纯档案、泛档案与类档案的区别及综合利用

摘 要  信息技术的发展推动了档案概念的泛化，因此有必要对档案的定义进行定性分析。三类档案的边界并不是固定不变的，存在着交集和定向迁移的特征，本文对此进行举例论证。同时，本文提出对接业务系统和开发搜索引擎的方法，以最大化利用档案信息，并提出建立档案馆联盟，从组织机构上构建大数据仓库，实现大档案观。

关键词  档案概念 区别 综合利用

中图分类号 G270 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-30

Abstract The development of information technology has promoted the generalization of archives concepts. Therefore， it is necessary to conduct a qualitative analysis of the definition of archives. The boundaries of the three types of archives are not fixed， and there are characteristics of intersection and directed migration. The paper demonstrates this with several examples. At the same time， this paper puts forward a method of docking system and developing search engines to maximize the use of information value in archives， and proposes to establish an archives alliance， build a big data warehouse in terms of organization and institution， and realize the large archives view.

Keyword archives concept; difference; comprehensive utilization

純档案、泛档案、类档案概念的提出是与新时代档案管理的目标导向紧密联系的。档案管理的工作重心正经历从信息资源的收集、保管、利用转变为向利用者提供充足、必要、精准、人性化服务的轨道上来，工作模式的主干从信息源管理转变成为用户服务管理，即以档案管理的终极目标引领档案管理各领域工作的开展。

随着改革开放后经济的快速增长，利用者信息需求面越来越宽泛。档案利用服务趋向于大众化，一方面用户覆盖面扩大，更多的人群成为档案利用服务的受众;另一方面，对档案信息的需求量和涉及面提出了新的要求。

正是由于用户导向和利用需求的变化，导致了档案概念的顺势泛化，档案的内涵和外延边界扩大，导致档案门类的新生和泛档案、类档案概念的事实存在，并成为趋势化的发展方向和历史必然，以顺应社会发展变化的现实和规律[1]45。

一、纯档案、泛档案与类档案的概念分析

我国《档案法》第二条提出了档案的定义，“指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，而世界上对于档案的定义有数百种之多。究其原因，是因为档案作为具有凭证作用和保管利用价值的原始信息，只能够定性分析加以描述，而不能够定量分析加以明确。所以我们以宏观的视角看待档案，很多事物都是人类在社会实践中形成的历史信息，说明档案的外延是包罗万象的，造成档案概念不断延展并模糊化档案概念的使用范围。对此，我们可以根据各类档案的管理办法、规定、条例、实施细则等，将长期固化的档案门类归为法定档案，即是纯档案。

由于纯档案只是覆盖部分原始信息，因此纯档案只是原始信息总集的一个子集。用户对信息利用需求的广度和深度不断扩张，使档案的概念向广义的范围扩张，纯档案边界外的大量信息，无论是从形成单位方面，还是从信息内容和利用价值方面，具有和纯档案高度的相似性，社会需求使得在纯档案之外存在一个衍生的关联度高的尚未列入归档范围的档案域，我们称之为泛档案。

价值的不断淡化，存在于纯档案和泛档案之外，仍有大量信息仅具有部分档案属性。虽然这些信息价值不完整，但仍具有重要的查考作用，这类信息与前两类档案也具有关联性和相似性，是前两类档案概念的延伸，我们可以称之为类档案。

二、纯档案、泛档案与类档案单向转移趋势分析

三类档案的划分仅是性质界定，因此其边界是模糊的、变化的。三类档案存在着交集，面对不同用户的利用需求，同一原始信息可能被列入纯档案，也可能被列入泛档案，同理有些信息处于类档案和泛档案的交集。有些泛档案经过一定的历史时期，将转变为纯档案，同样有些类档案也会迁移至泛档案区域，这种转变趋势的速度取决于经济发展、科技进步、社会活动密度和社会意识的扩展（如图1）。

