如何发挥人事档案在人力资源管理中的价值

颜艳

【摘要】伴随现代市场经济的发展，新时期在组织人力资源管理工作中对人事档案等工作越来越重视。本文围绕人力资源管理中的人事档案管理工作，探究了人事档案的重要价值，分析了目前组织在人事档案管理方面存在的问题，最后針对促进人事档案在人力资源管理中发挥有效的价值提出了相关的建议，以供参考。

【关键词】人事档案  人力资源管理  价值  意义  措施

在组织发展的进程中，需要不断加强人力资源管理体系的优化，这样才能更好地提升人力资本管理效能，进而为组织发展提供强大的人才支撑。人事档案作为人力资源管理工作体系中重要的构成要素，加强人事档案的科学管理成为目前组织探索和探究的重点。当然组织在人事档案管理方面还存在一些不足之处，影响人事效用的发挥，加强人事档案在人力资源管理中发挥价值的路径探究具有重要的社会意义和现实价值。

一、人力资源管理中人事档案的重要性分析

人事档案记载了一个人一生的成长过程，对组织而言人事档案管理工作的开展，为人力资源管理各个模块工作的顺利实施提供了重要的参考支持，具体而言，一方面通过全面加强人事档案管理工作，对职工各方面的信息以及履历等进行补充完善，可以便于查阅人事档案相关的信息，进而对员工的综合表现等进行分析研究和判断，以此便于为人才选拔任用及培养等方面提供重要的参考依据。另一方面人事档案是组织一项重要的基础性工作，可以对职工一定时间内的情况和工作相关的信息等进行搜集、整理和归档等，进而可以为组织人事考核等工作提供参考，这样可以引导广大职工不断结合自身的岗位等加强自我控制和约束，投入更多的精力等融入到工作中来，不断提高自身的工作动力，创造更大的价值，在实现自身人生理想的同时也为组织创造更多的绩效，实现双赢。

二、当前人事档案管理工作实施现状分析

在组织人力资源管理工作开展过程中目前针对人事档案管理工作组织对其重要性认识不足，没有有效提升人事档案管理工作的规范性和高效性，具体存在的问题体现在以下几个方面：

（1）人事档案意识不足，管理模式不够创新。一方面组织对人事档案管理工作没有一个清晰的认识，没有将其作为一项重要的基础工作来进行部署和安排，甚至一些人员为了获得好的前途或者评价，对个人的人事档案信息等进行更改。在人事档案管理方面还存在档案丢失、档案整理资料不规范、档案人事信息等泄露等问题，从而难以提升人事档案管理工作的规范性。另一方面人事档案管理模式比较固化，缺乏创新，组织没有结合实际等不断建立完善的人事档案信息化系统，在相关资金的投入及硬件软件设施的配置等方面需要进一步加强。

（2）人事档案信息利用深度不够。目前组织在开展人事档案管理工作的过程中主要是关注人事档案信息有没有及时补充完善和进行归档，对于人事档案相关的信息如何利用，如何发挥人事档案信息在人力资源各个模块工作中的作用和效用等方面缺乏深入的研究和思考，没有结合实际全面提高人事档案信息利用成效，从而不利于组织人力资源以及其他管理业务工作的稳定有效开展。

三、新时期提升人事档案在人力资源管理中的价值路径分析

为了进一步提高组织人事档案管理成效，切实发挥其在人力资源管理中的有效价值，建议从以下几个方面来进行探究完善：

（1）提升对人事档案管理工作的重视性，并不断完善基础管理体系。人事档案是组织一项重要的基础工作，无论是对个人成长还是组织发展都具有重要的作用。为此应当加强相关政策的宣传培训，提高组织全员对人事档案管理工作的重视性，并引导他们结合实际自觉地对人事档案信息等补充完善和积极提供，从而切实提高人事档案信息的完整性。同时要围绕人事档案管理工作加强建章立制，结合国家相关的档案管理要求和规范对人事档案管理工作如何开展提出明确的要求和导向，加强人事档案管理权责分配，设置专门的部门和人员来开展人事档案管理工作，对人事档案各类信息如何收集、整理归档以及利用等方面建立清晰的流程等，切实保证组织人事档案管理工作扎实完善开展。

（2）加强人事档案管理模式的创新。要在不断完善和补充组织人事档案管理信息的基础上，进一步加强档案信息的检查，确保档案信息真实全面，同时对人事档案管理工作加强技术创新，引入现代信息技术等建立完善的人事档案信息化平台，针对不同的人事档案进行分类整理和归档，完善信息化功能模块，从而更好地提高人事档案综合规范管理成效。

（3）加强人事档案信息的利用。在围绕组织人力资源管理各项工作的开展针对如何利用人事档案信息等进行分析研究，对人事档案内容进行及时利用，将其和组织培训、人力资源规划、人才培训以及选拔任用、绩效考核和薪酬体系完善等工作全面融合起来，将人事档案信息中的关键要素进行提取，以此为基础将其和组织其他人力资源管理以及业务工作等进行融合，进而全面提高人事档案信息的综合开发利用价值。

此外还应当围绕人事档案管理工作不断提高人力资源队伍的综合素质，尤其是人事档案管理人员要不断加强政策、理论以及专业技术和职业素养等方面的培训，不断提升他们的职业技能和服务意识等，引导他们结合组织的发展战略等围绕如何提升人事档案综合利用价值等方面积极探索，形成更多的成果，积极探索人事档案体系化建设的新模式和方法，切实提高人事档案综合利用管理成效。

总之，对于组织而言人事档案管理工作是重要的基础工作，也是需要认真研究和规划部署落实的基础项目，只有结合组织实际不断完善人力资源管理体系，加强人事档案管理的综合性，这样才能不断提高人事档案管理成效，为组织健康有序发展提供良好的基础和强大的信息支持。

参考文献：

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