医院依法管档存在问题及其策略

张林旺 张璇

一、医院依法管档的现状

医院档案是医院发展不同时期所形成的具有保存价值的原始材料，能真实全面的反映医院的发展过程，对开展科学研究、人员管理、基础设施建设、院志编纂、处理医疗纠纷等工作有着重要的借鉴和指导意义。按照形成的部门划分，医院档案一般分为病案、文书档案、人事档案、党员档案、会计档案、基建档案、科研档案、器械档案、声像档案等，档案的载体日趋多元化。

目前，绝大多数医院对档案按照管理体制和组织原则进行管理，除专业档案外，医院档案实行统一收集、整理、集中保管，做到能收尽收、能归尽归，有效保证医院档案的完整性和延续性。医院针对档案管理制定了部分规章制度和操作规范，指导档案工作人员做到档案的有序、完整和安全;医院不定期派出档案人员参加业务培训，学习档案专业前沿知识，提升业务本领。通过对档案资源的开发和利用，为医院相关工作的开展提供便捷、有效、及时的服务。医院档案管理工作信息化的初步实现，使得档案信息录入和管理更加便利。

近年来，随着依法治国理论体系不断发展完善，国家法制建设不断深入，医院管理的科学化、规范化建设进一步增强，管理标准和水平得到提升，对医院档案依法管理的要求也持续提高。应该看到，医院依法治档工作中尚存在诸多问题亟待解决。解决好这些问题，事关新时代医院可持续发展。

二、医院依法治档工作存在问题

1.医院档案管理制度规定不完善，依法管档的依据比较少

依法管档，完善的规章制度是先行条件。医院制度文件形成往往具有滞后性，虽然各医院在发展过程中相继出台了档案管理的相关制度规定，但是由于制度滞后性，造成在档案管理中出现问题后才跟进相关制度，制度形成滞后于现实需求。医院档案管理制度与医院实际结合不够紧密。国家层面出台的《中华人民共和国档案法》《卫生档案管理暂行规定》等相关档案法律法规，医院在学习、贯彻过程中结合医院实际情况的程度也不够，对相关法律精神领会不全面。医院档案管理制度文件不够系统，医院档案管理制度，如病历档案、人事档案、财务档案自成体系，尚未很好整合以形成统一的管理体系，这无形中给依法管档增加了难度。

2.医院依法管档的组织体系不完善

医院档案管理组织体系不健全，不少医院即使建立了管理领导小组却形同虚设，有关领导不够重视，致使档案管理上投入不足，设备更新缓慢，场地面积狭小，档案管理人员配备不强;相关档案管理组织运行不畅，档案的整理、收集、存档、保存等环节运转不顺畅，存在档案收集、分类难度大，保存不完整，存在泄密、失火、失盗等方面的隐患;档案管理人员专业素质较差，不少人员均为非本专业改行人员，或为兼职临时从事档案管理，工作人员专业培训缺乏的现象普遍存在。

3.档案整理人员法律意识和素质不够高

由于医院档案管理人员往往不是档案管理专业出身，多为转岗或者兼职，因而缺乏对《档案法》《卫生档案管理暂行规定》等相关法规制度的领会掌握;医院对档案管理人员的法制教育滞后，较少常态化地对档案管理人员进行保密教育、法制教育，造成其对依法管档认识不够;医院对档案管理人员的奖惩机制不健全，对于遵守相关法规制度，依法管档的管理人员没有必要的奖励，同时，对于泄密、违反档案管理相关规定人员的必要惩治跟进不及时，造成档案管理人员依法管档的重视度不强。

4.医院档案整理体系尚未建立完善的协同机制，档案质量不稳定

医院档案种类较多，涉及科室较多，各科室负责收集整理档案材料的人员素质不一，对于《文件材料归档范围及保管期限表》理解程度不统一，造成移交到档案室的文件材料质量参差不一，标准混乱，对后续的档案分类、整理及归档工作造成难度。医院各相关科室沒有落实专人负责文件材料的收集和整理，各个科室的档案管理人员缺少统一法规教育培训，加之沟通协调不够，进一步增加了医院档案依法管档、统一管理的难度。