信息技术的发展加快了三类档案单向迁移的进程。互联网、物联网技术的应用和推广导致社会信息总量急速膨胀，大量信息通过线上即可获得甚至自动获取。档案管理的方式方法更为灵活和便捷，使得现行文件及各类信息数据、表单纳入档案管理范畴的时间大为缩短，纯档案的容量不断增加。同时，在社会信息增加和知识进步的外在压力下，泛档案转变至纯档案及类档案转变至泛档案的速率加快，这种挤压趋势增加了纯档案的覆盖面，迫使档案工作者不断开阔视野，跳出原先纯档案理念的局限，比以往更为关注泛档案和类档案的信息管理，以满足社会广泛的信息需求。

三、纯档案与类档案关系例证

民生档案涉及的机构和范围不断扩大。习近平总书记提出：“人民对美好生活的向往，就是我们的奋斗目标。”民生涉及老百姓学习、工作和生活的方方面面，因此民生领域的泛档案不断转移至纯档案领域，从学生的学籍管理，到就业、社保等人力资源管理，到房产、婚姻、三农等各类领域[2]22，我们可以发现，民生档案从宏观的角度上无所不包，因此民生档案的归档范围也在不断发展，间接相关的类档案将转化成直接相关的纯档案。

实物档案已经从事实上转变为纯档案。实物档案具有各种不同的质地，收藏范围极广，某些档案馆甚至把个人藏品也收藏进馆，珍贵的文物藏品也是实物档案的表现形式之一。实物档案具有鲜明的形象化、观赏化特征，可以栩栩如生地还原历史场景，是印证历史极佳的凭证性档案，具有纸质档案所不能替代的教育功能[3]4。正是因为实物档案的表现能力，实物档案也被广泛地运用于历史展览馆和博物馆中，是档案文化和文博建设不可替代的纯档案类型。

口述档案尚处于学术研究的进程之中，但许多档案馆已将其列为纯档案。档案馆收藏的实体档案虽数量众多，但难免有各种原因产生的疏漏。对于没有正式记载的历史，口述档案成为弥补缺憾的补充性档案，如配以录音、录像，可以更加生动地成为历史考证性档案。由于口述档案只是头脑中的记忆，在档案的原始凭证性质的体现方面不如其他档案门类，甚至在时间、地点、人物、事情发生经过方面产生相互矛盾的地方。因此，口述档案需要经过考证，通过其他档案的旁证來体现其真实性。尽管如此，口述档案在保留、回顾历史方面仍起着举足轻重的作用，并需要继续发扬光大。

名人档案是新兴的档案门类，近年来为各级单位所重视和挖掘。名人档案不仅能反映有一定影响力的名人的生平，而且能够反映所处时代的政治、经济、科技、文化等历史面貌。名人档案把历史浓缩到个人，如不有效收集、保管，则散失在类档案中，如时间迁延过久，则造成遗失、破坏或销毁，损失难以弥补。采集名人档案，特别是高龄名人档案，是档案工作者迫在眉睫的重要工作，要通过走访名人本人及其学习工作所形成的关系圈，抢救性地收集自传、回忆录、手稿、笔记、日记、信函、照片、录音录像、证书及书法字画等作品，并及时编研口述档案，举办名人生平展览，通过各种方式保存历史的记忆。

四、纯档案与类档案关系例证

图书、文献资料、音像制品是类档案的重要组成部分，与类档案性质相似、联系紧密。类档案和其他两类档案一样，都是依靠一定的媒介记录信息，这些媒介形成时间相同，类档案也具备服务于各级机构和公众信息利用需求的目的。所不同的是纯档案强调原始记录性和真实性，而类档案很多是经过人为加工、整理和演绎的，类档案的信息源是纯档案和泛档案，纯档案和泛档案经过艺术化创作成为类档案。图书、文献资料、音像制品本身也有很多类别，有纯粹虚构的小说、故事片等，也有依据档案史料创作的历史题材小说、纪录片。因此，纯档案、泛档案与类档案具有不可割裂的天然联系，类档案因其趣味性在社会上广泛流通，从而促进了纯档案自身的发展壮大。

