审计档案质量控制研究

王慧平

摘 要：本文论述了审计档案质量控制工作的必要性，并简单介绍了审计档案工作的内容，在此基础上，以质量控制工作提前开展为核心探讨了审计档案质量优化的具体措施，旨在提升审计档案质量控制工作的成效，进而提升审计工作的实效性。

关键词：审计档案;审计质量;质量控制

引言

审计档案是审计工作的基础组成，也是审计工作质量的重要把控措施。提升审计档案质量控制工作可以避免大量审计进程中疏漏的发生，对于审计工作的完善性有重大意义。

一、审计档案质量控制的意义

1.审计工作流程的需求

审计档案主要指审计进程中产生的全部中间性文件，其中包含了审计人员的全部工作流程、审计报表各项提交意见的证据及证据转化方式。同时，是相关部门对审计成果进行校验的重要参考资料;也是当审计成果存在疑问，复审工作开展时的重要数据支撑。当行政诉讼发生时，审计档案也是行政及司法机构作出判决的证据。总的来说，审计档案在审计后续工作中发挥着证据性的作用，必须具备较高的质量，保证档案的真实性与调用的便捷性。

2.是审计工作质量的保障

审计档案涉及几乎全部审计人员的工作成果及流程，可以说审计档案的质量是建立审计工作质量之上。因此，加强审计档案质量控制工作，就是加强建设审计工作监管，从侧面保障审计人员严格按照已有规章制度开展工作。此外，审计档案整理的过程，也是对审计工作回顾的过程，可以发现审计工作中存在的疏漏或者错误，及时采取补救措施，全面保证审计工作的质量。

3.保证信息服务的质量

审计档案担负着为相关机构部门提供信息服务的责任。只有真实、全面并且规范的审计档案才能为其提供正确的参考与指导意见。为保证审计档案正确的发挥其信息服务功能，审计档案质量必须得到全面保障。

二、审计档案质量控制的主要内容

针对审计档案的质量控制，我国法律层面有着较为全面且详细的标准。审计档案质量控制工作就是保证审计进程中全部的文件资料按照相关规定填写、整理、归档。本文在论述进程中按照时间顺序进行叙述。

1.立卷责任人

立卷是一项较为简单的工作，也是审计档案质量控制中较易被忽视的工作。但其对于审计档案质量的重要性并非如内容一般简单，只有在拥有明确立卷责任人的基础上，审计档案才有了验收及约束的主体，质量控制工作才能顺畅且高质量的展开，审计档案质量控制的功能才能较为良好的发挥。立卷责任人通常由审计组长直接指定，对审计档案质量担负直接责任。

2.材料收集

顾名思义，材料收集指对审计工作中产生的所有文书资料进行收集、校验、检查。由于审计工作流程的复杂性，材料收集常需要整理大量种类不同的文件。

第一，结论类文件。结论类文件指审计进程中产生的对审计目标进行定性描述的書面文件。具体可包含各种会议的记录文书、审核意见书、审计小组人员结构说明、设计单位的反馈意见文书及中间过程文书、审计最终决定书与审计移送处理书等。

第二，证明类文件。指审计工作中各种结论得出的原因相关文件，主要包含审计证据、审计日记、审计单位承诺书、审计底稿等。

第三，立项类文件。审计工作产生原因及前期工作相关文件，主要包含政府及机关的指令文件、审计工作展开原因及批示类文件、审计工作方案及前期调查数据、审计授权或者准许意见通知书等。

第四，备查类文件，也可以称作其他文件，指审计工作中产生的不属于以上三者的全部文书资料。

3.材料归档

材料归档指审计文书材料收集完成后的整理、存放工作，国家针对该流程有着较为详细的规定，归档人员仅需严格按照国家规定开展工作即可。但需要认识到的是，严格按照国家规定开展工作并非一项简单易行的事情，尤其在材料归档这一十分复杂的体系中。管理人员需要具备丰富的工作经验与深入地了解工作制度。

审计档案整体按照结论类、证明类、立项类、备查类进行排列，不同类别内部有着不同的整理方式。比如，结论类文件在整理进程中需要按照逆工作流程排序;证明类文件的排列顺序需要按照审计方案及底稿的描述顺序进行排列，方便后期审查时调用;立项类文件需要严格按照时间顺序进行排列;备案类文件由于种类繁多且散乱，通常按照时间顺序与文件重要性综合排列。

