新时代档案征集工作的实践与探索

赖晓虹

摘 要：立足新时代，档案事业发展迅速，档案价值得到全社会重视与肯定，档案征集备受瞩目。鉴于档案征集工作尚处于探索与完善时期，为了全方位做好档案征集，要多角度进行优化，对新时代档案征集给予全新认识，剖析其存在的不足与问题，构建针对性的发展战略，强化从制度到流程的全面提升，实现档案资源的丰富，为档案事业的可持续发展奠定坚实基础。

关键词：新时代;档案征集;探索

前言

随着知识社会的不断发展，知识成为新时代突出特征，占据主导地位，促使档案管理工作进入新阶段，面临着诸多机遇与挑战。基于此，档案征集工作成为档案管理的重中之重，直接影响档案利用率，也是提升档案质量的关键。因此，要充分发挥档案征集管理相关法律法规的作用，积极完善征集流程，做好环节管控，切实提升档案资源收集与利用效率。

一、以新时代为视角全面认识档案征集工作

1.档案征集拥有严谨与专业的法律依据

从法律层面分析，档案征集工作拥有严谨的法律法规依据，是档案管理机构进行档案管理的重要职能。档案征集工作受到法律法规的肯定、认可以及保护。结合《档案法》可以发现，档案的集中管理是国家政府义不容辞的责任与义务，这就使得档案征集工作的开展获得制度性保障，也是保障档案接收、收集、整理以及保存工作得以顺利开展的依据。同时，也将档案征集工作作为档案管理的核心内容。

2.档案征集工作有利于档案资料的丰富与完善

在社会不断发展进步中，档案的价值受到更大范围的肯定，档案利用率大幅提升，这也是促使档案需求不断扩大的根本原因。同时，档案管理与档案需求之间出现矛盾，彼此发展不同步。档案征集工作的开展深受传统思维的制约，档案利用范围受限。但是，在当前的档案征集中，鉴于信息网络技术的应用，档案征集突破时空限制，征集方式灵活多样，有利于资源快速与高效的收集，其对丰富档案资源有着不可替代的作用，对发挥档案资源价值意义重大。

3.档案征集是保护人类文化遗产的重要途径

中华民族历史悠久，中华文化在发展中得以沉淀与流传。但是，很多珍贵的资料由于多种因素的影响，保存不完整，甚至丢失，在根本上对档案资料的流传产生阻碍，威胁历史资料的完整性。通过档案征集工作，能够加大档案收集力度，促使很多处于分散状态的资料得以集中，珍贵的档案资料得到有效的保护与利用，满足社会需求。也就是说，对于新时代档案管理工作，档案征集的开展成为保护人类文化遗产的必要手段。

4.构建新时期档案征集大格局的必然选择

对于档案征集工作，成为丰富信息资源的重要手段，也是档案事业得以长远发展的根本，事关生存与进步，直接决定档案业务的扎实性与稳定性。从本质上讲，依托科学的档案征集，能够实现对文化信息的有效传承，达到弥补信息不足的问题，有利于城市记忆的恢复，成为档案资源体现建设的重中之重。鉴于诸多历史原因以及环境变化，档案资源以分散状态存在于不同机构或民间，档案资源保护工作迫在眉睫。基于此，要 将档案征集工作落到实处，有效保护珍贵档案，促使其得到科学的处理，为新时期社会发展服务，这也是档案部门新阶段工作的核心。档案征集只有列入工作发展规划，才能构建更加科学的制度与机制，提升征集实效性，保证创新性质，拓宽渠道，增强信息丰富性，保证科学规范性，提升操作水平，构建新时期档案征集大格局。

二、新时代档案征集工作中存在的问题

1.档案征集工作缺乏强有力的组织性，专业化与专门化不强

对于档案征集工作，比较突出的问题是缺乏完善的征集机构，人员结构不合理，过于精简，尚未构建专门的征集机构。另外，征集队伍薄弱，没有定岗定位，征集人员多由档案管理机构进行委派，缺乏一支“素质强、业务精、作风硬、效率高”的专业征集人员队伍。除此之外，征集工作处于附属地位，尚未成为档案管理的核心环节，缺乏完善与优化的档案征集网络，规范性与系统性不强，工作效果不佳。