五、信息化、网络化促进三类档案单向迁移的方法

档案信息管理系统与业务系统对接是促进三类档案单向转移的强大动力。数字档案室建设对系统对接提出了明确的要求，档案信息系统不能长期独立于各业务系统之外，造成关联信息难以及时转变的障碍，档案信息管理系统必须定时自动采集各部门电子文件，并建立电子文件归档的流程化管理，采取措施保障目录信息和非结构化数据迁移的准确性和安全性，建立数字签名和电子印章系统保证电子档案的公信力。档案系统与业务系统的互联互通，将促进纯档案的信息量有质的飞跃，泛档案及类档案的迁移将推动归档范围的变化和大档案观的实现。

开发跨业务系统搜索引擎是最大化实现三类档案利用价值的有力手段。档案管理系统与业务系统对接促进了电子文件、表单归档为纯档案，但未进行对接归档的信息仍具有利用价值，但其价值密度偏低，属于泛档案或类档案范畴。如果充分考虑利用者的实际需求，就必须采用特定的算法策略，开发跨业务系统搜索引擎，为利用者个体提供经索引排序、与关键词高相关的检索结果。信息化、网络化为利用者个体创造了客观的技术条件，必将改善利用的环境和效果[4]63。

六、档案馆联盟的建立是实现大档案观的标志

建立档案馆联盟的意图在于共享信息资源，打通行业内档案馆及跨行业档案馆之间的壁垒。档案馆联盟可以协调各单体档案馆之间的特色资源，统一各类技术标准和规范，有效统管档案服务内容，建立起档案大数据资源仓库，实现跨部门、跨区域、跨时空的利用服务。在基层档案馆与相关业务系统对接的基础上，档案馆联盟的数据总量和蕴藏的价值是惊人的，将实现档案信息的规模化、集团化效应。在起始阶段，可在某一行业或者某一区域规划建立小规格档案馆联盟，在测试中发现问题、取得经验并加以革新，在发展成熟的基础上建立更高层级的档案馆联盟。档案馆联盟将在更大的视野中处理纯档案、泛档案及类档案，其汇集成的海量数据可依靠大数据挖掘技术进行分布式处理，其提供的价值将是全面的和综合的。

七、三类档案价值分析和工作重心配置

纯档案、泛档案和类档案的价值是递减的，重要性也有所区别。档案馆的工作重心仍然应该放在纯档案上，努力利用有限的人力、物力、财力等资源，把纯档案收好、管好、用好，不宜本末倒置，分散精力，眉毛胡子一把抓，把大量的精力放在泛档案和类档案上，造成效率的低下和资源的浪费。在纯档案信息资源建设好的基础上，适度把眼光放远一点、宽一点，关注泛档案和类档案的收集和利用，关注外部信息的网络化利用，形成以纯档案为点，以点带面，协同建设泛档案和类档案。

泛档案和类档案概念的提出是档案管理思想观念的革新，档案的概念也在根据时代的需求不断变化。大档案观和全局观是时代提出的要求，新时代的档案工作者不能固守传统的关于档案的定义、内涵和外延，要把目光投向新的档案概念涉及领域，在信息技术跨越式发展的背景下尽可能多地保存利用有价值的信息，提供系统性、人性化的档案知识服务。同时，不断跟进档案学理论研究，形成学习型、创造型组织，适当超越当前工作实际开展理论探索，助推档案学科的深化发展，并在条件成熟之际因势利导地把理论成果应用于档案文化建设中去。

参考文献

[1]张华阳，落拓寒儒.当前“泛档案”现象探讨——辽宁大学历史学院2012级本科生网络探讨[J]. 档案管理，2014（5）.

[2]张天佩.从“泛档案”到民生档案——对民生档案概念的质疑[J].山西档案，2009（1）.

[3]朱梁靓.档案概念泛用现象刍议[J].兰台世界，2010（14）.

[4]蒋红健.大数据挖掘管理与技术策略在高校档案馆中的应用研究[J].山西档案，2019（1）.