三、对加强医院依法管档工作中存在问题的应对策略

1.建立健全医院档案管理制度，使档案工作有法可依

依法管档，必须有法可依、有法可循。医院要根据新时期档案工作管理要求，转变档案管理观念，把档案管理制度建设当做工作重点来抓，有预见性地制定出台档案管理制度规定。根据《档案法》《档案文件整理规则》制定符合医院实际的制度规定，逐步形成档案管理工作制度体系，建立必要的监督制约机制，以制度规范工作、约束行为，严格档案依法管理的工作机制和流程。统筹医院档案管理相关制度，统一管理标准，避免出现各类档案“各自为政”的现象。

2.设立专门组织机构，明确机构职责，严格落实各项制度规定，履行依法管档责任

依法管档要有法必依。强化医院依法管档工作领导小组责任落实，真正发挥指导督促作用，把各项档案制度规定落到实处。从领导层面入手，强化档案法治教育，增强依法管档意识。与医院工作同部署、同考核，定期开展档案工作抽查督导工作，对于档案工作中违反相关法律法规、制度规定的行为严肃追责问责，督促整改到位。明确工作小组内各科室职责，理顺相关关系，做好档案收集、移交、整理、督导检查等工作的协调配合。加大专门档案管理人才培养力度，加强工作技能学习与培训，全面提高档案专业素质。

3.开展法制教育培训，提高档案工作人员法规素养

邀请医院法律顾问为档案工作人员讲解《档案法》等相关法律，引起档案工作人员对依法管档的重视。派出人员参加档案专业培训，学习先进科学的依法管档经验，转变档案工作认识，在工作中提高档案法律素质。加强医院领导干部和档案工作人员的法制教育，不定期举办档案依法管理专题培训，宣传解读档案相关法律、法规、政策制度，增强法治意识。定期开展档案工作考核，完善奖惩机制，把守法、尊法、用法作为重点考核内容，使档案法治意识入脑入心。由浅入深地树立档案工作人员的依法管档意识，促进医院依法管档工作的持续深入实施。

4.理顺档案管理工作协同机制，健全完善开发利用体系

（1）各科室协同配合，理顺档案依法管理程序

档案工作的开展离不开各科室的协同配合，从文件形成、收集整理、归档保管、借阅登记等多个环节都需要多个部门配合协调。医院应站在全局的高度，指导出台全院性文件，要求各科室按照医院档案管理相关规定，积极配合档案收集整理工作，保证档案管理工作的各个环节的顺畅、高效。各科室要高度重视档案管理工作，认真梳理文件材料，真正做到各项资料收集齐全;严格档案材料的筛选整理，保证文件资料的真实性;按照类目做好档案材料的分类整理，便于查找借阅;借阅时做好登记，对于借阅时间较长的档案要及时问询。

（2）做好档案管理系统的维护升级，依法推进信息化服务

医院实行档案管理系统信息录入和管理，大大减轻了档案工作人员的工作量，提高了工作效率和准确率，缓解了声像档案、电子档案等多元化载体的储存压力。应当指出，依法保障网络信息安全是依法治国必不可少的组成部分，要定期对医院档案信息系统开展维护升级，有效提高系统安全系数，促进档案管理不断向数字化、信息化、安全化迈进。

参考文献：

[1]钟巧琴.新常态下如何推进医院档案依法管理[J].办公室业务，2017（19）：75.

[2]黄艳.医疗系统依法治档优先路径探究[J].办公室业务，2016（16）：63.

[3]罗红珊.医院综合档案的依法管理--以中山市医院为例[J].中医药管理杂志，2017（10）：162.

作者单位：河北省荣军医院