信息化背景下的人事档案管理方向分析

王洋

摘要：人事档案管理是人力资源管理中基础的部分，人事档案管理的现代化和信息化建设可以提高人力资源管理的效率，节约时间和成本。但是目前人事档案管理仅仅实现了初步的数字化和信息电子化，管理系统也相对简单，无法从根本上解决人力资源管理中面临的现实难题。本文根据作者自身的学习和实践经验，首先分析了将大数据技术引入档案管理的必要性，然后提出了信息化背景下人事档案管理信息化的实现途径，最后总结了大数据在档案管理中的应用问题。

关键词：大数据;人事档案;信息化管理

1 引言

互联网技术的成熟和信息时代的到来使得各种角色之间的大量输入和输出信息所衍生的数据已经进入了信息爆炸的时代，也就是大数据时代[1-2]。随着云计算、移动互联网和物联网等技术的不断发展和完善[3]，大数据浪潮得到了越来越广泛的关注[4]。从大数据角度来看，档案部门应当更新思路，进行整体规划，拥抱大数据浪潮，制定自己的大数据战略[5]。

2 大数据技术引入档案管理的必要性

2.1 将档案整合到智慧城市需要大数据技术

档案馆是永久保存和提供社会档案的科学和文化机构，档案馆里面保存着海量的信息，是信息资源集中的地方。但是，由于信息管理制度落后，人才匮乏，社会上对于档案的意识低下，对于这些信息资源开发和利用十分有限。智慧城市的建设可以真正实现档案信息资源开发和利用，将档案馆融入到城市建设中，提升城市的整体形象。智慧城市依赖于信息的使用，它需要整理和存储每份档案中的大量信息，将信息与智慧城市的信息流融合，以供上层决策和公众使用。它不能仅靠人力完成，而必须依靠数据驱动和整理挖掘大量的文件信息，大数据处理技术与之十分适配。

2.2 大规模文件管理需要大数据技术

大数据应用需要处理大量的文件和数据，因此需要解决在文件系统管理层中累积的元数据问题，处理不当就会降低系统的可扩展性。档案管理员在电子文件管理中面对非结构化文件的快速增长遇到了诸多困难。当前，基于大数据技术的数据库不仅可以处理关系数据，还可以处理非结构化数据。此外，基于对象的存储体系可以在单个系统中管理数十亿个文件，解决了传统存储遭受元数据管理的问题。

2.3 海量文件存储和备份需要大数据技术

文件数据库的使用大大提高了文件管理和利用的效率，但是近年来文件数据库的使用过程中经常遇到不能将新文件数据添加到数据库的问题这与传统文件管理中“库扩展”很相似，即库容量是有限的，这会导致有些需要添加的文献无法正确储存到库里。如果识别并储存了这些文件，并且进行了文件信息化，那么生成的文件量将是巨大的。文件信息化和大数据技术对于文件数据库的存储空间提出了更高的要求。

2.4 从实体管理到知识管理的文件工作需要大数据技术

当前，档案用户对数据或文件的使用并不满意，他们希望在获得数据的同时，可以进一步挖掘数据背后的信息以及深层的知识。因此在档案归类时不仅要提供信息和数据，还应当提供相应的知识。技术引擎是档案服务最重要的部分，大数据技术的可以为档案馆创建新的知识服务引擎。

3 信息化背景下人事档案管理信息化建设路径

3.1 改变档案管理负责人的观念

大数据管理如果要在人事档案管理信息化中得到实际应用，必须得到部门领导的支持和积极参与。如果没有负责相关工作的知识型领导，很难在一个部门中进行文件管理信息化和大数据的使用。

3.2 加强档案管理的设施建设

良好的软硬件设施是将文件管理信息化进行实际应用的基础，没有基础设施的话先进的概念就无法实现。从目前来看，市面上已经有成熟的信息平台集成在技术和产品，因此还需要配套相应的硬件和软件设施。单位应当根据自身实际情况，考虑成本和投入产出，为档案管理配套合适的硬件条件，并开发适合自身需求的软件。

3.3 档案资源的统一管理

大数据技术可以满足海量数据存储和处理的需求，从而实现资源的统一管理和备份。在中国某些地区已经建立了大数据工业园区，这对文件部门的工作开展很有帮助。为了保证文件安全和资源的全面控制，需要对文件进行备份。目前中国已经有数据仓库，那么在大数据工业园区中建立档案备份中心就已经成为可能。如果可以将档案资源数据集中，那么就满足了利用大数据技术进行档案资源的管理、开发和利用的外部要求。

3.4 寻求与大数据开发公司合作

数据技术广泛而复杂，如果要推广使用大数据技术，就需要破除偏见和技术垄断，与专业人员开展合作。一方可以提供数据分析所需要的大量数据，另一方可以提供数据分析技术。此外不同的行业对于数据分析的需求和开发要求是有差异的，因此只有熟悉文件行业的档案管理员与专业公司或者专门从事数据开发工作的人员进行合作，才能开发出符合自己实际需求的数据分析工具。

3.5 大数据使用的安全性

大数据管理需要储存大量的数据，数据设备的损坏或程序失效，会影响文件分析的准确性。文件存储的安全性和可靠性关系到业务是否可以顺利开展，当系统出现故障后，首先需要测试数据存储、备份和恢复功能。如果无法快速恢复数据，或者无法恢复到断点数据，就会影响使用者的满意度。安全性可可靠性是文件管理行业的主要要求。

4 大数据在档案管理中的应用问题

首先，需要明确的目标和标准。在文件管理中使用大数据必须要明确自身的需求，否则浪费了大量的时间分析数据，却得到了无用的信息。档案资源有很多，如果没有明确的目标，即使通过数据分析可以得到结果，也需要时间进行二次处理，这违背了使用大数据技术的初衷。因此，应该定义使用大数据的目标和标准，然后再使用大数据工具解决特定的问题。

其次应当注意使用大数据是存在隐患的。档案资源的开发和利用对于个人隐私问题比较敏感。因此在使用大数据技术管理文件时必须注意风险，采取相应的法律法规，明确权限和责任。

5 结论

大数据时代的到来为档案管理工作带来了新的突破点，档案管理工作者需要积极地参与其中，带来创新性的工作。随着大数据技术的发展和完善，档案管理工作的信息化必将迎来光明的前景。

参考文献：

[1] 徐曼. 基于信息化背景的高校人事档案管理探索[J]. 科技经济导刊， 2016， 000（028）：P.213-，209.

[2] 杨秀春. 信息化背景下单位人事档案管理研究[J]. 现代农业， 2018， 509（11）：106-108.

[3] 朱莎. 信息化背景下高校人事档案管理策略[J]. 黑龙江档案， 2015， 000（002）：54.

[4] 康琴. 信息化背景下高校人事檔案管理创新研究[J]. 办公室业务， 2020（16）.

[5] 张瑾. 信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J]. 山东女子学院学报， 2014（4）：94-96.

作者单位：河南信息工程学校