浅论数字化档案建设与利用

刘群

摘要：建立和完善数字化档案是档案管理工作中十分重要的内容。信息时代，数字化档案更符合现代企事业单位的工作需求。本文简要了分析数字化档案建设的意义，并简要分析了数字化档案资源利用的问题。

关键词：数字化档案;档案管理;数字化建设

信息时代，世界通过网络连接成一个整体。数字信息是目前乃至未来很多年都存在的热词。数字信息的现代应用方式改变了人们的工作生活方式，也对档案管理工作产生了深远的影响。传统的档案管理属于纸质、实物管理。每一个档案馆内存放着许许多多的档案，占据了庞大的空间和管理人员工作量，档案的查询利用等存在着诸多不便。档案数字化建设后，充分利用现代计算机和互联网的存储、查询、传输功能，可以快速地完成信息的远方查询和传输工作，对企业和政府的发展有着不可估量的重要作用。

一、数字化档案建设的发展

（一）数字化档案的意义

数字化，是基于目前信息时代提出的词汇。其主要内涵是将肉眼可见的图片、文字、视频等通过计算机的处理转化为可以在网络上传输的数字信息。数字化的图片、文字能够被压缩到很小的储存量存储在计算机硬盘中，这样占据庞大档案室空间的实物档案的信息可以完全存储在一台个人计算机内。如果将数字化档案的内容进行合理充分的编码，在调用有关数字化内容时，就可以利用计算机的超级搜索能力，快速精准的查询到需要调用的内容。数字化信息还可以通过网络传输在瞬间传送到千里之外的地方，为档案的远端利用提供极大便利。档案尤其是公民基础档案，特别需要这些便捷。近年来，我国人民的生活水平在稳健提升，公民的流动性也越来越大，在异地调用档案的情况时有发生。传统的纸质档案在运送时不仅存在传输风险而且需要占用时间，这就会耽误公民的时间，甚至会引发一些不良后果。比如警察追击罪犯，却不能及时从罪犯家乡公安机关处拿到档案信息，罪犯就有可能很快逃之夭夭。档案数字化建设也是我国各行各业顺应时代发展的积极需求，支持数字化档案建设是为了更好地适应大数据时代。

（二）档案数字化建设的关键与问题

目前我国的档案数字化建设进程已经进行了较长一段时间。在实践中我们可以发现档案数字化建设的三点突出问题：第一，档案数字化建设的关键问题是档案信息转化与存储技术问题。数字化档案的信息如何保存？以什么方式保存？如何确保数字化档案的安全性，都需要专业的软件技术才能解决。比如档案的大小、格式，档案的备份工作，备份空间等都需要一定的技术来解决。第二，建立数字化档案的管理体系框架。目前国内很多企业对档案数字化的管理仍然处在第一步，将档案存储在一定的存贮空间内，就认为不需要再进行其他的管理了，这是一种错误的思想。是很难实现数字化档案的持续管理的，因为目前相关技术和设备都存在一定的隐患，只有严格按照相关的文件标准来进行管理才能降低这些隐患，这也是档案数字化工作人员必须知道的管理准则。第三，档案数字化建设的推行工作还是会受到一些传统观念的束缚。由于政府、企业对数字化档案建设的投资有限，使得数字化档案资源利用水平不高，档案数字化还有待进一步加强。第四，数字化档案的安全问题仍然是一个难题。一些不法分子可以攻破企业或者政府的网络安全屏障，获取数字化档案，造成严重的政府、企业、个人信息安全问题。在未来，如何防止数字化档案信息的泄露仍然需要进一步加强研究。

二、数字化档案资源的利用

数字化档案资源的管理和运用已经成为衡量一个企业（事业）单位现代化信息管理水准的重要内容。对于数字化档案资源的管理与利用，笔者认为主要包含三个方面：第一，数字化档案建设的标准和规范。统一的规范和标准能够让数字化档案建立兼容性能更强的档案数据库。这就好比手机的充电器，充电线与充电器插头的标准基本一样，无论将充电线换到哪一个充电插头上，都可以正常的为手机充电。兼容性能更强、标准更统一的数字化档案数据库能够让企业（事业）单位各部门之间的信息交流障碍减到最小，从而实现企业（事业）单位内部的档案信息共享。这样可以有效的减少企业（事业）单位的资金浪费，加强企业（事业）单位档案资源的利用率。第二，重视数字化信息资源积累。数字化信息资源积累问题关系着用户的可视化界面问题，比如一个企业用户希望查找自己在企业内的个人档案內容，但是他通过企业内部网络从数字化档案库中搜索却显示查无此人。出现的这个问题就说明数字化信息资源积累过程出现问题。其原因有二，一是因为该用户的档案信息未被及时采集录入。二是因为档案数据库模块的转换处理出现问题。数字化档案的这些问题导致搜索的效率低。所以数字化档案的服务一定跳出传统档案服务的管理框架，管理人员要摸索出数字化档案特有的服务类型。第三，提供信息鉴定服务。一些用户对自己的档案会出现记忆不请等情况，数字化档案的服务工作可以充分利用数字化信息的特点，为用户提供精准的筛查服务，对于一些鉴定难度大的信息进行合适的处理。

三、结语

档案数字化建设是顺应时代的发展，其本身已经具有档案的一个特性：见证历史。档案数字化见证了社会的发展的变革，同时也为档案管理提供了更加丰富的层次。目前国内档案数字化建设的情况不错，暴露出来的一些问题笔者认为也能很快解决。数字化档案资源给档案利用提供了更多的服务方向。

参考文献：

[1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017 （4）：25-27.

[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信 息，2015 （10）：21-23.