建立专题数据库初探

李欣蔚 张渝

摘要：运用现代科学技术建立档案专题数据库，是提升服务能力、拓宽档案利用领域、强化查询针對性的重要途径，为机关决策提供参考和借鉴，是机关的思想库。档案工作人员充分挖掘馆藏档案信息，唤醒沉睡在库房的档案，使得档案从“废纸堆”变成“活信息”，不断拓宽档案服务内容，创新服务模式，提供档案社会化服务。

关键词：档案;专题;调查;红色史料

当前，随着信息技术的突飞猛进，大数据、云计算等新技术新手段对档案服务利用产生了深远的影响。运用现代科学技术筛选、收集、整理、编纂出具有重大研究价值，对今后社会发展具有重大研究价值的资源，建立档案专题数据库，是提升服务能力、拓宽档案利用领域、强化查询针对性的重要途径，为机关决策提供参考和借鉴。专题数据库要充分发挥思想库的作用。思想库其实就是泛指一批适应社会经济发展，从事政策性研究，为政府决策提供决策参考的智囊机构。当前思想库是实现政府工作创新的重要形式，为政府决策先谋献计，政府决策中占据重要位置。档案专题库就是思想库的基础，是建立在丰富馆藏基础上，档案工作人员充分挖掘馆藏档案信息，唤醒沉睡在库房的档案，使得档案从“废纸堆”变成“活信息”，不断拓宽档案服务内容，创新服务模式，提供档案社会化服务。

一、建立专题数据库的必要性

一是服务利用的需要。目前，我国国情错综复杂，在疫情的大背景下，大国博弈日益突出，自然灾害风险陡然升高，突发事件明显增多。由于突发事件具有时间紧、破坏力强、影响广的特点，需要社会从政治、战略、全局的高度出发，在最短的时间拿出应对之策，积极探索针对目前我国国防面临的突出问题和薄弱环节，以保持社会稳定为重点的数据保障平台，努力实现档案数据迁移，精确化服务的目标，确保需要。

二是提升利用效能的需要。把档案由隐形存储阶段，进入显性深度利用阶段，把档案用活用好。在数字化时代的大背景下，数据库具有检索便捷、储存量大、传播速度快等优点，能够突破馆际、地域的局限，极大提高史料档案的征集管理、传播查找、获取利用效率。

三为史管档的需要。“以古为镜，可以知兴替，以史为鉴，可以知得失 。”我国以往的治边方略、控边手段、稳边举措对现在复杂多变的现实情况具有极其重要的参考价值，在深入分析研究和借鉴我国历史治边经验中提升处理能力。

二、建立专题数据库的原则

档案馆的主责主业就是要搭建起史料查询平台，围绕用户需求主动进行多层次、多角度、多媒介的信息查阅利用。立足馆藏资源和现实需求，科学研判、严格论证设置数据库显得尤为重要。

一是特色创新原则。经过多年的沉淀，各个档案馆有各自的特有馆藏体系，运用第一手资源，在建设专题库时要突出区域特色、突出人文特色、突出馆藏特色，以质量立足，以特色取胜。创新技术和手段，运用大数据分析等先进技术搭建数据库平台，进行资源加工，精确数据检索，不断提升服务水平。

二是可行真实原则。在充分掌握馆藏的情况下，立足本馆人力、财力、技术保障等现实条件，确保建立数据库的可行性，数据库要真实地还原历史，不能过度量化处理，所呈现的内容和资料要有明确的来源和出处，保证数字材料可靠有说服力，为查询者提供全面、真实的材料，确保具有法理性，不随个人意愿加以胡乱添加，失去公信力。

三是实用好用原则。数据库的建立主要是为了提升用户的利用体验，所以必须具有实用价值，顺应时代大背景，针对民政部门和退役军人事务局等的需求，具有很高社会价值的选题。专题数据库建设的本质是将分散、 零乱的纸质文献和数字资源整合在一个网络服务器里，所以必须操作简单便捷，扩展时间、关键词、文件编号等搜索点，提升查询质效。

四是保密利用原则。在保证国家秘密和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案权限，克服档案工作者容易存在的重保轻用、利用不足的问题，利用现代信息技术，使珍贵、濒危的档案史料以全新的形式展示、保存，服务于更广大的用户，最大限度让利用者获得一手资料数据。

三、建立数据库的方法

一是调查法。根据上级部门最新下达的任务为牵引，立足馆藏，深度挖掘经典特色史料，横向对比友邻档案馆存量特点，定量统计分析利用频率、利用内容等，全面掌握了解利用需求，准确客观研判档案利用趋势和主流，提高选题的针对性。对初选题目，召开调查分析会，邀请专家对选题提纲进行论证，一线工作人员结合亲身经验提出意见建议，确保选题切实可行，从源头掌控数据库的实用性。

二是归纳法。底层馆藏数据是档案馆选题的核心所在，根据国家和军队的方针政策，掌握 前沿发展趋势和热点敏感社会问题，获得最新的信息牵引，从而预测未来可能提出的潜在档案信息需求，从单位或主题任务需要出发，注意捕捉利用者需求信息.根据信息易于向稀薄处扩散的原理，对比馆藏档案信息资源，进行归纳提取，从中发现有鲜明特色的内容方向，确定选题。

三是追溯法。在档案利用实践中，时间是检验档案信息利用价值最好的方式。通过梳理馆史历史沿革，回顾重要社会事件的成就和经验，理清事件发展脉络和规律，重新认识定义其历史意义，对现实紧迫事件具有重要参考价值，选择确定有典型意义的主题。

通过周密的筹划，反复论证，深度挖掘馆藏史料，摸清历史脉络和内在规律，顺应时代的要求，掌握最新的国家政策，结合本时间段利用服务的重点和爆点，确定专题数据库的定题研究方向，将极大提升利用服务水平。

参考文献：

[1]徐丽娟，谭长利.浅谈档案文化的重要性[J].科技向导，2014

[2]欧阳淞.党史学基本问题研究[M ].北京：中共党史出版社，2014

作者简介：

李欣蔚（1985-），女，汉，初职，籍贯：四川省绵阳市，硕士学历，档案专业，档案管理研究方向;

张渝（1979-），男，汉，中职，籍贯：四川省巴中市，本科学历，档案专业，档案管理研究方向。