信息技术在中职学校档案管理中的实践研究

王洪民

摘  要：随着我国教育事业的不断发展和新课程改革的不断深入，中职学校的教育问题也越来越受人们的重视。中职学校也越来越重视学校档案的管理，尤其是在互联网迅速发展的今天，如何运用信息技术对中职学校档案进行管理已经成为广大中职学校领导班子重点关注的问题。本文以中职学校档案管理的现状出发，对信息技术在中职学校档案管理中的实践进行研究，并提出有效解决对策，以促进中职学校档案管理的一体化，为学校的长远发展埋下扎实的基础。

关键词：信息技术;中职学校;档案管理

在互联网和信息技术逐渐普及的今天，各个行业都将信息技术运用到了日常的工作中，这一举动在很大程度上提高了工作效率，并且实施信息技术后在经济方面带来的效益也比传统的形式所帶来的效益要高。将信息技术运用到中职学校档案管理中去，使原本繁琐的档案管理工作变得简单，大大减轻了人力物力，使档案管理信息更加规范，并且档案管理的效率也在很大程度上得到了提高。由此看来，信息技术对于中职学校的档案管理有十分重要的作用。

一、目前中职学校档案管理中存在的问题

学校档案对学校来说十分重要，但是目前中职学校在档案管理方面仍然存在很多的问题。下面就目前中职学校档案管理中存在的问题进行简要分析。

（一）中职学校的档案管理理念仍处在落后阶段

目前在大部分的中职学校中，对学校的档案管理仍处在原始阶段，依然采用传统的档案管理理念进行档案管理。传统的管理理念的管理效率低下，档案管理人员的工作量大，管理的过程过于繁琐与复杂，无法保证档案信息的完整落实。此外，传统的档案管理理念在档案的安全保密方面不够重视，因管理工作量大会经过很多人的手，很难保证档案信息是否在传递过程中被泄露。

（二）中职学校档案管理人员的办公条件和办公环境落后

在中职学校的档案管理中，由于学校的不重视，学校档案管理人员的办公条件和办公环境比较简陋，仍然处于落后阶段。办公硬件和软件都跟不上管理的步伐，对档案管理人员的工作起不到应有的帮助，甚至阻碍了档案管理人员的工作效率。在办公环境方面，由于采用传统的档案管理模式，很多的档案信息全都放在一个狭小的空间内，档案管理人员的办公环境就是在一堆堆的报纸、书本或者文件当中，对于档案信息的检索工作也很难完成，在很大程度上阻碍了学校的长远发展。

二、信息技术运用到中职学校档案管理的有效对策

学校档案对学校的发展有至关重要的作用，同样中职学校的档案对中职学校的发展也有着十分重要的作用。在信息时代，传统的档案管理已经跟不上时代的步伐，那么该如何运用信息技术对中职学校档案进行管理呢，下面就这个问题展开讨论。

（一）转变传统的档案管理理念

将信息技术运用到中职学校的档案管理中去，这一举动打破了传统的档案管理理念，同时提高了学校档案管理工作的效率。但是要更好的使学校档案的作用发挥首先要从档案管理的理念入手，要先转变传统的档案管理理念，从内心接受信息化技术在学校档案管理中的应用。在转变档案管理理念的同时要注意结合时代的背景，不要一味的注重档案管理的效率，要在重效率的同时注重档案的安全管理，以促进信息化技术在中职学校档案管理中的应用。

（二）加强对档案管理人员的信息技术的培训

将信息技术运用到中职学校档案管理中去，要注意加强对档案管理人员的信息技术培训，加强档案管理人员在学校档案管理中的创新意识，同时对档案管理人员使用计算机进行档案管理的技术加以培训，以免因不当操作造成不可挽回的损失。用信息技术管理学校档案的形式有很多种，要注意尽可能得让档案管理人员选择自己所感兴趣方式来对档案进行管理，在管理过程中不断提升自身素质。在实际的工作中，要结合实际情况对档案管理人员进行培训，争取使档案管理人员通过实际的工作过程中更好的理解如何将信息技术相关知识运用到日常的工作中去，达到真正意义上的加强档案管理人员的信息技术培训，提高信息技术在中职学校档案管理中的应用水平。

（三）推动学校建设信息化的档案数据库

到目前为止，我国的中职学校对档案的管理仍处在传统管理向信息化管理过渡的阶段，功能健全且档案管理系统稳定是两者完美过渡的关键所在。关于中职学校建设信息化的档案数据库要遵循一定的原则，在保证学校所建立的信息化档案数据库牢固可靠的基础上保证学校档案的原始性。同时，要注意在信息化档案数据库里实施分层次管理，以一个固定周期来将学校新的档案更新到数据库内，并且要将档案管理的各个环节进行详细记录，明确每一环节的主要负责人，尽可能的建立一个完整的信息化管理系统，确保学校的档案信息能够通过计算机等电子设备进行查阅。

（四）优化档案管理人员的办公环境和办公条件

要想更好的将信息技术运用到中职学校的档案管理中去，除了重视档案管理人员自身的素质之外，还要重视档案管理人员的办公条件和办公环境是否良好。作为学校领导，要注意学校档案管理人员日常工作所使用的电子设备和互联网等硬件和软件的质量是否有一定的保证，在办公环境上要尽可能的给予档案管理人员一个良好的环境，好的环境是工作质量得到保证的基础，学校要尽可能的优化档案管理人员的办公条件和办公环境。

结束语

总而言之，信息技术在中职学校的档案管理中有着十分重要的作用，但是在实际的工作中，仍然存在很多的问题，学校要通过不断的改进运用信息技术进行档案管理的方法，才能够真正的发挥信息技术在中职学校档案管理中的作用，促进中职学校的长远发展。

参考文献

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