关于企业档案管理社会化的研究

瞿立菲

摘   要：在各企业的内部发展中，档案管理是重要的组成部分，对企业的稳定发展有巨大的影响，对此，需要企业能够对此提高重视度，加大对其的监管力度，结合企业的发展情况与需求综合分析，制定完善的管理制度，全面落实到企业档案管理工作中，确保企业档案管理工作人员能够严格按照相关标准制度与要求的规范性实施，提升企业档案管理质量与效率，为企业的长久发展奠定良好的基础。近年来，随着我国经济社会的发展，使各企业之间的竞争形势越来越激烈，为企业档案管理社会化的发展起到了促进的作用，选择专业机构对企业档案的科学化管理，既能够为企业节约更多的成本费用，又确保企业档案的实效性，使企业档案的透明化、公开化，更方便企业的监管。

关键词：企业档案管理  社会化内容  重要性  策略

在现代化社会的发展中，各企业都对档案管理提高重视度，加大了对企业方案管理力度，对社会化管理的全面实施，为企业档案管理工作的发展提供有利条件。而对企业方案管理的社会化实施，既可以解决企业纸质文件的储存压力，又可以降低整体的管理费用，对各项工作事务的科学化管理，使企业档案管理工作充分发挥出自身的重要作用与价值，促进各企业的可持续发展。

1  企业档案管理社会化内容

随着我国信息化技术不断地发展，使其广泛地应用在各领域中，满足各领域的发展需求，充分发挥自身的重要作用与价值。尤其是在企业档案社会化管理工作中，是企业稳定发展的重要基础。专业管理机构，受到了企业的委托，通过机构与企业的相互沟通，使双方都彼此相对了解，以信息化技术为前提，确保机构对企业档案管理可以满足企业的发展需求[1]。企业找到专业管理机构，由机构对企业档案的社会化管理，对信息化技术的应用，确保企业档案管理质量与效率，全程都由机构所负责，企业不会有过多的参与，从而减轻企业的工作负担，促进企业的快速发展。

专业管理机构在对企业档案进行管理的过程中，受到相关法律法规的保护与限制，针对专业管理机构的权利、义务等，有明确的规定与标准，为企业档案管理社会化的发展提供安全保障。同时，也是对专业管理机构的约束管理，确保其服务的内容、方法具有科学性、规范性，符合企业的发展需求，从而为企业的发展提供优质服务。

2  企业档案社会化的重要性

2.1 节约成本

企业选择将企业档案委托到专业管理机构中，不仅可以减少企业的整体成本费用，还可以享受专业机构所提供的优质服务，为企业的稳定发展提供有利条件，又促进企业档案管理的社会化发展。

2.2 统筹社会资源

专业管理机构，对企业档案的管理，有明确的管理内容与管理职责，根据相应的法律法规规范性实施，结合企业的发展需求，对其进行精细化的管理，对信息化技术的应用，创新多样的管理模式，加大对社会资源的配置，为企业的发展提供更多的信息与资源，从而提升企业的综合实力。

3  企业档案社会化发展现状

在各领域的发展中，企业之间的竞争力比较大，由于一些企业的创办时间比较短，缺乏理论性的指导，忽视对企业档案的管理，没有科学的管理规划与方法，使企业档案管理工作失去了自身的意义与价值[2]。还有的企业不具备专业的档案管理人员，使企业档案社会化管理的过程中，无法与专业机构的积极沟通、交流，对企业档案管理社会化的发展造成严重的阻碍。与此同时，针对一些非政府企业的发展，其自身的档案管理工作，与专业机构之间没有行政、业务之间的往来，就忽视了对企业档案的社会化管理。

专业机构中还存在着管理制度不完善的情况，无法满足企业档案社会化管理的发展需求，虽然建立了专业服务机制，但是却忽视了对企业档案的监督，没有明确的工作目标，使档案管理工作量越来越大，无法满足各领域企业的发展需求，尤其是对企业转型的发展造成了阻碍。随着企业档案社会化的不断发展，专业档案管理机构数量持续增多，以全新的面貌出现在各领域中，使各领域都对其加大关注度。尤其是在非政府组织机构的发展中，不仅是对档案管理工作内容、管理制度、体系等全面地完善，而且还为企业档案管理提供了多元化的服务，可满足各领域企业档案管理需求。

4  优化企业档案社会化管理策略

4.1 加强企业档案管理的统一性

在企业档案管理社会化发展中，最重要的核心就是对其的统一化管理，不仅帮助企业减少档案管理的成本费用，又确保档案管理模式的科学性与合理性。以往的管理模式比较传统、单一，主要是以工作级别、文化程度为参考价值[3]。但是考虑到企业人员流动情况，使企业注重对人才的选择，由于档案管理工作人员自身的专业水平与综合能力比较低，无法满足企业的发展需求，增加了企业档案管理的工作负担。对此，加强企业档案社会化的统一性管理，交由专业机构的精细化管理，减轻企业工作负担，为企业的发展起到良好的促进作用。

4.2 对企业档案的集约化管理

企业档案管理，既保留企业知识资产，又涉及到信息资产的管理，与企业稳定发展存在着密切的关系。对社会化模式的应用，通过对企业内部情况的详细掌握，考虑到企业的发展需求，制定完善的管理方案，对企业档案管理体系的改革，从而确保企业档案管理工作质量。而对企业档案管理模式的创新，利用信息化技术，对企业档案信息数据的搜集、整理、储存等，确保企业档案信息数据的准确性、完整性。

传统的管理理念与管理模式，已经无法满足现代化企业管理社会化发展的需求，主要是受到信息化技术的影响，不具备信息化技术的支持，使企业档案管理社会化的发展产生严重的滞后性。而对网络化管理模式的应用，可以把企业档案管理信息数据，以数字化的管理形式呈现，提高企业档案管理工作质量与效率。与此同时，还加大了对企业档案的保护，为此项工作的开展与实施提高安全条件。

4.3 严禁自带档案

在各企业的档案管理工作中，会受到人为因素的影响，经常出现档案信息数据不完整、私自使用档案、档案损坏、档案丢失等情况，不仅会使企业在发展过程中面临着安全隐患，而且还会增大企业档案管理工作的难度。再加上企业对档案管理工作人员要求的不严格，使企业档案管理工作人员的专业能力与综合素质都比较低，无法提高企业档案管理工作质量与效率，使企业档案管理工作在企业的发展中，失去了自身的重要性与价值，对企业的发展造成不利的影响。对此，需要企业能够提高档案社会化管理重视度，加大对其的监管力度，为企业档案管理社会化的发展营造良好的发展环境，有效地避免各项因素对其的影响，从而提升企业档案管理质量。严禁自带档案，需要对档案内容的分类管理、储存，为后续工作的发展奠定一定的基础。

5  结语

综上所述，企業档案是对企业各项工作过程、内容等详细地记录，对各企业的稳定发展具有重要的影响性。并且企业档案管理工作所涉及到的部门、人员、内容等都比较多，为提升企业档案管理工作质量与效率，需对企业档案社会化管理模式的积极开展与实施，采用信息化技术，创新多样化的管理模式，优化管理理念，确保档案信息数据的完整性、准确性，对企业档案工作的精细化管理，从而促进各企业的长久发展。

参考文献

[1] 张小锋.企业档案管理中的社会化问题分析[J].中国管理信息化，2017，20（18）：174-175.

[2] 董娟.企业档案管理社会化问题初探[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（1）：49-50.

[3] 蔡白燕.企业档案管理社会化问题及解决策略探究[J].办公室业务，2016（15）：127.