2.档案征集意识薄弱，宣传工作整体不到位

立足新时期，档案征集工作异常严峻，面对发展初期，在馆藏、征集范围以及方法等方面尚未形成系统的模式，认识上不统一，相关法律法规不规范。也就是说，能够支持档案征集的宣传资源十分有限。另外，档案征集使用的宣传方式缺乏系统性与先进性。随着信息技术的发展，档案征集工作的宣传工作也要变换方式，力求多元性，促使大众能够更加清晰地了解档案征集价值，掌握档案征集的范畴。除此之外，档案征集宣传范畴有待扩大，力度亟待增强。档案征集工作需要深入基层进行实践，这也是获取宣传实效的基础。但是目前，档案征集宣传工作多停留在表面，宣传尚未深入人心。

3.档案征集缺乏长远规划，统筹工作不到位

立足当前，档案征集工作缺乏长远规划与设计，尚未结合时代发展以及行业要求，进行整体统籌，尤其缺乏完善科学的制度与机制，档案整体工作方向不明确，范围存在模糊性，征集工作凸显随意性与随机性;档案征集工作极具系统性，离不开多个部门、主体以及机构的配合，仅靠档案部门的力量是不足的，尤其是面对档案价值在全社会认识的不完整性，使得大众对档案征集了解不够透彻，使得一些资料存在于民间，大众自我进行保存，不懂得进行集中管理的价值，对专业工作认可度不高，尤其质疑档案保管条件与能力，对档案征集的有序开展造成阻碍;在目前的征集工作实践中，很多资料较为零散，数量有限，信息量有限，影响系统挖掘与研究，威胁信息价值的实现;在档案管理中，征集费用有限，尤其是面对极具价值、珍贵的档案，档案征集遇到费用难题，甚至影响征集目标的实现;档案征集人员也存在业务能力不佳、素质不高的问题。

4.档案征集缺乏深入探索研究，实践性亟待增强

对于档案征集工作，其是丰富档案资源的重要途径，因此，整个工作的开展需要从实践出发。但是，当前的档案征集工作更多依赖的是口头信息的发布，未真正进行深入探索与研究，征集手段单一，范围较窄，利用途径也少之又少，影响档案的利用，无法满足全社会对档案的真正需求。

三、新时代如何做好档案征集工作

在档案事业稳步发展的环境下，档案征集工作以全社会为对象，成为新时期档案管理部门重要工作内容。面对档案征集工作中的诸多问题，需要变被动征集为主动出击，明确征集对象，改善征集手段，掌握征集标准，构建更加高效的征集工作体系与机制，将其贯彻在征集工作全流程，落实相关规则与标准，推动档案征集工作的顺利开展。

1.积极创新档案征集思路，增强责任感与使命感

立足新时代，档案管理工作进入新时期，档案征集工作面临巨大发展压力。因此，要结合档案管理实际，增强档案征集工作的使命感与责任感。面对社会的飞速发展，加之大众对档案使用的增加，档案资源的丰富成为必然，以便更好满足全社会的档案需求。另外，要对传统的征集理念与思路进行转换。征集与利用相辅相成，利用是征集的目标，征集是实现利用的前提与基础，需要将两者进行有机统一，才能实现档案资源丰富的目的。除此之外，档案征集工作具有紧迫性与使命感，主要源于档案资料的有限性特点，需要抓紧时间进行征集与利用，有效发挥其服务社会的价值。

2.做好档案征集的统筹与规划

鉴于档案征集工作的特殊性，需要由档案管理机构进行牵头，对整个档案征集工作进行统筹管控，促使征集工作能够有组织、有计划、有目标地开展，避免出现征集的重复，强化征集成本的控制;积极建立档案征集工作机制，形成完善的征集制度，涉及征集的范围、征集办法等，设置征集流程，明确征集对象，便于全社会参与其中;档案征集工作开始之前，需要做好规划，制定征集方案，保证与档案管理实际相符，推动征集工作有序开展。另外，档案征集工作的开展离不开资源支持，尤其是专项资金支持更是重中之重。因此，要正确处理经费投入与产出的关系，保证二者呈现正比关系。提前做好征集费用支出计划，纳入预算范畴，以便提升征集效率与效果，改善征集工具与设备。

针对征集方法，要遵守档案管理以及征集的相关法律法规，明确征集模式，促使征集工作涉及的征集方、送征方等权责清晰，维护档案征集的准确性、安全性以及有效性。

3.构建优质的信息沟通机制，强化征集范围与渠道的拓宽

对于档案征集工作，为了保证有序开展，档案管理机构需要重视构建信息沟通机制，目的是促使档案征集部门能够与更多主体保持良好的沟通与协调，加强与展览馆、博物馆、图书情报行业、信息行业等的合作，实现信息互通，拓宽征集范畴，增加档案征集来源渠道。在档案征集工作中，相互协作是最为有效的办法。一方面，通过与征集范围出现交叉重叠的征集机构进行合作，能够减少能源消耗。另一方面，也能够了解不同档案征集机构的征集方向，有利于资源共享。只有构建良好的沟通交流机制，才能在档案征集领域形成良性循环，促进档案征集工作的有序发展。

