职业学校干部培训档案的特点构成与管理方法

廖薇

摘要：《关于大力发展职业教育的决定》（下文简称《决定》）有关条例被颁布后，我国的职业教育领域进入了空前的发展阶段，现阶段我国职业学校干部培训的大体方式为“两条腿走路”，一条腿是职业学校干部培训学校自身对职业培训工作的重视程度，另一条腿是国家有关部门对其的关注。本文将简述我国现阶段职业学校干部培训档案的特点构成，并分析其管理方法。

关键词：干部培训档案;构成特点;管理方法

中图分类号：G71 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-0-01

在职业学校建立培训中心是为了培训环保部门各级人员，提升他们的工作、监管水平，为环保事业的发展提供有利条件。正因如此，职业学校开始逐渐加强对职业学校干部培训档案的管理工作，也只有这样，才能使职业学校更好、更快地发展。职业学校需要对教学过程、干部档案做好收集工作并及时整理归档，整理归档步骤要求我们不仅要严格按照国家对档案管理的相关法律规定，还需要考虑到职业学校自身的档案特点，只有这样才能使职业学校更好、更快地发展起来。

一、职业学校干部培训档案的特点

1.系统性

干部培训形式有线上培训、线下培训、现场教学等，因此职业学校的培训教学工作是一个具有完整过程的工作，因此它具有系统性。

2.专业性

干部培训的专业各不相同，这就要求职业学校在进行培训教学时需要根据不同的干部选择不同的课程设置，改变课程结构，强化课堂教学，只有这样才能凸显出不同行业的不同特点，因此它具有专业性。

3.更替性

由于干部的岗位职责不同，每年办培训班数达到60余期，档案文件更新快，在此过程中难免会产生相当多的教学设置、计划等，在这些档案文件的共同作用下，一批一批的档案相互交替，构成了职业学校培训档案体系的更替性。

根据以上三点特性我们不难发现，职业学校干部培訓档案存在自己的特性，因此我们在对档案进行管理的过程时，必须要适应其特点，对症下药才能实现高效统一管理。

二、职业学校干部培训档案管理方法

1.严格把控档案形成过程，确保前期文件的质量

通常情况下，档案文件形成的过程决定了档案文件的质量。正因如此，档案管理工作人员不仅需要严格把关档案形成过程，更应该从档案源头做好管理工作，实现形成过程的提前预知与控制。在职业学校干部培训教学过程中，一要做到对早期培训教学过程中已经产生的档案文件，进行及时的收集归档。二要做到对部分重要活动没有形成档案或档案不完整的，如培训成绩汇总、教师教学报告、评估等，要及时进行数据统计、补全，尽可能地恢复档案的完整性，保证档案的准确性。所以当突发事故发生时，档案管理工作人员有权利也有义务向有关负责领导以及有关负责部门及时反映档案存档情况，适当时还可以提出意见，共同解决档案质量问题，保证档案的质量[1]。

2.提升档案管理地位，维护档案完整齐全

培训中心档案的管理、培训水平是否到位，可以在干部培训档案管理水平中体现出来。档案管理工作是职业学校教学工作的关键组成部分，它从全方面体现出了一个职业学校的监管水平、进化路径、知识底蕴、教学特点。为了提升档案管理的地位，职业学校一要做到“三纳入”，即把档案管理工作纳入本校工作计划、纳入专业培训日常管理工作，纳入教育人员的工作职责中。二要做到“三同步”，即将档案管理工作与职业教学研发课程的审批、建立项目等工作目标同步，与职业教学研发课程的评审工作同步，与职业教学研发课程的鉴定工作同步。在此基础之上，高职学院还需要将专业技能培训工作的教学活动、教研活动以及教学培训成就等档案的管理工作合并到职业学校的评估工作中。借助评估工作的实施，有关评估工作人员就可以对评估工作所提供的文件档案进行评估，例如：培训教学提纲、教学安排、考试题目及其分析、干部结构、学历、身份等，其中干部籍贯尤为重要，培训中心面向全国各地，很多时候我们需要统计干部基本情况，根据对应省份的政策要求更改教学模式，因此本文建议针对这一类档案采用“双份存档”模式，即一份档案以培训班为单位，做基本信息储存，另一份则以省份为单位，方便出现政策变动时及时地寻找到所有该省份干部。这里需要指出的是，通过将档案管理工作纳入评估体系，一能有效地提升专业技能的培训教育综合水平;二能保证档案的正确性、真实性;三能完善缺损档案，提升档案文件的管理质量，方便有关人员提取、调查、监管档案文件，进而进化成为一个具有循环性的自我完善体系，为档案日常监管工作提供高效的监管体系，促进档案管理体系的健康发展。

3.顺应档案形成规律，保证档案间的有机联系

我们在对档案进行管理时必须严格顺应文件档案的形成规律，保持档案文件之间的有机联系。在对干部培训档案进行收集、整理的过程中，我们可以以班级为基本元素进行分类收集、整理。例如：把永久和十年以上的干部培训的教学大纲、课程安排、干部信息等一个班级内的教学档案整合在一起，进行统一的归档管理，实施长期严格管理;把十年及以下的干部培训的教学大纲、课程安排、干部信息等一个班级内的教学情况进行统一整理，并进行归档工作，实现各档案文件的有机联系。这样一来，既有利于有关工作人员对档案的查找，又便于识别不同时间段的专业技能培训的教学内容、要求、干部名单等信息情况，还有利于及时地取消过期档案，防止因落后经验影响新阶段教学，为职业学校将来的干部培训工作奠定良好的基础[2]。随着我国专业职业教学工作的进一步发展，我国对于专业职业培训档案的管理体系逐渐被建立并完善起来，经过各教育机构的不断实践、反复摸索，我国专业培训档案的管理工作会更加完善。

结语

干部培训是为各级机构和企事业单位，提供覆盖全行业的岗前、在岗提升培训，以及高校毕业生的技能培训，对于很多专业人员来说，它的建立是一大福音。要想真正使得职业学校发挥其社会作用，实现其教学目标，就要合理管理其档案，但如何能将职业学校干部培训档案进行合理的存储保管，是现阶段的一大难题。本文从档案特点构成出发，分析并给出了相应的管理策略，期待对职业学校干部培训工作的长远发展有所帮助。

参考文献

[1]张彩虹.职业学校干部档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2019（18）：153.

[2]赵德燕.试论职业学校档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（24）：146.