档案信息化建设的现状、问题与对策分析

刘文

摘 要：档案管理工作对于促进事业单位工作效率的提升具有重要的作用，完善的档案管理能够全面优化工作流程，为各项工作的开展和决策部署提供参考依据，从而促进事业单位各项职能的良好发挥。在新形势下，探索事业单位档案管理信息化建设，对于规范档案管理、提高档案利用效率，促进各项工作的开展有着重要的现实意义。

关键词：档案信息化;建设;档案管理;对策

【中图分类号】G270  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0292-01

引言

档案的信息化建设以现代先进的科学技术手段为依托，例如网络技术、计算机以及信息技术等，以国家档案管理部门的规定和信息化社会的要求为基础，对档案信息进行保存、管理以及收集的现代化管理模式。档案的信息化管理可以利用大数据对档案信息实施统计和整理，并且运用信息技术把有关信息资源整合起来，为查阅及交流共享提供方便。

1 档案信息化建设现状

1.1 没有真正分清信息化和数字化

有些人误认为从网络上下载的信息是经过信息化处理后的信息。还有些人认为电子化和办公手段的自动化实现也是档案信息化建设的表现。以概念为出发点分析档案的信息化建设，信息化代表了一个发展方向、一个趋势、一个目标，而数字化档案管理模式即是在档案的信息化建设达到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，应该明确二者之间的不同，避免在实际的信息化建设过程中出现公式化和简单化的操作。现在，国内仅仅是在发展信息化档案建设，从本质上来讲并未进入数字化发展阶段，实现档案管理的数字化是最终目标。

1.2 档案管理人员专业水平不够

企业档案管理人员中，大多数是兼职档案管理人员，只有少部分是专职档案管理人员，所以档案管理人员的专业水平参差不齐。兼职档案员由于没有经过专业的学习和系统培训，只是凭借计算机操作经验来管理档案系统，出现问题不能及时解决，只能坐等专业技术人员前来解决。另外，由于专业知识的缺乏，在实际使用管理系统软件时，难免会出现归档文件不及时，甚至导致信息错误的发生。这些问题的存在，严重制约了企业档案管理的创新和发展。

1.3 档案管理过程中信息化技术应用不足

从目前事业单位的档案管理工作来看，虽然开始逐步推进档案管理的信息化建设，但仍然存在对信息化技术手段利用不足的现象。由于事业单位档案类目繁杂、保存量大，对档案管理人员的要求高，但档案管理人员仍然习惯传统的纸质档案管理模式，没有充分利用信息化技术进行归档。信息化技术应用不足，不仅阻碍了档案资料的长期保存，还对后期查询相关档案资料带来极大的不便。

2 推进档案管理信息化建设的有效措施

2.1 增加对档案信息化管理工作人员的培训力度

档案的管理人员是落实档案管理工作的主要动力，其专业素养的高低直接影响着档案信息化建设和管理质量。在新时期，所有单位都应该为有关档案信息化建设的成员开展定期培训，促使其了解并掌握计算机各项功能的操作方式，提高档案管理工作者的现代信息化管理能力，进一步促进单位实施档案信息化建设和管理力度质量和效率。利用培训可以让档案管理工作者充分认识到现代化信息技术的简便和高效，促进其传统管理理念的改变，进一步提高工作者的服务意识。通过对档案信息化建设和管理的工作者进行培训，能够有效促进该单位整体档案管理工作质量的提高，适应时代发展需要。

2.2 完善基础设施，建立网络安全屏障

随着我国现代科技的进步，电子计算机的手段已经越来越高明，为了防止重要档案被窃取，档案管理部门必须加强对档案基础设施的建设。在档案室安装监控设备，并且采取有效的技术手段，对计算机进行加密，安装防火墙和杀毒软件、数字证书、设立安全警报系统等保护手段，构建档案信息的安全防护体系。同时，应该培养专业性的技术型人才，可以随时随地注意档案信息的安全状况，这样在发生安全事故时，可以进行挽回，避免出现严重的损失。另外，要强化档案工作人员的安全意识，定期对相关管理人员及业务人员进行档案信息的系统培训，增加工作人员对档案管理的亲和力，让工作人员认识到档案管理的重要性，让危险没有可乘之机。总之，单位必须多措并举，采用多样化的安全防范措施，建立网络安全屏障，确保单位档案信息的安全。

2.3 促进档案管理标准以及规范的完善

档案管理标准以及相关规范应该在现有的基础上进一步完善，保障后续的管理工作水平得以提升，广大事业单位结合自身实际制定完善的规范标准。首先，应该有明确的档案管理标准，针对档案相关的信息展开规范完整的管理，及时更新档案资料，保障相关信息检索的精准性。其次，明确目标的基础上完善管理制度，借鉴其他单位在档案管理方面的经验，完善自身的档案管理数据库。

2.4 制定出切实可行的档案信息化建设管理体制

制定科学、合理的管理体制是保证档案信息化建设和管理顺利开展的基础，所以，必须要明确档案信息整理和保存的具体流程，做到权责到人，充分发挥档案信息化建设和管理的潜在功能，继续改进及创新管理方法，建构出高效、合理的档案管理体制，进一步提高档案信息的使用和存储效率，用现代化信息技术来整合大量档案信息资源，降低人力、物力及财力的消耗，尽可能减少人为错误的出现，促进档案管理质量和效率的提高。此外，还可以通过购买或自主研发已经成熟的档案管理模式，结合自身实际情况进行改革，健全本单位的档案信息化建设和管理体制。

2.5 提高档案管理信息化水平

事业单位要结合工作实际，采取多种措施，切实提升档案管理水平。首先，要搭建完善的信息化管理平台，一方面实现档案资料的信息化收录储存，另一方面提升档案检索和查阅的便捷度。其次，要构建统一的软、硬件设施，确保档案管理系统的兼容性，保证档案信息的储存、传输通畅，实现档案管理的高效处理。

结束语

档案信息化随着社会的发展、时间的沉淀，会出现质的改变，改变之后的档案信息化就是档案信息越来越透明，档案信息每条都会有详细的记载，而且随着时间的推进，管理人员的技术也会越来越娴熟，档案信息化做的越来越好，间接地促进档案管理的发展。

参考文献

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