民营企业采购成本控制研究

兰春媛 陈佩雯 王猛

【摘 要】本文以C公司为例从以下几项展开比较分析：一是研究采购成本控制的意义;二是影响采购成本的因素;三是C公司采购成本控制的现状及问题;四是C公司加强采购成本控制的策略;五是研究结论。

【关键词】民营企业;采购成本;控制

随着近年来经济全球化的发展，经济不断下行，以及2020年新冠肺炎疫情的影响，餐饮业想要立足于不败之地仍是比较困难的。企业要想获得更大盈利，就必须在采购这一环节苦下功夫。本文以C公司为例从以下几项展开比较分析：一是研究采购成本控制的意义;二是影响采购成本的因素;三是C公司采购成本控制的现状及问题;四是C公司加强采购成本控制的策略;五是研究结论。只有合理控制采购成本，增强采购流程管理能力，才是企业生存之道。

一、研究采购成本控制的意义

采购成本控制是指提前对采购过程中会发生的成本，制定一个合规标准。在采购过程中，严格按照这个标准来采购，对于超出规定部分形成的差异，分析其形成原因。再结合相关的人力、财力等对它加以控制。成本中有70%是采购成本，所以合理、高效的控制好采购成本，是控制整体成本的关键，这样才会在竞争中取得优势。采购成本的控制实质上就是对采购预算成本的控制。由于影响采购成本控制的因素较多，比如：供应商的选择、采购时间、地点等的不同都会影响到采购成本的高低。所以，采购成本的控制内容也就包括对这些因素的分析，然后在此基础上提出合理的解决措施，从而合理选择采购方式和时间。

采购成本控制的意义。一是采购成本控制是成本管理的精髓。控制好采购成本能提高企业的经济效益，特别是餐饮业，在采购上节约成本是很有必要的，控制好采购成本，在成本管理上起着承上启下的作用。控制好它就能够一定量的减少支出，实现盈利的增加。企业要对成本进行预测和计划，在此基础上再控制好采购成本。合理控制采购成本，是管理餐饮业成本的一个重要措施。二是合理控制采购成本是提高餐饮业竞争力的助推剂。在收入一定的情况下，合理在成本控制上下功夫，特别是在采购成本上进行有效控制，是增强餐饮业竞争力的强大举措。在当今经济不景气，行业间竞争力增大的情况下，谁能更好的降低采购成本，谁就能提高自身的核心竞争力，实现更快速、有效的发展。三是控制采购成本有利于提升自身的盈利水平。在餐饮行业的成本中，采购成本占了很大一部分，在收入不能得到完全有效提高时，控制好成本，特别是把采购成本控制好，就为企业提高盈利能力做了大贡献。四是采购成本控制有利于提高顾客的满意度。顾客到餐厅吃饭，最大的需求就是吃到新鲜、物美价廉的食物。企业在保证质量的同时，把采购成本降低，从而降低销售价格，这样顾客吃到的食物口感好，价格又便宜，满意度自然就上升了。对于顾客来说，这样能花更少的钱，享受更好的食物。对于餐饮业来说，不仅减少了支出，还增加了收入，从而提高了餐饮业盈利水平，可谓一举多得。

