试析行政档案管理中信息化技术的应用

曾佳乙

摘 要：随着大数据时代的到来，信息化技术应用于各行各业之中，为人们的生产、生活提供了极大的便利。信息化技術的推广与普及是社会发展与进步的一个重要特征，信息化技术的应用为各行各业提供了一种新的发展模式，并迅速改变着人们的生活。当前，我国高校行政档案管理工作较为复杂，且存在着诸多问题，要想促进行政档案管理工作的稳步发展，势必要将信息化技术应用到其中。本文阐述了高校行政档案管理工作的重要性以及存在的问题与不足，并在此基础上就如何在行政档案管理中应用信息化技术提出了一些针对性建议，希望能够促进我国高校行政档案管理工作的健康稳步发展。

关键词：行政档案;管理;信息化技术;应用

前言

高校要想得到健康、有序地运行，就必须有行政档案管理工作作为基础。然而，当前我国高校行政管理工作来看管理办法仍然较为传统，也就是说档案的收集、分类以及归档工作仍然依靠人工进行处理，这在很大程度上影响了相关工作的效率。随着大数据时代的到来，信息化技术应用于高校行政档案管理工作中势必会成为一种必然趋势。信息化技术在行政档案管理工作中的应用将在很大程度上提升相关工作的效率。信息化技术是一种较为新型的管理方式，具有如下特点：存储量较大;时效性较强;便于后续的管理与查询。由此可见，在高校行政档案管理工作中应用信息化技术将会大大提高工作效率，促进我国高校的快速、健康、有序发展。

一、关于高校行政档案管理中应用信息化技术的认识

1.行政档案信息化管理的概述

信息化技术在行政档案管理工作中的应用，突破了传统意义上的人工管理模式，有效转变了人工管理模式下效率低下、后续查询不方便、存储量较小等问题和不足。信息化的行政档案管理指的是借助现代科学技术手段，对行政档案管理中的相关信息进行较为智能地提取、分类、整理以及加工，以便于能够在最大程度上提升相关工作的办事效率，更好地服务于师生。与传统意义上的人工档案管理方式相比，信息化技术在行政档案管理工作中的应用可以存储更多的档案信息、能够及时有效地查询和修改相关信息，除此之外，还能够利用互联网信息技术，快速传递相关行政档案信息，这在很大程度上节约了社会的人力、物力和财力资源。

2.在高校行政档案管理中应用信息化技术的优势

现代先进科学技术在高校行政档案管理中的应用，是对传统人工档案管理工作的一种替代。高校行政档案管理的信息化能够统一相关信息的字体、字号以及格式，大大节约了人力、物力和财力，为后续相关工作的开展打下坚实的基础。现代先进科学信息技术相对于传统人工来说一个非常显著的优点在于可以对海量的信息进行存储并运作，再加上其字体、字号、格式以及纸张都是相同的，这样在整体上提升了高校行政档案管理工作的效率。随着经济的发展与社会的进步，人们的生活节奏越来越快，节约时间和人力成本成为许多人追求的首要目标，因此，现代先进科学信息技术在高校行政档案管理中的应用很好地契合了人们的需求。

3.树立行政档案管理标准化的意识

随着信息化技术在高校中的应用与普及，高校的发展朝着现代化方向的发展，高等院校只有实现现代化发展，才能在最大程度上促进其各方面的综合发展。高等院校的现代化建设与发展，一方面应当依靠现代新进的信息化手段，另一方面还应当梳理标准化的意识，从思想上对信息化技术加以重视。档案管理标准化也就是在进行管理档案的过程中，必须将每一项工作的具体标准制定出来，然后每一个相关部门按照相应标准开展后续工作，只有这样才能在最大程度上节约人力、物力与财力，进而保证高校行政档案管理工作的快速、有序开展。

4.信息化技术应用在行政档案管理的步骤

高校档案管理工作首先要做的就是对相关信息进行搜集与整理，这是一个非常重要的环节。搜集与整理相关信息，一方面需要现代化现金信息技术的支持与帮助，另一方面还需要素质较高的人员进行操作。由于现代化信息技术手段的更新速度比较快，所以相关人员必须不断进行学习，以便于不断丰富自己的知识储备。搜集与整理完相关信息之后，就应当对相关信息进行归纳与分类。归纳与分类信息是高校档案管理工作的核心所在，需要相关工作人员认真、谨慎。

