编辑与作者双向沟通模式探索

摘 要：编辑与作者的沟通出现在约稿、投稿、编校等多个环节中。编辑和作者进行有效沟通，需要二者双向努力。采用双向沟通模式，不仅可提高编校质量，促进期刊良好发展，而且可缩短论文发表周期，有利于作者评定职称需要。双向沟通可以提高双方的工作效率，实现编辑与作者的共赢，本文给出的有效沟通策略可供编辑和作者参考。

关键词：编辑；作者；双向沟通模式

中图分类号：G232 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2020）07-0176-02

在期刊的选题策划、编辑、校对及出版的复杂过程中，常常伴随着编辑与作者的沟通。从论文投稿到论文发表，与出版社或编辑部密切接触的是编辑。然而，沟通不及时或不恰当，给作者和编辑双方的心理都会带来负性情绪，影响工作效率。对于作者而言，沟通不畅可能影响论文的如期发表；对于编辑而言，会影响期刊的形象和发展。良好的沟通是至关重要的，编辑和作者的沟通是二者的双边活动，是语言、情感的双向交流。时代变迁，编辑必须不断地发展和提高沟通的技能，以便最大限度地与作者进行有效的沟通。通过有效沟通，可获取作者的好感，[1]进而取得作者对本刊的认同。随后编辑主动向作者约稿也成为了可能，让作者乐意将优质稿源投到本刊，从而获得更多高质量的学术论文。[2]编辑与作者沟通时，应换位思考，采用共情理论，双向沟通。双向沟通，即编辑与作者之间不是单向传输信息，而是互动对话。笔者接下来从编辑和作者两方面提出有效沟通的对策和建议。

一、从编辑角度分析与作者的沟通策略

（一）提高编辑素养，尽力做好服务

期刊编辑应努力传承精益求精的工匠精神，给作者提供更好的服务，这是作为编辑义不容辞的责任。[3]编辑与作者沟通时，应该熟悉编辑业务知识。作者有时会质疑论文表达没有错，为什么还要修改，编辑应从期刊规范的角度给作者进行专业讲解。当作者打电话咨询时尽可能做好答疑工作，有时候作者打电话来编辑可能正好忙着核红或编辑稿件，就算这样编辑也应尽可能放下手里的工作，倾听作者的声音，用心交流。在回答作者问题时，一定要有耐心，应尽量规避有情绪的字眼语言带入沟通交流中，[4]不要让作者感到编辑的业务知识不全面、不专业，这样会影响作者对本刊的评价。在高校学报的作者群中有一定程度是本校的师生，有时候他们会直接到办公室领杂志或是直接沟通稿件事宜。这样面对面的沟通能够感受对方的眼神及肢体语言，使沟通更通畅，更有效果。笔者曾接触到本校的研究生的写作问题，电话沟通了几次都没有结果，后建议学生直接到办公室，给学生讲解实例，作者明白了问题所在。编辑事务工作比较多，当作者主动来咨询问题时应放下手里的工作，认真与作者面对面交流，尽力做好答疑工作。

（二）多种沟通方式并存

近年来，QQ及微信社交平台给人们的交流和沟通带来了极大的便利，但每个人依附的交流平台不一样。大多数编辑工作者喜欢使用QQ平台，因为它方便传输文件。而有些作者不用QQ，只用微信，甚至两者都不用，这类作者还较多。因此，不能单一地只选择一种交流方式与作者沟通，要针对不同的作者，选择合理的沟通方式。笔者一般在专家初次审稿之后就会在稿件上方用醒目的字样提醒作者需提供第一作者的QQ号或微信号，方便后期稿件联系。加上作者的QQ号或是微信号的同时，最好注明好作者姓名及联系电话，虽然已经和作者有QQ或微信联系方式，但也有可能作者没有关注这些信息。如果该问题比较重要，需要紧急处理，也可以及时打电话沟通，用简单的语句告诉作者有些问题需要沟通，请看QQ或微信，这样作者能尽快利用空余时间处理，也加快了修改速度。QQ或微信沟通的优点是直观，当有些问题不好用文字描述清楚的，直接在校对稿上批注好以拍照的形式发给作者，作者即使没有看到原始稿件，修改起来也比较容易。在编辑工作时也可以通过语音留言的方式告诉作者，这也是一种快捷的沟通方式。