二、影响采购成本的因素

采购成本控制是餐饮业经营管理好坏的重要体现，它影响着餐饮业的经济效益。在当今这种餐饮业市场竞争力大的背景下，谁能更有效的降低采购成本，谁就能领先于其他同行的发展。影响餐饮业采购成本的因素是多种多样的，主要可以分为以下两个因素：一方面是影响采购成本控制的外部环境因素。首先，市场的供应与需求情况。原材料在采购时，很大方面受着市场供需关系的影响。市场供需状况的不同，导致原料价格会有很大的差异。比如，在市场供不应求时，采购价格会上涨。相反，在货物充足时，价格则会下降。其次，供应商与企业的合作。如果企业能与供应商建立起良好的合作关系，则能在一定程度上降低采购成本，实现共同进步，从而在一定程度上降低采购成本。另一方面是影响采购成本控制的内部环境因素。首先，采购批量的大小。很多供应商都愿意薄利多销，所以，如果采购批量足够大的话，供应商是会为了卖出更多的原料而降价销售的。其次，采购者的談价议价能力。采购者在进行采购前，要合理分析当时的采购局势和市场经济条件。采购者增强自己谈判能力，就可以从源头上控制好原料成本，从而降低采购成本。再次，各部门的相互沟通能力。采购环节中涉及到的各采购、销售、策划、质量检测部门等，要相互帮助、相互沟通、互相进步，使整个采购流程协调并且有调理的进行下去。有时，在采购中会存在一些问题，比如质量检测部门对采购物的质量标准要求较高，这就会导致采购成本相应的提高，给采购部门降低成本带来问题，这时就需要提高彼此的沟通能力，协调矛盾关系，合理有效的降低采购成本。

三、C公司采购成本控制的现状及问题

（一）C公司采购成本控制的现状。近来年，餐饮行业在急速扩张中，行业竞争力也随之增大，要想继续在这个行业里保持比较稳定的发展依旧困难不少。对餐饮行业来说，要合理控制采购成本，在原材料的采购上就需要格外注意降低成本。C公司在这方面总体做得不错，在原材料采购及成本核算方面建立了完整的监控制度，有效降低采购成本，但同样也存在着以下不足：首先，只看近期利益。C公司在采购成本控制方面，更多的只考虑到了眼前的利益，有时只知道单方面的节约支出，压低进货价格，不顾及长期协议，缺乏长远打算。以至于在一定程度上，限制了企业的发展。其次，销售与采购环节之间的关系缺乏协调。C公司很在乎销售量的大小，因此过多的注重于销售方面，而很少加强对采购环节的重视。其实，采购环节和销售环节是同等重要的，要在采购的源头上有效解决成本的高低，才能更有效地节约支出。所以，C公司要在采购过程中严格把关，努力协调好两个环节的关系，不过分偏重于某一个环节。

（二）C公司在采购成本控制存在的问题。首先，采购方式不灵活。C公司中的有些采购员，在采购的过程中，还沿袭着陈旧的统一、不灵活、比较死板的采购方式。缺乏根据外界环境、季节、时间段等的不同，建立不同的采购方式的意识，从而限制了对采购成本的控制。其次，采购人员道德素质不高。餐饮行业的采购人员在采购原料时，有时并不是每个人都能尽职尽责。他们的不尽责有可能会导致餐厅出现损失，虽然有些较小的损失可以调解解决，但是这或多或少都会给餐厅带来不利影响，增加采购成本。再加上对采购员没有确定的制度来进行约束，会使他们存在收取回扣、增加某些不必要费用的问题;甚至供应商为了能够卖更多的货品给采购员，给采购员过高的回扣，使采购员只看到自己的利益，不在意采购价格的高低，忽略对原材料质量的评估，不为企业考虑;更有甚者虚报采购价格和采购数量，并在适当的机会谎报，让管理人员很难迅速查出问题。再次，采购制度不健全，监督体质不完整。虽然很多企业制定了一些采购制度，但是并不完善，采购人员无法完全按照规章办事，内部制度的混乱给了一些采购人员暗箱操作的机会。餐饮业采购种类多，金额大，所以对采购的管理难度也很大，再加上采购制度的不健全，对很多采购人员的约束就不大，所以导致很多采购人员越界，管自己不该管的事，拿自己不该拿的回扣。并且监督体制的不完整，造成了采购人员对管理制度不重视，犯了错，也不及时更改，导致企业内部腐败加剧，加大了企业的采购成本。最后，对于供应商关系的管理混乱。对于餐饮业来说，采购物品的新鲜度是很重要的，这就要求对供应商必须有一定的管理制度和措施。不然供应商不重视这些问题，出现交货时间延迟、拖延交货甚至交错货等问题，认为随便一句对不起就结束了，却没有考虑到给餐厅带来的问题的严重性，特别是对餐饮业这种很注重新鲜度的企业，他们一点点的延迟或者不小心，就会严重影响物品的质量，给企业带来不小损失。

