关于档案管理员的素质与档案管理

文/杨明（洞口县公路建设养护中心）

档案管理工作具有重要的意义，而档案管理人员作为管理工作的落实主体，其素质水平会直接影响到工作的效率和质量。当前档案管理工作朝着高质量、信息化方向发展，所以，对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。档案管理人员如何结合工作实际，提升素质水平，就需要深入探究分析。

一、信息化背景下档案管理的新特征

档案构成一般包括原始记录、实物、文件以及文献，因此，其具备增值效用、集中储存、价值保留、同一管理、原始记录等作用。档案管理部门除了存放档案之外，还要给单位领导决策提供支持，所以，档案管理是一项基础工作。信息化时代背景下，档案管理呈现出了新的特征，包括：第一，运用信息技术，对档案的相关工作实施高效管理，如排序、分类、集成、编目等等，提升管理工作的效率[1]。第二，用信息流取代物流，实施“无纸化”管理。档案信息服务可以基于局域网基础上进行共享以及远程服务，提升档案信息的利用效率。

二、档案管理员应具备的素质

从图1中可以看到档案管理人员素质的构成部分。档案管理人员的素质和档案管理间具有紧密的联系，思想素质可以为档案管理工作质量的提升提供保障，专业素质关系到管理的水平，文化素质则是有效落实管理工作的基础。专业、思想、文化素质构成了档案管理人员素质，对于工作的开展均具有影响，只有确保管理人员的素质符合要求，才能有效落实档案管理工作。

（一）思想素质和档案管理

思想素质关系到档案管理人员的工作热情，该素质主要包括两部分，分别是政治品德以及职业道德修养。政治品德有政治态度以及思想作风等等，只有具备良好的政治品德，才能保障人员拥有较强的保密意识和纪律观念，在工作中做好保密工作。当前档案管理领域中已经运用了信息技术，其运用能够提升工作的效率，为管理工作提供便利，同时也对管理人员的政治品德有新的要求。职业道德修养就是管理人员职业行为的规范性，还有其品质情操和道德观念，分别从情感以及意识方面，对管理人员的工作进行规范，引导其保持积极的工作态度[2]。可见，工作人员的思想素质，对于档案管理具有积极作用，在培训工作中，要注意对管理人员的职业道德以及政治品德进行培养，提升档案政治、内容、技术安全性水平，避免因为人员在工作中的疏漏而出现泄密问题。

（二）专业素质和档案管理

专业素质也是档案管理人员需要具备的重要素质，其中主要包括三部分，如图2所示。

图2 专业素质内容

1.熟悉掌握基础知识以及管理程序

档案管理的综合性较强，包含合理的档案管理、系统的档案服务，保障管理档案的全面性以及有效性。所以，档案管理人员需要清楚了解《档案法》中的内容，以此为依据，规范落实各项档案管理工作。要想丰富管理人员的基础知识，就要通过培训来实现，也可以引进档案管理专业人员，在工作中制定清楚、规范的制度，让管理人员了解有关的基础知识，如，计算机、历史、目录学以及文秘知识等等，结合档案内容，有目的地补充所需的知识，为工作的有序开展提供保障[3]。档案管理比较复杂、细致，这就要求管理人员全面掌握工作程序，按照流程规范地落实工作，并围绕档案的各个操作流程和新时期档案管理要求及标准，组织开展技能培训活动，不断提升管理人员的专业性，确保管理工作的质量。

2.组织协调能力

档案管理工作并非是档案管理部门的工作，还需要相关部门配合，这也对档案管理人员提出了要求，应具备较强的组织协调能力，积极有效地和相关部门人员进行沟通，有效的收集档案，做好整理以及归档，便于查阅以及借阅。为了提升人员的这一能力，就要注重对档案管理规定和机制进行宣传，自主的和档案使用人员沟通，掌握其需求和查阅档案的目的，优化和完善工作内容。

3.熟练掌握信息技术

当前信息技术已经在档案管理领域得到了有效运用，为了充分发挥信息技术的优势，提升档案管理工作的效率，就要求档案管理人员熟练地掌握相关信息技术，如，多媒体技术、二维码技术、各种管理软件等，更好地落实档案电子化以及有关工作，规范地开展工作，优化档案管理的效果。对培训内容进行补充，让管理人员能够灵活使用管理软件，重组片段档案信息，利用网络技术，共享档案，提升档案管理的数字化水平。

（三）文化素质和档案管理

文化素质是档案管理人员素质构成，也就是需要其具有丰富的文化知识，通过学习专业知识，将理论与实践有效结合，不断提升人员的业务能力。该素质包括两方面，一方面是文字编撰能力，另一方面就是写作能力，这些都是管理工作中不可缺少的。在工作实践中，一些环节如质量分析、归档、整理等等，包含较多的文字资料，在整理环节中有很多目录编制、年鉴整理、大事记编写，对管理人员的文化水平有较高的要求[4]。除此之外，档案管理信息化还有较多的录入工作，还要保障全面性以及准确性，只有人员具备较高的文化水平，才能符合相关工作要求。基于分析，档案管理人员文化素质包含较多的方面，一般有文字表达写作水平、文字材料组织能力、概括能力等，可以满足工作要求，确保档案资料的安全以及完整性，更好体现出档案资料的价值。

三、结语

综上所述，提升档案管理人员的素质水平，对于档案管理工作的高效开展具有积极促进作用。档案管理人员和档案管理间具有紧密的联系，提升管理人员的整体素质，可以进一步体现出档案管理工作的价值；档案管理工作水平的提升，可以体现出档案管理人员的作用。所以，在平日档案管理中，要注重组织档案管理人员进行培训，不断提升其综合素质，为管理工作的有效开展提供保障。