人社局档案管理的问题与对策

陈倩倩

摘 要：人社局开展工作会产生海量数据信息，这些数据紧密联系着社会稳定运行，所以需要有效管理这些数据档案。目前人社档案管理中心个人档案管理中还有一些问题存在着，这会阻碍各项工作的顺利开展，从而应该解决其中存在的问题，加强档案管理，因此人社档案管理中心能够提供更加高效、便捷的服务，以此促进社会发展。本文主要分析镇江市人社档案管理中心档案管理中存在的问题，并提出加强档案管理的对策，以供参考。

关键词：人社局;档案管理;信息化

【中图分类号】G271  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0288-01

档案主要是记录人们的行为，功能主要是记录和总结。档案管理工作会对经济发展产生影响，尤其是在人社档案管理中心，其管理工作顺利、高效开展能够在很大程度上推动现阶段经济发展。然而，随着社会不断发展，镇江市人社档案管理中心档案管理工作出现了一些问题，针对这样的情况，需要重视并有效开展档案管理中心管理档案的工作。

1 档案管理工作现存问题

1.1 法律文件意识需要加强

目前在开展档案管理工作过程中还存在不规范等问题，这一问题出现的主要原因是档案管理中心管理人员对法律文件掌握度不够，所采用的管理手段需要逐步完善。

1.2 档案信息查找困难

人社档案管理中心档案管理中，其中就业档案是由代理档案和失业档案组成，存在着档案管理不够规范，从而会出现信息录入错误，出现张冠李戴的情况。在对相应信息进行查档时，需根据姓名及身份证号码来查找，而一些资料中人员姓名或身份证存在错误，因此难以查找到这一信息。

1.3 管理信息不同步

目前档案管理中心在开展档案管理工作时，没有有效使用现代化技术，这会对部门间信息传达产生影响，从而难以实现同步效果。这主要是因为档案管理中心没有掌握和使用现代化管理技术，管理资金投入不足，缺少资金的支持，档案管理工作很难提升质量和效率[1]。由于档案管理中心档案管理工作不具备较高信息化程度，还存在着不具备统一规范标准的问题，研发的软件不具备良好通用性，这增加了系统联网的难度，经常出现信息交互不同步情况，设置会在调取档案时产生信息错误情况，将阻碍调档工作顺利开展。

1.4 各部门不协调

目前档案管理中心内部没有实现统一，部门间未加强联系，从而很难实现资源共享，档案管理出现严重的比例失调问题。还存在着就业管理档案数量在总档案数量占比超过50%，没有统一的管理制度和方式等问题，需要进一步加强其资源共享效果。

2 加强档案管理工作的对策

2.1 提升档案管理人员工作能力

档案管理中心领导需要重视档案管理工作，有效管理档案处理工作，实时监督和检查这一工作，从而使管理人员在无形中更重视档案管理工作。在开展档案管理工作时相关人员也需要端正态度，准确认识到档案管理的重要性，以此提升相关人员的档案处理能力[2]。相关人员应该提升自身专业素质，档案管理中心需要在管理专业知识上定期培训相关从业者，使其更加积极的参与到工作中去。

2.2 完善构建档案管理制度

档案管理中心开展档案管理工作应具备完善管理制度，对阅档、借档和调档等内容进行规范。在阅档方面，管理人员需要按照查阅人的要求，进行一定指导，协助其查找，并征求借阅人意见，以此不断改进工作。在需要外借的情况下，需要有领导的批准，借阅人应具备相应手续，并保障档案完好无损，不应出现涂改、增删、和圈注等情况，如果有出现不符合规定情况，则可以按照管理办法来处理涉事人员。外部人员在借阅时需要持有介绍信和身份证，并需要本部门领导批准。在没有相关领导的允许下不应翻拍和复制档案。不经过管理人员同意，借阅人员不应擅自进入档案库房。借档需要进行借阅登记，并办理相关手续，退还时需要仔细检查，并办理规划手续。

2.3 加强档案管理信息化

档案管理实现信息化，能够大幅提升管理人员工作效率。因此相关责任人需要更加重视信息化，在档案管理信息化设备方面投入充足的资金。档案管理中心开展档案管理工作中应用信息化设备能够更加方便的储存档案资料，并且将档案资源检索速度提高。此外，档案管理中心为规范化开展档案信息化管理，需完善信息化管理制度，确保档案管理工作根据信息化制度规范进行，防止发生不必要风险[3]。并培养专业信息化管理人才，确保档案管理信息化人才与实际需要符合。

2.4 应用电子信息设备

管理中应用电子信息化设备能够提升工作效率，例如扫描仪、电子档案等，能够方便查档，不需要取档查，可将工作强度降低，并实现部门间的信息交互，防止信息出现错误而产生不良后果，使管理工作更加规范和标准，。此外也可构建和应用信息平台系统，防止出现档案信息损坏和丢失等问题，将安全管理工作做好。

2.5 有效控制档案监管质量

档案管理中心开展档案管理工作时，应重视档案管理的监管工作，以此贯彻落实档案管理中心信息化档案监察工作，以此加强制度化与提升信息服务水平，确保监察协管员顺利落实工作。此外，需要注重档案管理库房的防高温、防鼠、防潮、防虫、防尘、防盗、防光和防火等内容。档案库房附近不應放置易燃易爆物品和容易造成空气污染的物品，不适合设置在地下或是顶层;库房须设有防盗门窗，在条件允许情况下，可配备电子监控设备;库房内需要配挂防光窗帘，防止阳光直射，使用白炽灯，防止日光灯紫外线破坏纸张;库房内应配备去湿机、空调设备、吸潮剂、使库房温度和湿度达到平衡;配备吸尘器，以及时吸取灰尘;库房周边严禁出现明火，构建防火制度，配备消防灭火设备;档案柜上放置防虫和防霉药品，防止其损害档案，并定期进行检查。

2.6 重视档案管理统一规划

档案管理中心为实现信息化档案管理目标，应根据实际来统一规划，统一制定管理方案，强化各部门间的联系，实现档案资源共享，合理布局档案资源系统。对档案信息化管理进行有效宣传工作，领导人员应重视信息化管理目标的落实和实现，从而需要有效开展管理统一规划工作。

结束语

档案管理中心档案管理工作具有一定复杂性，因此开展过程中还有一些问题存在着，为了将管理工作的质量和效率提升，应该解决这些问题。此外不断提升管理人员的职业素养以及专业水平，工作人员也需要提升创新意识，以此创新管理方式，从而提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]贾学燕.人社局档案管理的问题与对策[J].神州，2019，（11）：289.

[2]符铃珠.浅析人事档案管理现存问题及解决对策[J].卷宗，2018，（5）：74.

[3]王彩玲.档案局档案管理工作的研究与探讨[J].企业文化（中旬刊），2017，（5）：182.