二、高校行政档案管理中应用信息化技术的重要性

1.有利于提高高校行政档案管理工作的时效工作率

高校行政档案管理信息化指的是将现代先进科学技术应用到高校行政档案的管理工作中，并对相关档案进行分类、整理与存档，这样能够在很大程度上节省相关工作人员的时间和精力，提高行政管理工作的工作效率，促使高校行政档案管理工作的系统化和规范化。与此同时，在高校行政档案管理工作中应用现代现金科学技术，可以大大提升信息的准确性，在最大程度上减少相关档案信息的破损和丢失。

2.有利于高校行政管理的透明化和公开化

将现代先进科学信息技术应用于高校行政档案管理工作中，有利于促进高校行政管理的公开化和透明化。行政部门的工作计划、工作人员的相关信息、相关奖励惩罚情况等信息，将全部展示在高等院校的官方网站上，这样可以帮助相关工作人员更好地了解本部门的情况，从而更好地进行监督管理，促进高校行政管理的透明化和公开化。

3.有利于提高高校行政档案的利用率

将现代先进科学信息技术应用到高校行政档案管理工作中，可以在最大程度上提升高校行政档案管理工作的工作效率，降低相关工作人员的时间成本;除此之外，高校行政档案管理的信息化可以更好地服务于相关人员，便于相关人员查找信息，进而提升工作效率，在最大程度上提高高校行政档案的利用率。

4.有利于高校辅助工作的可持续发展

随着大数据时代的到来，网络信息技术也得到飞速发展，这在很大程度上提升了人们的生活水平，与此同时高校行政管理工作的问题也逐渐显现。传统上高校行政档案管理工作的模式已经无法适应现代社会的发展需求，因此，必须对高校行政档案管理工作进行升级和转型，以便于促进行政管理工作质量的提升，进而促进辅助工作的可持续发展。

三、信息化技术应用到高校行政档案管理中存在的问题

1.管理人员对高校行政档案信息化工作不够重视

当前，绝大多数高等院校的工作重心都放在了扩大招生上，在工作方式与工作方法上有了一定的革新。但是值得注意的是，相关管理人员并未对现代先进科学信息技术在高校行政档案管理工作中的应用给予充分的重视，这在很大程度上导致了高校档案信息管理工作的混乱、无序，不仅降低了相关部门的工作效率，而且还对高校档案信息的安全性产生了不良影响。

2.信息化管理基础设施薄弱

行政档案信息化需要依托现代现代信息技术进行，包括计算机、互联网、大数据等信息技术，需要投入大量计算机、存储器、服务器等硬件，而目前很多高校在档案管理上采用的设备还停留在基础管理阶段，设备陈旧，故障频发，同时，投入的资金不足，无法满足现代信息化技术要求，限制档案信息化管理水平的推进和提升。

3.高校行政档案管理人员的素质较为低下

当前，现代先进科学信息技术应用于高校行政档案管理工作中的一个重大阻碍在于行政档案管理人员的素质较为低下。当前，在我国高等院校中相关工作人员的专业素养和专业知识较强，但是大多数工作人员的管理水平较为低下，能够运用管理系统进行精确操作的工作人员更是少之甚少。高校行政档案管理人员虽然具备较强的专业理论知识，但是大多数缺乏档案管理的实践经验，这在很大程度上阻碍了高校档案管理工作的发展，进而阻碍了相关工作的有效进行。

4.高校行政档案信息化管理存在安全隐患

信息技术高速发展与信息建设投入不足的矛盾，暴露了信息化管理安全隐患，其主要问题有：

第一，行政档案存储空间安全不足，缺乏对电子档案有效管理，教师、管理员、学生都可以获取到电子档案。同时，缺乏存储有效存储备份，缺少备份服务器，或者备份服务器缺少合理管理，主服务器和备份服务器均存放在同一空间，电子档案均有可能泄露或丢失。

第二，高校行政信息管理系统采用的防护技术主要有防火墙、电子签名、密钥管理、数字认证等技术，这些技术为信息管理系统保驾护航，但是如果信息管理安全技术的不够完善，则信息管理系统有可能受到恶意攻击或窃取。

四、信息化技术在高校行政档案管理中的应用策略

1.加强对高校行政档案信息化管理的认识

信息化管理过程中，管理理念对管理质量和管理效率具有重要影响，高校管理层应重视信息化管理，行政档案管理人员要积极了解信息化管理特点、要求和发展趋势，转变传统纸质档案的管理理念，主动学习信息化档案管理的技术、流程、相关程序和法律法规，建立现代化的信息管理理念。具体而言，高校行政档案管理部门可以组织员工开展信息化系统调研，开展档案信息化讨论、分析和探讨适合本校的档案信息化建设路径，确定信息化建設的目标，结合实际工作情况，提出建设思路和对策，提高行政档案管理人员对信息化的认识。