（三）C公司采购成本控制存在问题的原因。首先，缺乏全局观。采购活动的进行，并不单纯是采购部门的事情，要有效降低采购成本，还需要各部门之间的相互合作，协调进行。可是很多人都缺乏全局观，认为采购就只是采购部门应该做的事，也不会主动帮助采购部门，进行沟通协作。其实采购需要各方面的重视，各部门共同协作，才能使采购流程更加顺畅。其次，采购成本控制观念陈旧。C公司的有些采购员观念陈旧，不知灵活变通，与供应商关系僵硬，认为自己与供应商之间就是利益相关的买卖关系，没有想到与供应商之间的双赢关系。采购员要彻底抛弃这种传统观念，提升与供应商的互利共赢关系，使自己的思维跟上潮流，为采购成本的控制做出贡献。最后，盲目的选择供应商。采购人员在选择供应商时，有时会更多地考虑自身的利益，会选择那些给自己回扣高或者采购价格低的供应商来采购。但是却忽略了货物来源的可靠性、新鲜程度、质量是否有保证、交付货物的时间是否准时等这些因素。或许有时运气好，或者供应商前几次会提供质量好的物品，先蒙混采购员，等采购员之后没那么重视的时候再趁机参假，这会给公司带来巨大损失。

四、C公司加强采购成本控制的策略

从上面的分析可以看出，C公司在采购成本方面还是存在很多问题的，导致采购成本处于相对偏高的位置，阻碍了企业更高更快的发展。要想解决这些问题，增加利润和销售额，主要有以下的一些途径：

（一）建立灵活的采购方式。首先，分散和集中采购相结合。C公司在采购的时候要根据实际情况选择采购方式，集中采购要稳定一些，但是有时集中采购食材的新鲜度并没有分散采购的好。那么，就可以考虑分散采购了。总之要分不同情况，采取不同的采购方式。其次，外地和本地采购相结合。对于C公司来说，如果能就地采购那是最好的。因为对于像蔬菜、水果、肉类等食材，保持新鲜度是很有必要的。但如果是干货或者火锅底料这种可以长期保存和冷冻的食物，就可以考虑外地采购了。采购员要深入调查，实地考研，充分对比外地与本地的采购价格、采购质量等，从优选择采购地点，如果外地的食材性价比高的话，那就可以从外地采购大量耐储存的食材，放在餐厅的冷冻室或仓储室等地方保存。有条不紊的采购同质量或者高质量，价格更优的食材，有效的降低采购成本。再次，从优选择采购时间。采购时要合理选择采购时间和采购地点，特别是对于餐饮这种采购很受时间影响的食材，就更需要合理选择采购时间了。就拿自己买菜的经验来说，早上卖的人多，菜品多且新鲜，竞争大，价格相对较低。所以，在早上去买是最合适的。并且，在采购的时候，要尽量少采购，选择质量好的来采购，这样即使发现问题，在采购数量不多的情况下，亏损也较小。要按需采购，做到勤买、少买，特别是保存期较短的物品如蔬菜，宁愿多跑几次购买，也不要浪费，这样才能有效降低成本。其四，货比三家，增强自身的讨价能力。C公司的采购员在采购的时候，一定要多询问几家店的采购价格进行对比，不对比就观察不出差别在那儿。要多询问几家的报价，然后选择最优的，店老板都会有虚报价格的心理，要做到心中有数，增强自己的讨价能力，多选几家进行价格对比，把价格控制在对双方都有利的价格范围内，自己不亏，供应商能有利可图，这样在双方有利的同时，也有利于形成供应商和采购者之间的长期合作关系。

