提高中小学档案管理工作实效性的策略

李争平

中小学档案是指所有中小学校在从事招生、教育教学、科研、基本建设等活动中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式、不同载体的历史记录。规范、科学、真实的学校档案是学校持续发展的重要依托和基础，它记录着学校发展轨迹，在中小学工作中起着承前启后的作用。

习近平总书记早在浙江省工作时就指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。处于新时代进程中的学校档案工作概莫能外，需要重视并发挥其重要作用。

但当前中小学档案工作的现状却不容乐观，绝大多数学校档案日常工作空心化和边缘化，意识不到档案承载着学校的校园文化和历史沉淀，致使学校师生价值感和认同感缺失。在这种窘境面前，我从事档案工作八年来，一直主动寻求突破，积极争取学校支持，让曾经杂乱无章的档案管理工作日臻完善，顺利达到四川省档案规范化管理三级标准。深感中小学档案管理工作之路任重道远，现结合工作实践和调查的二十余所学校档案管理现状，谈谈中小学档案规范化管理的问题与对策，以期抛砖引玉。

一、中小学档案规范化管理存在的主要问题

1.组织管理残缺，档案规范化管理缺乏保障

学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，很多学校领导认识不到档案工作的重要性，忽视学校档案管理工作，导致学校档案日常管理工作缺位。没有健全的组织机制和完善的工作制度，档案收集整理缺乏保障。档案管理人员多是兼职，责任意识缺乏，缺少学习培训机会，不熟悉业务知识和技能。

2.档案设施设备不合要求，缺乏规范化管理的前提

很多学校档案装具不规范且数量少，档案“九防”要求不符合要求。现代化管理所需的设备，除电脑外，打印机、复印机、扫描仪和移动硬盘等配备不全。

3.基础业务建设乏力，档案收集工作耗时低效

首先，很多学校没有符合规范和本校实际的分类方案、范围与保管期限表，收集归档不完整。

其次，档案载体结构单一。只有不太规范的文书档案和基建档案，很少建立照片档案、光盘档实物档案，科研档案和会计档案鲜有收集到档案室统一管理，更没有全宗卷系列。

最后，档案室与学校各科室沟通协调不力，收集工作被动、耗时低效。各科室兼职档案员不主动移交，档案管理员仿佛催收收效甚微。

4.档案资源开发利用浅表化，信息化建设尚未起步

目前学校档案管理多进行基本的材料收集、整理、保管和查阅，在开发利用方面还很欠缺，没有形成主动进行分析、编研，提供利用服务的意识。操作上大都是传统的手工方式，有简单的检索工具，缺少档案管理软件系统，无法运用计算机及网络技术进行管理，不能充分发挥档案的应有作用及价值。

二、实现中小学档案规范化管理的有效策略

1.学校领导高度重视，健全组织管理是保障

首先，明确学校档案管理工作的重要意义

让学校领导从思想和行动上重视档案工作，需要档案员多沟通和争取，才能在人力、物力和财力上做好档案工作。我就是利用2017年起區目督办、和档案局对学校档案规范化管理工作的考核契机，争取学校领导重视和支持。

其次，健全组织管理机构与制度建设

一是形成一套完善的学校档案管理机构和网络图，把档案工作纳入议事日程。成立以校长为组长、分管副校长为副组长的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，各科室确定一名兼职档案员，从组织上保证档案工作的顺利开展，实现规范化管理的常态化和制度化。

二是建立一套完整并适合本校的档案管理制度。我在学习和借鉴基础上，逐步建立了柏合学校档案立卷归档、收集整理、保管、保密、统计和借阅和利用制度、鉴定与销毁制度、工作奖惩制度，使档案工作有章可循，规范档案工作各环节的程序和标准，增强档案管理工作的缜密性。

三是档案管理人员相对固定，加强培训学习

区教育局和档案局对各中小学档案员实行备案制，适时组织档案管理员进行培训学习或参观交流，鼓励其参加省档案干部教育培训基地的培训，提高专业知识和专业技能。同时学校档案员对兼职档案员不定期进行指导。

2.完备且符合要求的设施设备是前提

我就利用达标和检查的契机多次争取到学校最终设立新档案室，安装了防盗门窗和防光窗帘，并配备了空调机、温湿度仪、灭火器及防虫药物等。这样，具备了档案保管的“九防”基本条件，确保了档案安全。

在档案现代化管理设备方面，配备了电脑和打印复印机，购置了紫晶文档一体化管理系统，购买了照相机、扫描仪和移动硬盘。不仅提高了工作效率而且为档案管理的信息化奠定了基础。

3.全力夯实基础业务建设是核心

首先，结合档案行业规范、成都市档案局和教育局【2016】14号文件的要求，确定本校的分类方案，修订档案归档范围与保管期限。档案的准确分类对促进学校档案工作科学化、规范化建设具有重要作用。如我校档案就分为文书档案、科技档案（科研档案、基建档案和设备档案）、光盘档案、照片档案、实物档案、会计档案、人事档案。

其次，平时注重落实，抓住重点，科学、主动、细致地收集各种档案。我每期开学都给各科室兼职档案员提供本期末要移交的档案清单，让他们对文件资料、活动材料按月进行收集和积累。对开展的省市区级教研、艺术节和运动会等给予关注，及时督促收集纸质、音像、照片等资料。在收集时要求文件内容清晰、齐全完整、手续完备。

最后，克服难点，相关档案要建立联系，分类整理归档。我们学校中小学14个科室每期新形成的档案很多，我要求兼职档案员平时按照教育教学与党群行政进行整理留存。期末收全后，我先对这两个难点资料进行系统梳理，理清联系，再按时间、分类整理、鉴定和归档。

4.积极进行开发利用和信息化建设探索是归宿

首先，我坚持落实好档案查阅借阅登记制度，做好服务工作，并健全档案检索工具3种。

其次，做好通用性编研，完善了组织机构沿革、学校大事记即时更新，档案内容介绍和文件制度、数据汇编，台帐按时上报区教育局和档案局。

再次，我还探索进行深层次编研，把档案工作与校园文化建设深度融合，使档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者。汇编了学校小组合作特色教学成果，编辑了档案利用效果实例，编写档案信息简报，参与档案论文征文获得省级优秀奖和区级一等奖，有三篇论文在核心刊物发表。

最后，探索利用紫晶文档一体化管理系统辅助档案管理，使管理科学化、标准化、高效化，不断增强档案室的综合服务功能。

在新时期档案事业转型升级和突破创新的背景下，中小学档案管理需要提高认识，意识到档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作，采取有效措施，建立起规范科学的学校档案管理体系，让档案工作成为展示学校自身形象和校园文化建设的主要载体，在推动现代学校建设方面发挥积极作用。