（三）合理转达审稿意见

编辑是审稿专家和作者之间的纽带，[5]专家的审稿意见有些比较委婉，有些比较锋利，有些比较简单。编辑不能简单复制专家的审稿意见，应该整理审稿专家的意见。审稿专家主要在宏观上把握稿件的质量、創新性及学术价值等，编辑还应当对全文进行阅读，根据自己所学的背景及编辑背景两方面综合考虑并提出具体的修改意见。修改意见在文章中以批注的形式说明，这样的形式呈现给作者，让作者理解起来比较容易。

（四）及时归纳稿件共性问题

编辑每天要看大量的稿件，可能有些问题是作者普遍存在的，比如统计方法的描述不专业、三线表不规范、参考文献基本格式、图注问题等，这些共性的问题可以分类建立答疑问题Word文档。为了方便作者修订，可以提供一个三线表的基本模板，参照陈浩元等[6]总结的表格规范要点制作标准的三线表格，通过“表格的构成”示例，作者一目了然。或将本刊已发文章中的图表截图下来保存，这样当作者不清楚如何修订的时候编辑能快捷地回应，不仅能缩短沟通时间，还能让作者满意。

二、从作者角度分析与编辑的沟通策略

（一）手机里保存期刊的联系方式

一般每个期刊的官网上都有期刊的联系方式，或电话或邮箱。作者投稿时应该主动保存期刊编辑部的联系电话，这个不起眼的行为可能会给后面稿件的处理带来便利，减少误会。稿件处理都有一定的周期，过一段时间，有些作者投的哪个杂志都忘记了。保存所投期刊社或编辑部的电话有两个优点：一方面，过了一段时间，在不清楚稿件的处理状态的情况下，作者方便咨询；另一方面，当编辑有事需要找你的时候，你不会以为是骚扰电话而挂掉，从而有效避免了误会，缩短沟通时间。如果在同一段时间多投了几篇，每篇文章所投的期刊要一一对应，最好在电话本上做个标记，以防编辑打电话来与你交流时茫然不知，或者不能对号入座。

（二）手机里保存论文的原始稿件

稿件处理周期各有不同，短的有几周，长的达几个月。时间太长，作者不一定能全部记住文章的内容。笔者在给作者联系时常常会遇到作者说因在外地出差，没有电脑不方便看文章全文的情况。现在绝大多数工作者都是用的智能手机，在手机里看PDF文件或者是Word文档比较方便，因此，作者在手机里不仅要保存期刊通讯录，还应该备份一份投稿论文的原始稿件。有些编辑也能理解临床工作者工作繁忙，可能是抽中午休息时间给你打电话，但是如果作者身边没有原始稿件，沟通起来还是比较费时费力。

（三）选择合适的咨询时间和问题

编辑处理的稿件较多，作者应该理解并认同编辑工作，注意稿件咨询的相关问题要合理把握一个度。有些作者在投稿系统里投了文章，投稿时间不到一周，便打电话到编辑部咨询：文章怎么还在初审状态。有时也经常接到这样的电话内容：稿子投了好久，现在不知道情况怎么样了？每个杂志的审稿周期不同，在投稿时应该对本刊的杂志有全面的了解。一般在期刊的官網上特别说明了审稿时间、录用周期。审稿专家一般都是兼职人员，他们在工作间隙抽空审稿。作者如要咨询审稿进度，一定不要太着急。如果是在线投稿，一般都能看到稿件处理状态，如果确实时间比较久的应当请编辑查询，找出原因。由于期刊的稿件数量较多，因此同名同姓的作者时常出现，为了确保准确地对号入座，在查询前需明确投稿文章的稿号，以便编辑查询。

