新形势下企业办公室管理效能探究

刘苗

摘要：本文从企业办公室职能、特点等方面对相关管理工作的重要性进行了分析，并对当前工作中存在的主要问题进行了讨论，对新形势下如何加强企业办公室管理，提高管理效能进行了研究和探索，提出了几点对策和措施。

关键词：企业;办公室;管理

企业办公室是企业处理综合性事务的重要部门，其是各个部门或者整个企业事务的重要“集散地”，提高办公室工作效率和质量对于新形势下企业的发展有着重要的意义。因此，新时期企业必须要加强对办公室工作的管理，切实提高管理效能，从而使其在企业发展中的作用得到更好、更充分的体现和发挥。

一、企业办公室管理工作的重要性

办公室在企业中通常扮演着“办事员”“调度员”“情报员”等多种角色，具有综合性、服务性、协调性的特点。首先，企业办公室根据层次不同需要对某一部门或者企业整体的日常事务经常处理，这些事务通常较为繁琐种类较多，存在着低水平重复性劳动与高水平技术工作同时存在的情况，例如公文起草撰写、会议组织、档案整理、事务督办、人事参谋、服务接待、后勤等工作。其次，办公室工作要做好上层管理者与下属业务部门之间的沟通联系，负责将上层决策贯彻落实到实际的工作中并对落实效果进行监督，同时负责收集企业业务经营发展所需的外部信息来支持企业决策，并向外发布企业信息、树立企业形象和宣传企业文化，是企业沟通上下、内外的重要渠道。在企业办公室工作的开展中必须要做到承上启下、综合协调才能够更好地落实相关工作，为企业发展提供支持和服务。由此可见，企业办公室工作是整个企业运行发展的重要环节，其工作水平的高低能够较好地反映出整个企业的业务水平和发展前景。因此，企业必须要加强对办公室工作的管理，为相关工作的质量和效率提供有力的保障。

二、企业办公室管理中存在的主要问题

（一）企业办公室管理体系有待完善

随着时代的发展，以往传统的企业办公室管理制度已经无法满足新形势下的企业发展需要，对于办公室管理方法、管理机制等方面都提出了新的要求。当前在企业办公室管理工作相关制度中原则性、指导性的内容较多，缺乏对相关工作的精细、详细的说明和指导，导致在办公室管理工作的实际开展效果并不理想，管理工作缺乏规范性，管理成本较大。

（二）企业办公室人员队伍建设有待加强

新时期企业办公室工作对于相关人员的能力水平提出了更高的要求，但当前办公室人员中的整体素质水平却无法满足相关工作需要，例如，部分人员能力水平不足，工作积极性较差、缺乏岗位责任感、缺乏创新意识等。其次，当前在企业办公室人员方面的最突出的问题是人员结构不合理的问题，办公室中的部分岗位被看作“养老”岗位，工作内容以低水平重复性劳动为主，其自身能力水平并不高。其次，部分办公室中主要以职位层次高或资历较深的人员为主，这些人员普遍年龄较大，虽然其有着丰富的管理经验但同时也存在着对新鲜事物接受能力下降的现象，从而导致办公室工作中一些新的管理理念、技术难以应用和落实。此外，办公室工作本身的复杂性、繁琐性也很容易导致人员压力增加，进而失去工作动力。

三、新形势下企业办公室管理效能的提升策略

针对当前企业办公室管理工作中存在的主要问题，企业可以从以下几个方面对办公室管理工作进行完善，有效的提升管理效能。

（一）健全办公室管理工作制度，落实办公室精细化管理

良好的管理工作必须要以健全的管理制度作为基础，企业在加强办公室管理工作之前要对相关的管理制度进行完善。首先，要提高管理制度的全面性，制度内容要尽可能的涵盖办公室工作内容，对所有的工作环节、流程进行有效的管理，使相关人员在开展工作时能够有规可依、有章可循;其次，要优化管理流程，在保证管理制度的全面性的基础上整合或去除不必要的管理环节，降低管理成本;最后，要加强管理制度的规范性，要结合当前企业发展和办公室工作实际对相关工作提出明确目标和标准，为管理制度的执行提供支持和保障。由于企业办公室工作较为复杂和繁琐，因此在相关管理工作的开展上就需要重视精细化管理的实现。首先，企业要针对办公室工作现状对相关工作进行分析、分类，对工作内容进行优先度的区分，抓住主要矛盾开展工作。其次，企业在办公室管理中要重视对相关工作的系统化、量化转变，对各工作环节进行细化分解，针对每一个环节或单元加强管理，“把小事做细，把细事做透”，并在此基础上量化办公室工作质量标准和管理标准。最后，企业要结合相关的管理制度将办公室工作责任落实到个人，实现责任的精细化管理，并加强相关的监督和考核工作，一方面保证办公室工作順利进行，另一方面则及时发现问题并进行解决。

（二）提高办公室人员素质，调整办公室人员结构

提高办公室人员的能力素质是提高办公室工作水平最直接有效的途径。因此，企业在办公室管理中必须要重视对相关人员的管理，坚持“以人为本”、坚持“人才战略”，积极通过多种途径加强对办公室人员队伍的建设。首先，企业要加强对办公室人员的培训教育工作，根据其个人特点以及岗位需要开展培训，通过派遣外出学习、组织脱产培训、鼓励自主学习、进行岗位轮换等形式提高其工作能力。其次，企业要对办公室人员结构进行调整，要根据员工个人特长、性格、需求等合理安置岗位，提高岗位匹配度以及其工作积极性;要积极引入青年人才，实现新老管理思想之间的交锋，从而得出更加有效、先进的管理方法。此外，企业还要重视对办公室人员责任意识的培养，提高其职业责任感，利用“角色理论”是相关人员的主观能动性得到提升，并根据岗位工作内容区别做好绩效考核、激励措施、关怀措施，从思想和物质两个方面促进办公室人员履行职责。

（三）推动工作现代化发展，创新办公室工作方法

针对办公室工作繁杂，低水平重复性劳动较多的问题，企业要积极推动办公室工作的现代化发展，利用现代技术创新办公室工作方法。例如，企业通过加强信息技术在办公室工作中的应用，完善企业内部网络建设实现高效信息传输和处理、通过办公自动化来代替低水平重复性劳动，从而有效的提升办公室工作效率，实现办公室工作高效化、实时化以及系统化。同时企业在办公室工作自动化的基础上，以办公室系统的严格、规范的流程来培养办公室人员的程序意识，使其在工作过程中逐渐形成尊重制度、遵守流程的观念，在利用办公自动化提高工作效率的同时推动人与自动化系统之间的相互影响，提高办公室管理效能。

四、结语

综上所述，新形势下企业的发展必须要重视办公室工作水平的提高，针对当前工作中存在的问题积极采取有效的管理措施，提升管理效能，从而更好地发挥办公室工作在企业发展中的作用，为企业的发展提供良好的推动力。

【参考文献】

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