浅析高校二级学院行政秘书的工作现状以及特点

冯晓雯

摘要：行政秘书是高校行政管理中的基层人员，需要具有较强的协调能力和组织能力，协助领导处理各种行政事务，完成领导交代的各项事宜，是领导的重要助手。就行政秘书的工作特点以及存在进行分析，以更好的为学院提供更加便捷、有效的服务。

关键词：高校二级学院行政秘书;工作;现状;特点

一、高校行政秘书的岗位职责

现今高校行政秘书说白了，就是学院的“小管家”，没有多大的权利，却需要管人、管物、管钱，了解学院的现状以及重要事件，以便随时应对领导提问以及为领导的决策提供参考意见。[1]管人就是要做好各个部门的沟通桥梁，学院教职职工的考勤还有上级以及各部门吩咐的各种琐事以及突发事件;管物就是要时刻关注学院的固定资产情况，知道各个固定资产的摆放地方以及状况以及最学院的重要信息进行收集、保管、送存等;管钱就是等于是学院的财务，报账、关注每个项目的进度，时刻向领导汇报学院的资金进度情况，协助领导管理学院的资金使用情况，时刻为领导提供准确的财务信息。为了做好这个“小管家”需要行政秘书具有良好的沟通能力、应变能力、工作细致细心、有专业的财务知识储备和办公软件应用能力等。

二、高校行政秘书的工作特点

1.辅助性

行政秘书是行政管理层的小助手，要注意领会领导的意图，完成领导交代下来的任务，协助领导完成学院日常管理工作以及根据自身对学院师生、财务等情况的了解给领导提供参考意见，必须做到不越位、不出错。熟悉运用办公软件，以便于在短时间内完成领导吩咐的任务以及上级要求的突发任务。自觉服从领导，在思想上与领导共振，在行动上与领导步调一致[2]。

2.广泛性

行政秘书的工作内容很广泛，常常需要与院校各个职能部门、学院领导、老师以及校外人员沟通交流。行政秘书不但服務于学院教师与领导，肩负着上传下达的任务，保证学院工作的正常运行，身为行政秘书还涉及与各部门进行沟通的职责，是个领导与部门的“传声筒”。学院事情五花八门，需要有良好的沟通能力以及应变能力，以应付和处理一些特殊事件。所以需要加强自身的沟通交流能力，从而更好的与学校 各职能部门、学院师生协同配合，完成本职工作。

3.繁杂性[3]

行政秘书几乎每天都面对着大量的工作，且大多时候是同一时间处理不同的大小事务，与不同的人员打交道，工作内容繁琐。以致于行政秘书每天上班就跟打仗似的，工作涉及到学院的方方面面，除了正常的日常任务，还有很多突发性的临时任务，造成每天都有完不成的任务，整天埋头苦干，不知道自己做什么事，做了什么事，但是就是忙忙忙，感觉永远做不完工作。

4.专业性

行政秘书是学院的财务，需要有专业的财务知识储备以更好地完成学院财务咨询、报账、资金进度监控等工作。现今高校采用友财系统进行网报，需要有充足的财务知识储备，熟悉财务系统的操作，对各项业务进行分类填报以及提供相应的附件资料，对各笔业务进行认真核对检查，减少退单以及重复性工作。对于某些老师提出的关于报账的问题，给予热情的服务，专业性的回复，并引导他们顺利完成报账。

5.程序性

行政秘书处理微观性事务性工作一般应该按正常的办事渠道，遵循一定的办事程序 [4]。行政秘书在财务报销工作、经费申请、资产采购等工作时，为减少失误、重复工作，需要熟悉国家以及学校的相关文件并按照规定的流程走程序。

三、高校行政秘书工作存在问题

1.工作任务重、职责不明确

现今，绝大部分高校教师都认为行政秘书是个打杂、跑腿的，可有可无，但是学院大大小小的琐事都要行政秘书完成。有些教师觉得某某事情就是行政秘书应该做的，明明是自己的私事就经常以没有时间，行政秘书就应该代劳完成，甚至只要没有人愿意做的琐碎事情，就是行政秘书的工作。做好了，那是职责范围内的，没做好或者拒绝帮忙，就会引发大家的不满，认为服务态度不行、效率不高、没认真做事。就这样，由于本身业务繁重，加上分工不明，行政秘书工作起来越来越难。

2.待遇偏低，人员流动性大

当今高校的行政秘书，绝大多是引进人才的家属或者是对外招聘的编外人员，对学院没有归属感。编外人员待遇低，工作量大，形成付出与收获不成正比，大大的打击了行政秘书工作的积极性，大多同岗位的同事都是抱着“当一天和尚撞一天钟”的心态，每天做好领导吩咐的分内事就好，或是骑牛找马，以此为跳板，找到好点的就跳槽，造成了该岗位的人员流动相当大。

3.工作不被重视，晋升空间少[5]

行政秘书的工作多而繁杂，涉及到学院的方方面面，有时候几件事情一起做，总会有个轻重缓急，这时候有人就感觉自己被怠慢了，行政秘书服务不到位，甚至还会被投诉。没有人做的事情，领导就让你帮忙完成，最后就到这是你行政秘书的工作，工作多做了，领导不会记得，也不会重视。到了评职称或者评这奖那奖的时候，行政秘书永远不在他们的考虑范畴内，因为他们认为这个是本职工作。目前对于行政秘书的工作性质存在着一些片面的认识，对其工作难度和强度往往不予重视。因此行政秘书普遍存在晋升机会渺茫，发展空间小等现状。

四、结语

综上所述，行政秘书在高校中扮演着十分重要的角色，是学院管理层的左右手，行政秘书的工作具有辅助性、广泛性、繁杂性、专业性以及程序性，我们要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，通过不断学习完善自我，提高抗压能力和情绪管理能力，即使受到委屈，也不要逃避。同时还要学会管理自己的不良情绪，学会控制、调整自己的情绪。只有这样才能更好地做好服务学院领导、及广大师生的工作，为学校和院系的健康发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献：

[1]尉晓君.浅析高校行政秘书工作现状及建议[J].课程教育研究，2017，47—0013—02

[2]刘明伟.高校行政秘书教学秘书工作刍议[J].科技创新导报，2008，（6）：232.

[3]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现[J].中国高校教育下旬刊

[4]卢如华 . 现代秘书行为引论 [M]. 电子工业出版社 . 2009（2）.

[5]唐素梅. 谈谈对高校二级学院行政秘书工作的几点认识[J].教育现代杂志. 2018.50.059