（四）稿件修订及时并仔细作答

在工作中常常遇到文章的总体质量比较好，为了抢占优质稿源，期刊一般会优先录用，后期再对稿件作进一步完善和修订。笔者在处理稿件过程中发现一个现象：稿件在录用前作者修改的时效比录用后强。有的文章一经录用，编辑让作者再次修订，与作者沟通不畅，[7]稿件迟迟不修回。如采编系统里已经录用后的文章，需要作者修订时，一般都通过邮箱、QQ或是微信传输。然而，作者修改稿件时间大多都是晚上或是周末，而编辑通常是正常工作日上班。笔者整理稿件中发现有些作者一个月未修回，调查发现作者是在规定时间内某天晚上通过QQ传送了修改稿，但编辑查看电脑却没收到。究其原因，作者在晚上用QQ传送的信息存在了编辑手机里而电脑上没有显示，编辑在第二天上班时查询电脑QQ信息时，故存在查漏的情况。如果作者晚上修回的稿件，建议作者最好留言或抽空问问编辑是否收到稿件。另外，在修回的稿件中，作者容易把专家的意见删除，这样编辑只好打开专家修改意义一一比对，才能知道修改得是否到位，所以作者在修改文章时，请勿删除专家意见。如果对专家的意见有疑惑的地方，也可以作说明，由编辑与专家再次沟通，但不要抱着侥幸心理，不回答专家意见或删除，文章大概修改一下就返回来，这样只会增加修改时间，增加编辑的工作，让编辑反感。

三、结语

由于工作时间、工作性质、工作角色不同，编辑和作者之间的沟通需要双向调节。互联网时代，编辑与作者的沟通方式已发生了巨大变化，编辑需用好“互联网+”新技术，[8]不能采用单一的沟通方式，应合理选用手机、邮件、微信、QQ，多种沟通方式并存。编辑应理解作者，在非上班期间也尽可能为作者答疑。另外，编辑要不断扩充自己的知识储备，不断总结编校中作者的共性问题，践行“标准化”的工匠精神，以直接明了的方式让作者修订，缩短作者修改论文的时间。作者也应该理解编辑工作的繁杂，了解期刊的审稿周期并保存期刊的联系方式。当编辑和作者彼此之间用心沟通，互相多一分理解、多一份信任，相信编辑和作者会取得双赢，缩短编修时间及稿件进程，提高期刊质量。

参考文献：

[1] 杨秀芳.图书编辑如何与作者进行有效沟通[J].科技传播，2019，11（17）：193-194.

[2] 李静，游苏宁.回归本源：论新时期科技期刊编辑的基本素养[J].编辑学报，2017，29（3）：210-213.

[3] 游苏宁.把优秀论文刊登在祖国的期刊上：科技期刊编辑的时代使命[J].编辑学报，2017，29（1）：1-4.

[4] 张琳，刘晓涵.提高科技期刊编辑与作者沟通效率的研究[J].编辑学报，2017，29（1）：17-20.

[5] 李晓波，宋胜合，周锐.如何有效避免科技期刊论文的反复退修[J].编辑学报，2016，28（6）：553-555.

[6] 陈浩元，王媛媛.科技学术期刊使用《学术出版规范表格》的要点提示[J].编辑学报，2019，31（4）：386-390.

[7] 祁丽娟.编辑评审意见在科技期刊论文评审中的应用[J].编辑学报，2017，29（S1）：22-23.

[8] 游苏宁，陈浩元，冷怀明.砥砺前行 实现科技期刊强国梦[J].编辑学报，2018，30（4）：331-336.

作者简介：周红利（1983—），女，四川宜宾人，研究生，硕士，编辑职称，研究方向：期刊出版。