档案信息资源共享建设的现状及问题

王秀琴

【摘要】现代信息科技发展日新月异，档案信息化建设也一日千里，档案信息资源共享作为档案信息化建设的最终目标，也是档案界一直为之努力奋斗和实现的理想。然而，由于种种原因，档案信息化建设遇到了不少难题，档案信息资源共享也受到了限制，不能很好地、真正地去实现。文章从分析档案信息资源共享的现状及问题入手，以本单位档案信息化建设的实践为依据，探讨实现档案信息资源共享的有效途径。

【关键词】档案信息化 档案信息资源共享 现状问题

一、观念意识有待提高

“重藏轻用”思想严重。受传统管理模式与思维惯性的影响，相当一部分单位档案部门在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式，档案工作人员的思想观念有待更新，“重藏轻用”的思想依然在作祟，好多人还停留在对档案实体进行简单的收集、整理、归档保管或者单纯地将档案目录输入到计算机、部分纸质档案内容扫描挂接到档案管理软件系统中等简单的档案信息化、档案数字化处理工作。没有更积极地采取多种措施来促进档案信息在更大范围内实现共享的意识，也没有利用现代信息技术对档案信息进行网络化，没有优化档案信息的存储结构。

信息交流意识淡薄。仅关注本部门的档案信息资源管理，而漠视单位各部门的信息资源整合;只强调档案信息资源网络设施的投入力度，却忽视整合完善具有特色的档案信息资源，致使信息高速公路上“车少货缺”，档案信息资源共享机制建设面临着种种隐忧。另外，部门信息资源的封锁也成为单位信息资源共享的瓶颈。一方面，由于一些部门可以利用自己部门所掌握的信息资源获利，在权力和利益问题作祟下，很难实现公开和共享。另一方面，由于缺乏统一规划和管理，各个部门各自为政，信息资源多头采集、重复建设、浪费巨大，大部分数据库不共享或只在有限范围内共享，使用成本太高。

资源共享意识不足。在单位里向领导提起档案信息资源共享时，好多单位领导首先想到的是保密问题，担心档案信息资源共享会影响档案信息的保密，会出现失泄密等档案信息安全问题，认为纸质档案放在库房里才保险，或者扫描后的档案内容信息不上公众网才安全，从内心对档案信息资源共享有担忧，害怕这担心那，单位领导保密意识过强，不能客观地正确看待档案信息资源共享与档案信息保密的问题，从而不十分积极地支持档案信息资源共享工作的开展。

二、标准体系建设失衡

标准化是档案信息资源共享机制建设的生命所在，是对档案信息资源各方面建设的前提与基础，是实现档案信息资源共享的最具实质性意义的保障手段，也是最紧迫、最亟待解决的实际问题。必须对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面做出统一的标准与规范，否则档案信息资源共享就无法实现。但是，由于历史的原因，档案工作的标准化程度不高，从档案日常管理、开发利用到相关档案信息管理软件的设计开发与应用等，都缺乏統一的规范与标准，各档案管理软件系统开发时，也没有考虑其它部门和系统的互联互通问题，这极大地影响到档案信息资源共享建设的发展。另外，各部门、各系统标准规范不统一，也造成技术上的共享困难。各部门业务系统相互独立，自成体系，相互不能对接，都有各自的标准和规范，造成信息资源在交换、共享上的困难。

三、法规和制度缺乏

档案信息资源共享缺乏国家和单位的统筹规划和宏观调控、缺乏法律法规和管理制度的保障，不同地区、不同行业内的档案信息资源共享机制建设缺乏全局性的发展规划，战略约束力不足，致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。在我国，《保密法》、《档案法》及其他一些相关法律法规中涉及信息方面的立法，更多强调的是信息资源的“保密”而不是“公开”，更不用提“共享”，在单位内部也普遍尚未出台单位档案信息资源共享的相关规章制度，导致档案信息资源的共享还无法可依、无规可据，档案信息资源共享还处在艰难的探索阶段。

四、责任主体缺失

在现行体制下，单位信息资源的开发利用一般都按单位部门业务板块进行，缺乏一个特定的责任主体部门对信息资源共享的组织协调和运行工作负责。单位内的好多业务部门，如财务、人力资源、法律事务、物资采购、设备管理等，其各自的信息资源系统都分别由上级部门统一开发，没有一个统一管理的主体，造成各部门工作不协调、各系统信息共享困难。由此也导致了另一问题，即在各信息系统的实施策略上，“重纵轻横”问题严重，由于没有统一的部门去协调，各系统各自为政，只重视本系统自上而下“纵向”间信息的互联互通，忽略了各系统、各部门之间信息系统“横向”间信息的互联互通。因而要实现信息资源的共享，需要一个特定部门统一进行协调运作。

五、缺少必要的配套资金

档案信息化建设中突出的问题是重前期投入，轻后期建设，好多单位往往在档案信息化建设项目开展之初，投入大量资金，购买档案信息化建设所需用的硬件和软件，设置标准化机房，购买档案管理软件系统服务器及大容量档案存储设备，配备电脑、打印机、扫描仪、复印机等档案数字化设备。前期资金投入之后，由于缺少后续的配套资金，档案部门与其它各单位、各部门的互联互通搭建不起来，档案信息资源共享就会成为了一句空话，充其量只是搭建起了档案信息资源共享的“骨架”，而缺少使信息血肉相连的“血脉”，往往只能进行一些简单的输机、扫描挂接等数字化工作，而不能实现档案信息资源的共享。

六、缺少必须的专业技术人才

长期以来，由于种种原因，档案部门缺人才，留不住人才，档案部门不但缺少档案专业人才，也缺少档案信息化建设的计算机专业人才，更缺少既懂档案专业知识，又精通计算机专业知识的复合型人才，这些人才是档案信息化建设和档案信息资源共享实现的人才保障。由于档案部门人员素质和业务水平普遍较低，又墨守成规，不善于学习和掌握新知识新技能，开展档案信息化建设后，单位又没有给档案部门再配备新的专业技术人员，致使配备的档案管理软件或档案信息化、数字化设备不会使用，出现一些简单的问题不会处理，有的单位甚至买回的档案管理软件连安装都安装不了，即使勉强安装上了，操作起来又成了老大难，使档案信息化建设和信息资源共享停滞不前。

总之，档案信息资源共享是个长期的系统工程，需要投入大量的资金，需要做大量的前期标准化、规范化整理工作，需要领导及相关人员具备相关的意识和业务技术素质，需要单位各个部门的密切配合才能得以实现。