三、审计档案质量控制措施

审计档案质量与审计工作质量有直接关系，因此，本文在档案质量控制工作探讨时，会从审计工作的全流程进行探讨。

1.审计小组的组建

审计小组的组建主要包含两项内容：第一，审计小组的结构。审计小组结构要具备流程化、规范化的特点，即要有明确的内部管理结构与责任分配机制，保证审计工作中各级人员分工合作的流畅性，从制度上减少审计工作中的阻碍;第二，审计参与人员。审计参与人员要依据审计的对象与目标确定，人员选择要保证全面性，各项审计流程均有专门负责人员，各项审计内容均有专业辅助人员，保障审计工作的有效性。同时，审计档案整理人员应当参与到审计工作中，将档案质量控制从事后工作变为事中工作，及时发现审计档案中存在的各种问题并进行修改，避免后期文件补充时与被审计单位的协调沟通工作，提升审计档案质量控制工作的效率。

对于审计小组组建来说，明确审计小组的人员结构远远不足，审计单位要对内部员工进行梳理，明确各个员工较为擅长的工作内容与工作形式，对已有审计人员进行种类划分，使审计人员处理自身更加擅长的事项。在这种理念下的审计小组建立，其组内职责划分方式同样需要进行一定程度上的改变，传统职责划分模式为不同人员负责同一被审计目标不同事项的审计。而该种工作视角下，审计职责应当转变为同一审计事项不同工作流程的划分，充分发挥审计人员自身的才能。但在现代制度背景下，针对不同审计目标的审计重点或关键审计事项，其审计开展连续性强、特殊性鲜明，难以进行合理流程划分，因此，关键审计事项应当由经验丰富的人员独立完成。需要注意的是，本文审计小组结构重新界定的核心目的为审计档案质量的提升。因此，小组成员中必须具备一个独立岗位负责各种审计档案及材料的整理。这种将审计档案整理工作独立出来且深入审计流程的模式：第一，档案负责人员可以在审计进程中保证审计档案种类及条目的完整性，档案缺失补充更加简单;第二，档案整理人员直接在工作进程中提取文件，省略了原有的独立交接流程，由于人员配合失误导致审计档案丢失的可能性明显降低，档案管理工作开展更加便捷、高效。

2.审计方案的编制

审计方案是审计工作开展的基础指导，是审计工作全面性的保障，对审计档案质量有重大意义。审计方案编制过程中需要明确审计工作主要对象与审计内容的核心，提升方案的针对性与详细性。

首先，方案制定前，审计小组人员要详细收集被审计单位的全部相关资料，包含能够从被审计单位中直接获取的经营状况佐证信息及资产相关信息，需要审计人员使用大量的其他方式与资源获取的审计工作佐证证据，保证自身基础素材积累的全面性与充足性，保证自身能够对被审计单位提供资料的真实性进行较为准确的判断，避免审计人员给出错误的意见或者无法发现财务报表中隐含的重大欺瞒事项，提升审计工作的质量，进而保证审计档案的质量。

其次，明确审计工作的主要目标。即在审计工作准备阶段，通过多种审计资源的调用，预先判断被审计单位的关键审计事项与审计重点，为审计人员提供方向性指导，避免审计进程中由于目标的缺乏导致部分信息校验效率较低或者进行了大量的无关工作，在消耗了大量审计人员精力与时间的同时，产生了数额庞大的无价值或者低价值审计文件，保证审计工作直接产生档案的简洁性，使审计材料及档案收集工作更加简单可行。

最后，细化审计工作流程。即将审计人员全部工作流程体现在制度层面，包含行业内默认的基础工作制度，提升审计工作开展的科学性，避免不同人员的差异性工作方法及习惯对审计工作的顺畅展开产生影响，致使审计工作与审计档案存在缺失。

审计方案编制的主要目的为对各级审计人员工作流程进行限制，杜绝各级员工采用问题型主导的审计工作模式，即若未发现问题便不进行取证、校验。保证审计工作的全面性，保证审计小组最终给出意见的合理性与实效性。避免由于审计工作的缺失导致多次复审，产生大量的重复性审计工作与审计档案管理工作。

同样，在审计档案质量提升这一主导理念下，审计方案的完善不能只包含审计工作的基础流程与内容，也应当包含审计档案整理工作的相关内容。第一，审计人员工作进程中应当加强对审计档案的重视程度，即使相关审计事项完成，流程文件及证据文件也不应当胡乱堆放，避免导致部分审计档案的丢失，或者不同审计事项甚至被审计单位的档案掺杂，为审计档案整理工作带来不必要的麻烦，从制度层面保证审计档案整体工作开展的顺畅性与简洁性，缓解审计档案管理人员的工作压力，使其将更多精力分配在档案质量控制层面;第二，在工作方案中体现审计人员对于档案整理人员的配合，即将审计档案交接或者档案管理人员文件直接采集配合作为审计工作的基础流程。保证审计档案整理工作开展的顺畅性，避免档案管理人员将时间与精力大量消耗在前期工作上，审计档案最终质量得不到保证。此外，审计进程中，与被审计单位领导沟通的主体往往为审计小组成员。因此，当审计档案发生缺失时，档案补充的最佳执行人为审计小组沟通负责成员。档案管理人员配合还应包含缺失审计档案采集，提升审计档案整理工作开展的效率，为其质量提供更为全面的保障。