（二）重视采购员的思想教育。C公司采购员对采购成本的控制是至关重要的，管理层要加强对采购员的素质方面的教育，增加法制、道德教育，要做到每一笔采购原料都有依据可循，都有真实的发票等。杜绝暗箱操作、采购员与供应商之间存在腐败关系等问题。采购员要做到对每一笔采购都心中有数，不谎报虚报采购价格、采购数量，要发挥自身的廉洁自律的精神，秉公办事，诚实办事，诚信做人。管理层在对采购员进行过思想教育后，认为采购员的思想素质达标，就要对他给予充分的信任，要让采购员有自己独立思考问题的能力，要善于自己解决问题，不要大事小事都来问管理层，要锻炼自己独立自主解决问题的能力。

（三）強化采购制度的建设。C公司要建立良好的工作程序和良好的制度，使采购工作能够有条不紊的进行，做到每个采购环节都有规章制度可依，同时还需要注意以下的一些问题：当天的采购工作当天完成，不能出现互相推诿、不及时完成当天工作的情况。不能把今天的任务留到明天完成，这样任务越拖越多，等到要用到某种原料的时候，会出现还没到库的情形，这样会增加损失。严格按照采购制度办事，不允许存在越权超权的事情发生，属于自己职责内的事情一定要做好，但不是自己权力内的事就不能去做。

（四）加强对购货合同的执行。C公司是一家以经营火锅为主的企业，要想控制好采购成本，在采购的同时，也要加强对购货合同的执行力度。按时检查哪些采购物是严格按照购货合同来执行的，对按照合同和未按照合同采购的食材进行明确划分，认真记录。督促供应商按时交货，可以采用挂牌显示的方式，对没有按照购货合同按时供货的食材标示出来，引起员工注意，并及时提醒供货商供货。安排专人对购货合同进行严格检查，建立专门的账本，记录按计划进行的采购和各种原料的库存、销售情况，随时记录这些数据，便于查账、清理库存和确定采购计划。同时把这些数据及时录入电脑，实行电脑数据和账本数据的相对应，防止数据的消失和数据不准确的可能性。

（五）与供应商建立良好的关系。与众多的餐饮业一样，C公司也要搞好与供应商的关系。供应商会考虑自身的交易成本，如果与供应商不能尽快达成交易协议的话，会导致交易成本的提高，而交易成本的提高必然导致采购成本的提高，因为供应商会把这些成本都考虑到交易价格中去，所以造成采购成本的提高。采购员既不能过高估价，也不能过低估价，要合理估算，争取跟供应商建立良好的关系，实现共赢的局面。只有和供应商建立良好的供应关系，形成共同打开市场赚取利润的相互依存关系，才能在源头上控制问题，合理的控制采购成本。

五、研究结论

总体说来，作为一个成功企业，关键在于它拥有好的服务质量以及产品。同时，在发展过程中合理控制采购成本，就更有利于企业发展。对于C公司来说，降低采购成本有两个主要的解决方式：一是招标采购。在采购时，把C公司要采购的消息提前公布出去，让多家供应商来招标，让他们之间形成竞争，最后获利的就是餐厅了。让他们把各自的报价提供出来，再充分考虑质量、新鲜度等问题。综合考虑下来，选择最好的供应商来采购。毕竟，一个餐厅采购下来的数目不是小数，大家都知道薄利多销的道理，采购员掌握了供应商的这种心理，这个时候的采购就很容易达成共识，采购到最优质、最低成本的原材料。二是团体采购。C公司如今已经足够强大，在采购的时候就可以考虑与其他的餐厅相结合的采购方式，把小采购换成大采购，这样可以增加自己与供应商的谈判能力，掌握谈判主动权，同时也更有谈判底气。供应商会意识到，这种采购不是小数目，只有保质保量才会迎来餐厅的二次甚至多次采购，也就更愿意降低原材料的价格，并且保证质量。这样就可以实现多方共赢，以便实现长期合作的目标。

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