4.综合使用多元化征集模式，强调融合与发展

为了扩展收集范围，实现对各行各业信息的全面收集，强化文化传承，要以全社会为背景，进行大范围信息征集，可以对征集载体进行拓展，如老照片、影像资料等，有效增强社会感召力与凝聚力，以便得到更大范围的认同、效应以及支持。另外，能够转变档案征集观念，提高档案资源建设水平，最大限度满足社会对档案资源的更大需求。另外，要积极构建档案征集平台，以便激发更大规模的大众参与档案征集工作，增强大众对档案信息自觉意识，保证档案部门与社会公众的密切联系，强化更大互动的带动，引起社会更大范围的关注，为征集工作的有序进行奠定基础;采取弹性征集的手段。在档案征集中，捐赠档案征集是重要方式，因此，对于此类征集，需要采取一定方式进行鼓励，如颁发证书等，以便提高捐赠方式的热情。在面对价值突出、所有者不愿意捐赠的情况，可以在征得同意之后，进行复制或者收购。对于捐赠完成的资料，捐赠者享有优先使用权，同时，可以对档案资料的利用以及公开性限定条件，确定权限，双方签订协议，以便有效维护双方权益，这对促进档案工作顺利开展意义重大。

5.依托先进信息技术，提升档案征集技术应用水平

随着科技的不断进步，大数据、云计算等信息技术影响力不断扩大，这也为档案征集模式的扩展创造条件。具体讲，档案工作需要面向全社会，在新媒体的作用下，实现对档案征集工作的大力宣传，充分发挥互联网、微信、微博等平台的作用，对档案信息进行大范围发布，实现对传统宣传模式的拓展，鼓励与引导更多社会组织、公众等参与征集活动，切实提升档案征集效率，也大大深化档案征集的深度与广度。

6.拓展征集主体，形成全社会参与机制

在档案征集中，民间资源丰富，因此，档案征集工作需要进行管理创新，拓宽收集领域，积极引导社会力量参与征集活动。具体讲，要鼓励媒体、民间组织、社会活动等加大宣传影响，在全社会范围内增强对档案征集工作的认识，积极投入工作实践，提供更多资源的线索。另外，依托各界民众力量，主要涉及群众组织、社会组织以及个人等，构建志愿者队伍，促使其充分发挥档案征集工作社会力量的作用，积极进行档案征集工作的宣传。除此之外，档案管理机构可以定期组织相关论坛、展览等，大力宣传档案征集工作的成果，普及档案知识，壮大档案征集工作的队伍，为征集工作有序发展提供更加强大的群众基础。

7.加强人员建设，培养高素质征集队伍

在当前档案征集工作中，档案工作人员发挥关键性作用，其面临更高标准与要求，需要具备较强的专业能力与素质，综合能力成为关键，否则，很难适应新时期档案征集工作的需求。因此，在这种背景之下，需要积极培育复合型人才，保证拥有较强的职业精神，责任心突出，档案管理知识丰富，能够善于进行多学科之间的融合，分析能力较强，融合档案知识、信息知识、文化知识等于一体。另外，要结合时代发展要求，积极进行自身突破，善于对知识结构进行调整与更新，尤其正确认识信息技术带给征集工作的影响，分析其优势所在，积极应用于档案征集工作实践，切实提升档案征集水平。对于管理者，要积极开展培养与培训工作，保证培训内容的先进性与合理性，落实考核，积极进行效果跟踪，尤其传达档案征集在新时期的新任务，明确要求，增强培训针对性，切实提升人员素质与能力。

四、结束语

综上，在新的发展时期，档案征集成为影响档案资源体系建设的关键，也是制约档案开发利用的重要因素。因此，要重视档案征集工作的有序开展，积极转变思路，开拓创新，坚持与时俱进，依托先进的档案征集管理机制，采取科学高效的征集方法，拓宽征集范畴，保持与社会密切合作，贏得社会民众的热心支持，逐步进行积累与整合开发，实现档案征集深度与广度延伸，为档案价值的发挥提供坚实的保障。

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（作者单位：广东江肇高速公路管理中心）