数字化管理在自然资源和规划档案管理中的适用性探讨

李晶

摘要：档案管理数字化在国内的发展风生水起，许多企业与机构先后引进了档案管理数字化，鉴于档案管理数字化的方便快捷省人工的优点，也同样适用于自然资源的档案管理建设。数字档案室建设是自然资源部门相应国家号召，对档案室进行科学化建设的有效体现。鉴于此，文章就数字化管理在自然资源和规划档案管理中的适用性进行了探讨。

关键词：自然资源;档案;数字化建设

一、自然资源和规划档案数字化管理的意义

（一）有利于实现信息资源共享。自然资源档案数字化建设逐步改变了传统的自然资源档案管理方式，由以往注重实体资料管理向重视内容转变，由纸质型的自然资源档案资料管理向电子型的档案资料管理转变，通过建立互联网检索平台，能够为自然资源档案资料的共享创造便利的条件。

（二）有利于提升自然资源档案的利用效率。根据档案资料统计数据显示，当前我国只有不足10%的自然资源档案资料得到了利用，而强化自然资源档案数字化建设，让以往的自然资源档案资料管理载体和形态均得到一定程度的改变。数字化建设能够让自然资源档案资料利用突破时空的限制，最大限度提升自然资源档案资料的利用效率。

（三）有利于保护自然资源档案资料。由于纸质型的自然资源档案资料在保管的过程中对外在的环境有着较高的要求，其不管是每一次查询，还是资料复印都会对自然资源档案资料产生不可逆的影响。通过强化自然资源档案数字化建设，在查询的过程中不会对资料本身造成影响，所以能够在一定程度上保证自然资源档案资料的安全性。同时，自然资源档案数字化管理能够在保护自然资源档案资料的基础上满足办公自动化和电子政务建设的需要。

二、自然资源和规划档案数字化管理过程中出现的问题分析

1.理论知识以及技术相对发展落后

在如今这个档案管理数字化刚刚兴起的时间段，尚且没有大量有效的理论基础的依据，如果想进行档案管理数字化，是没有充分的材料可以参考的，正处于刚刚尝试吃螃蟹的阶段。目前学术上发表或阐述的有关档案管理数字化建设的大部分属于发展前景以及意义，缺乏完善的基础知识、框架。并且在推行档案管理数字化的建设中，人们相对重视借助实践推动发展，忽略理论基础的作用。理论知识的匮乏已经严重阻碍了档案管理数字化的建设。特别对于自然资源档案管理数字化来说，各种物质的结构，形式都需要庞大的知识库来承载，如果没有一个完善的理论知识打基础，很有可能造成信息的遗漏丢失。

2.数字档案室建设与实际应用存在出入

数字档案室建设与实际应用属于技术层面的问题，需要数字档案室建设人员与自然资源部门进行沟通，让自然资源部门工作人员对自己需要的数字档案室内容进行规划并提供给技术人员进行数字档案室建设调试。数字档案室建设与实际应用存在出入体现了技术人员与自然资源部门工作人员沟通上的问题，对数字档案室建设中的内容不全面，有的时候会缺少档案种类，降低了工作人员调阅档案的方便度和完整度。这也容易造成工作人员在实际应用中的困扰，让工作人员对数字档案室建设存在疑惑，对其抱怨连连，降低工作效果。

3.电子文件在线归档存在两方面问题

自然资源部的电子政务系统与档案系统是相对独立的两套系统，为实现电子文件在线归档，自然资源部开展了文档一体化建设工作，通过编制归档模板、开发系统之间的归档接口，在系统功能上实现了电子文件的在线归档，但由于部机关政务系统应用的不全面，目前仍然有多数业务未在政务系统上开展，特别是部里有关司局开发运行的业务系统，导致在线归档电子文件不完整。电子文件在线归档难以全部实现，这是一方面问题。另一方面，部机关政务系统仍未实现电子签章的认证，在线归档电子文件的法律效力问题仍待解决。

三、数字化管理在自然资源和规划档案管理中的适用性策略

1.创新自然资源档案数字化技术

在自然资源档案的数字化建设过程中，应该根据自然资源档案管理的要求，注重自然资源档案数字化建设的整体设计、软件开发、扫描录入和光盘备份、设备选型和档案资料查询等建设，打造先进的自然资源档案管理平台。同时，应该构建完善的自然资源档案数字化建设系统，充分利用光纤、磁盘阵列，以此来突出自然资源档案数字化建设系统的可扩展性，从而更好地满足自然资源档案存储容量的需求。通过全面应用各类PAID保护级别，强化自然资源档案的数字化链路控制、双口光纤硬盘和阵列控制建设，切实保证数字化系统应用的可靠性，从而为强化自然资源的档案数字化建设水平提供重要的技术支持，有效提升自然资源档案的数字化建设水平。

2.在数字档案室建设中设计好各科室之间的链接和权限

在数字档案室建设中设计好各科室之间的链接和权限是自然资源部门数字档案室建设的一个有效措施。方便自然资源部门各科室间的协作，也让各科室对彼此之间档案调阅有所约束。这些都是自然资源部门在进行数字档案室建设中要商定的，确保各科室档案内容的实践性。在数字档案室建设中设计好各科室之间的链接和权限是对工作人员调用档案的一种保护，分清工作人员职责，让各科室进行档案调阅、整理的时候沟通效果保持在一个良性进行的方面上，降低各科室间沟通有误的情况。这种措施下可以帮助工作人员看到自己科室的问题，对其他科室优秀的地方进行学习，让自然资源部门档案管理被很好的利用，让自然资源部门文件在数字档案室建设中合理规划，类别更清晰。

3.积极运用新技术，重点打造“档案云”

自然资源部数字档案室在建设之初就提出了要在云框架体系下构建“自然资源部档案云”的设计思想，在建设过程中也是按照“云服务”模式进行开发。实际应用效果证明，“云服务”模式确实可以实现档案管理的科学规范，并大幅度提高资源利用效率，降低系统开发成本。因此，自然资源部数字档案室应进一步扩大应用范围，为更多的系统内部单位提供“档案云”服务，参考自然资源部信息中心模式，在有条件的单位增加内网终端，接入数字檔案室系统。

四、结语

综上所述，数字档案室建设为自然资源部门提供了很好的档案管理方式，与传统档案管理形成了明显对比，规范了档案管理中的内容，增加了档案的类别，让更多科室的档案资料在数字档案室中得到很好的储存。自然资源部门数字档案室建设是科学技术的体现，充满了现代感，也让自然资源部门对档案管理增加了比重，让工作人员对数字档案室建设有进一步了解，掌握其应用方法，给工作带来更大的便利。

参考文献：

[1]杨玲，吴玉龙，宋元，等.简述自然资源部门数字档案室建设的问题与对策[J].北京档案，2018（5）.

[2]刘欣.简析自然资源部门数字档案室建设的问题与对策[J].中国国土资源经济，2018（5）.

[3]刘汝.探讨自然资源部门数字档案室建设的问题与对策[J].建材与装饰，2018（5）.

（作者单位：重庆市规划和自然资源信息中心）