3.审计工作实施

审计档案质量控制视角下，最大的变化在于审计档案管理人员直接参与审计工作。在每項审计流程完成后，审计人员直接进行档案校验工作，保证各种文书材料的内容、格式符合国家标准，对于其中存在问题的文件及时修改，降低档案修补的成本。该目标实现的有效手段为审计档案管理人员在审计工作参与进程中更加关注证据文件的全面性及证据转化方式的合理性。即可以较为直观的从已有证据中分析出被审计单位提供信息的真实性或者问题存在的原因，保证证据文件有充分的证明力，使审计档案在应对后续各个审查与调用都拥有较为良好的表现。

虽然审计档案质量控制作为审计工作质量控制的有效手段，其直接参与审计流程有较高的必要性。但需要认识到的是，质量保证并非为审计工作强行加上一道枷锁，且审计档案整理工作的效率与审计工作的效率直接相关。因此，审计档案管理人员参与审计工作进程中要尤其注重尺度，一切行为以不降低审计工作效率为前提。审计工作本身内容十分复杂，审计人员工作压力较大。在这种背景下，若审计档案管理人员对审计工作效率造成影响，审计人员将对档案管理工作敌视心理极强，在工作中展现出多种不配合行为，不利于审计档案整理工作的效率提升与质量控制。因此，审计档案管理人员审计工作直接参与进程中，要明确自身下游工作的位置没有发生改变，变化的只是工作开展时间的提前。

4.审计报告的撰写

审计报告撰写过程中对于审计档案质量控制工作有较高价值的点：第一，对审计材料的来源进行查验，保证其有较高的可靠性;第二，对审计材料的完整性进行检查，保证其具备作为审计证据的效力，同时查看其本应签字、盖章等位置是否存在空缺，若存在需要及时进行填补;第三，查看所有审计材料是否严格按照国家标准编写，对于其中格式不合格的材料要及时进行纠正;第四，对审计材料进行鉴定。鉴定是较为复杂的一项工作，需要多个相关部门的参与，审计档案管理人员要严格按照国家规定流程进行，决不能存在疏漏;第五，审计底稿内容与格式的检查，查看其是否存在内容缺失或者格式错误，若存在需要进行修改。

审计报告内容规范性实现较为简单，档案整理人员的深度参与便能实现。但审计档案质量的另一层面体现——内容全面性实现较为困难，由于审计报告中内容体现会直接使审计人员担负法律责任，在内容编写进程中，审计人员通常较为谨慎，甚至会有意忽略部分存在疑问的内容，这对审计档案质量影响重大，但却难以实现有效控制。虽然近年来随着法律与制度的改革，审计报告内容编写增添部分强制性内容，但其落实时间较短，在审计档案内容全面性与质量提升层面虽有一定体现，但这种体现仍无法全面改善审计档案部分内容缺失的现状，需要相关制度进一步落实。

5.编目与验收

编目是严格按照国家排列标准进行的，需要注意的只有编写进程中保证条目的清晰，条目与档案实际存放位置的严格对应。验收指对审计档案的全面复验，由于有前期大量的预先检验工作，复验工程较之前难度大幅下降。审计档案管理人员只需要严格按照已有的工作职责分类，做好自身管辖范围内的检验、整理、装订工作即可。但工作流程的简单不等于工作状态的放松，员工应采取较高的重视程度与工作态度，做好审计档案质量控制的最后一项程序，全面保证审计档案的规范性与真实性。

四、结论

审计档案质量控制工作优化的核心在于将事后控制不断向事中控制转移，在审计进程中实现对档案质量的监管，做到问题的实时发现、实时修改，避免验收进程中修改带来的大量重复性工作。

参考文献：

[1]于高峰.新审计档案管理下的审计档案工作优化分析[J].兰台内外，2020

[2]陈云亮，罗俊杰.审计档案管理现状、存在问题以及对策研究——以湖北大峪口化工有限责任公司审计档案为例[J].办公室业务，2020

[3]崔荣星.规范审计档案管理探讨研究[J].办公室业务，2019

（作者单位：山西省保德县审计信息中心）