。教秘要对本职工作产生主控感,就该下意识的控制自己融入到工作中,一定阶段后就会沉浸其中,并以此获得快乐。

2.管理好自己的注意力。注意力范围太小,只能集中在事情的局部,但是如果你的注意力范围太大,会引发焦虑容易因细节焦急。所以我们要学会外包注意力,给大脑减负。就是通过外部工具,把一部分需要消耗注意力的事情,转移到大脑之外。这里有一个最有效的工具:清单,把需要注意的事制成清单,逐个完成。另外还要学会策略性走神。专注一段时间后,专门留一段时间用来走神。有计划地休息越彻底越好,最好让大脑完全放空。在椅子上伸个懒腰是不够的,要走出教室/办公室到另一个环境中去。

做好上面两方面,我们对待工作的态度才会积极起来。我们不能让消极的心态妨碍了工作,降低了工作效率,更不能因为心态不好而让工作出错。教学秘书处在教学管理的一线,是各项教学工作的纽带和桥梁,效率下降势必影响教学质量,工作出错则很容易造成教学事故。所以,我们要时刻保持良好心态。

(二)优化工作过程。既然同样的事情我们必须完成且结果一样,那么我们可以从过程来思考如何“优化”重复性的工作。

首先,我们每天花几分钟时间来规定自己最重要的几件事,以此来帮助我们提高整体实力。在专心做好一件事后再去做另一件事,把自己做的事情安排的井然有序,我们要记住多线程工作。

其次,将工作电子化。将相应的信息转移到电脑上,形成相应的电子信息库,方便查找。在专业群建设过程中,不论是期中检查还是验收,难免要比照建设标准,查找相关资料。如果所有信息都已生成电子文件,那么查找将节省很多时间,而且可以和建设标准进行比较,查漏补缺。

再次,我们要提炼出工作流程中的各个环节,然后集中处理重复性内容。通过在某个时间段来集中处理同样事情的方式来避免自己的工作流程被打断。例如教学任务和排课,以免打断自己的工作节奏。

最后,合理利用碎片化的闲置时间,学会时间管理,利用碎片化的闲置时间来思考、学习。当我们提高自己的工作效率后,意味着我们有更多的时间去思考、提升自己。

(三)提高主观能动性。一般而言,秘书的工作任务是具有从属性质的,根据领导的指派,上传下达,很少会去独立思考和解决问题。但是这种被动绝对不是一味的服从、顺从,不主动思考,特别是教学秘书,更应该在被动的工作中发挥其主观能动性。

教学秘书是直面学生和老师,对教学运行、教务系统的应用、教学任务的实施等方面,甚至比主管教学的院系领导更为直观、了解。因此在专业群建设中,教学秘书的作用不仅仅是帮领导分担任务,在如何使专业群内系统、协调,资源整合、共享等问题上,应该出谋划策,提出建设性意见。

同时,教学秘书应该多思考,工作要带有前瞻性。提前预测专业群建设将带来教学运行的改变,提前做好准备,及时与院系领导、负责人交流沟通,调整工作方式以适应因专业群建设带来的变化,确保教学正常有序的运行。

(四)加强业务能力培训。想要提高人才培养质量,建设高水平的专业群,就要打造一支业务过硬、工作高效的教学管理队伍,而要打造这样一支队伍,就必须要加强管理人员的业务能力。教学秘书身处教学管理一线,其业务能力大小直接影响教学运行,因此教学秘书要时刻保持学习的状态,只有不断学习,才能跟上时代的步伐。

在专业群建设背景下,教学秘书要提升业务能力主要包括两方面,一是要通过不断的学习培训来掌握前沿的信息技术并且运用到工作中来。在专业群建设中,群内各专业要实现系统化、协同化,那么信息的收集、处理、储存和应用都显得格外重要。将各种教学资源数字化,汇总进入数据库,不仅能对建设期内的各项指标进行比对,还能更好的优化资源配置。二是通过相关的培训,深入了解建设的目的与内涵,不断完善工作流程,使之适应专业群建设的需要。教学秘书只有深入了解专业群建设相关的培养目标、课程体系、毕业要求等指标及达成度,才能准确为专业群建设提供所需的信息资料,才能更好的发挥其主观能动作用。

四、总结

身处专业群建设的大潮流中,教学秘书要顺应时代发展,主动学习于提高自身业务能力,主动沟通于了解师生的需求,主动思考于优化工作职能,时刻保持良好的状态迎接新挑战。