2.建立健全相关应用制度

要想使高校行政档案管理工作能够有序、规范开展，首先应当建立健全相关的应用制度。随着经济的发展与社会的进步，绝大多数人都将利益放在了第一位，并不惜为利益钻空子，在这样的时代背景下，必须建立健全相关的应用制度才能在最大程度上约束相关人员的行为。高校相关单位和部门在开展行政档案管理工作时，首先应当结合本部门的实际情况制定切实可行的档案搜集、分类、整理以及归档等工作细则，并对每一个环节进行相应的约束和监督。行政档案最重要的是要追求其真实和完整，因此高校行政档案管理部门必须向相关工作部门下发其详细的制度，以便于保证档案信息不被毁损、不被丢失，在最大程度上保证高校档案信息的真实、完整。

3.引进先进技术，加大基础设施投入

随着计算机网络技术的迅速发展，作为大数据处理的主流技术云计算技术已开始应用于档案信息管理，由于档案管理系统可在云端运行，可以减少处理能力和硬盘存储空间，大大降低计算机成本。数据挖掘技术可在短时间对海量数据进行挖掘分析、整合，可以优化管理信息、查询、过程控制和分析决策，智能化的运行提高了档案管理系统效率。档案管理人员可以采用电子标签技术在档案中植入电子标签，可以实现非接触读取档案信息，读取便捷，且可以同时段读取多芯片存储信息，可以极大简化流程，提高强点速度。

确定技术路线，需要投入相应的硬件，保证系统稳定运行，硬件的投入可以采取充分利用现有设备，补足其他设备的原则，加大档案管理信息化的资金、人力的投入。根据学校实际情况，选择合适的硬件设施、配置合适的处理软件，建立高效的档案信息化平台，不仅保持设备的先进性，同时要经济合理。

4.实现文档的一体化管理

根据当前现代先进科学信息技术在高校行政档案管理工作中的应用情况来看，今后发展的一个重要趋势是实现文档的一体化管理。文档一体化管理的实现能够在很大程度上保证文件的快速、有效传输，与此同时还能够保证各种资源的共享，因此，文档一体化灌流的实现对于高等院校的健康、持续发展具有十分重要的意义。文档的一体化，可以帮助相关行政管理部门不断完善自身内部的信息档案网络系统，进而更好地为相关工作提供最大程度上的便利。

5.加大信息管理的安全防护建设

建立安全防范制度，定期对防火墙、电子签名、密钥管理、数字认证等安全保障技术升级，采用入侵检测技术检查系统完整性，定期开展网络安全测试，定期进行维护，及时解决安全隐患。定期备份档案信息数据，采用多技术手段进行备份数据，避免突发事件对档案信息带来的破坏。

6.加快行政档案信息专业人才的培养

档案信息化管理涉及到的知识层面和技术层面都比较广，高校应加强人才队伍建设。一方面，高校内应成立一批专业的计算机、互联网等信息技术人才，为档案信息化提供技术支持，另一方面，应培养或聘用专业的档案现代化管理人才，保证行政档案管理科学、高效的进行，为档案信息化提供理论支撑，组建成专业档案信息化团队，长期负责学校复杂的行政管理系统。

五、小结

随着经济的发展与社会的进步，科学技术也在不断地发展与革新，信息时代的到来给人们的生产生活带来了极大的便利。现代先进科学信息技术在高校行政档案管理工作中的应用，在很大程度上节约了人力、物力以及财力，极大地提升了相关工作部门的工作效率，进而促进了高等院校的健康、可持续发展。但是值得注意的是，当前高校行政档案管理的信息化还存在许多问题和不足，必须提高行政档案管理理念、建立健全相关的应用制度、引进先进技术，加大基础设施投入、加大信息管理的安全建设、实现文档的一体化管理。

参考文献：

[1]范桂灵.试析行政档案管理中信息化技术的应用[J].科技经济导刊，2017

[2]蒋明子，潘 博.浅谈信息化技术在高校档案管理行政中的应用[J].产业与科技论坛，2019

[3]李 广.浅析计算机信息化在档案管理中的应用[J].中国科技博览，2014

[4]李敏荣，白浪锋.浅谈计算机信息化在医疗档案管理中的应用[J].计算机产品与流通，2017

[5]任惠敏.国土资源档案管理中信息化与数字化技术的运用浅析[J].办公室业务

[6]宋 阳.信息化时代高校档案管理工作创新策略[J].教育管理，2019

[7]姚树静.信息技术背景下的高校管理改革研究[J].山东工会论坛，2017

（作者单位：仲恺农业工程学院）