关于人才交流服务中心档案管理工作的探讨

李长林

[摘 要] 作为人才交流服务中心管理工作中的重要组成部分，对待业人员的档案管理工作应当引起重视。随着经济的不断发展，社会对于人才的需求量也逐渐增大，如何做好人才交流服务中心中的档案管理工作，是值得我们思考的。文章则通过对管理工作的内容介绍以及现状分析，提出了一些提高工作效率的方法，希望能够对就业市场的发展提供一些帮助。

[关键词] 人才交流服务中心；档案管理；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A

现阶段社会对人才的需求越来越大，企业挑选人才以及待业者寻找工作，一般都是通过人才交流服务中心这个媒介来进行。人才交流服务中心融合了各行各业的人才咨询，待业者通过来这里咨询企业信息而寻找工作，而企业有相应需求时则来人才交流服务中心挑选人才档案。这样一来，其中最重要的就是档案的管理工作，所以要对该工作保持高度重视[1]。

一、人才交流服务中心档案管理工作的作用及意义

由于企业在发展的过程中在人才方面有很大的需求，而许多大学生毕业之后，也需要寻找相应的企业来展开工作，这样就形成了需求者和待业者这两类人群。这时候人才交流服务中心就作为企业与待业者之间的媒介，通过收集管理待业人才档案资料以及对招聘企业进行共享，从而使更多没有工作的人才能够找到自己能发挥作用的岗位。而在信息化的时代，由于我国人口众多而信息也很复杂，如果对档案没有完善的管理方案，就很容易丢失人才的档案资料，或者因为管理不当而造成很大麻烦。因此，人才交流服务中心的档案管理能够不断完善社会人才市场，促进整个人才市场的发展，做好人才的档案管理工作是相当重要的[2]。

人才档案是企业在挑选人才时一份特别重要的参考资料，所以在人才服务中心对人才的档案资料进行完备的保管工作，也是对企业和待业人才负责。各行各业及不同的企业领域都会有人才需求，在企业岗位空缺时，能够及时找到合适的人选，并用最少的时间和成本来挑选出优质的专业人才，这就是人才交流服务中心档案管理工作的重要意义。管理工作能够良好地进行，也能够使整个就业市场保持活力，使行业在新时期内人才之间也能够有较高的竞争力，这样也能够在一定程度上推动社会的发展。

二、人才交流服务中心的人才档案管理

笔者作为一名人才交流服务中心的工作人员，主要从事未就业大中专毕业生和国家机关事业单位辞职辞退人员人事档案管理和服务工作，包括对他们档案的传递、出具相关证明以及档案的管理和保管工作。在对该类人员档案管理工作中，主要分为以下几点：

（一）人才交流服务中心的人才档案管理工作

每年高校毕业生的人數都在不断增加，于是在待就业的人群中一大部分都是大中专的毕业生，他们也成为人才交流中心档案管理的主要成分。在企业与毕业人群对接前，由于人才市场中的企业众多，岗位也各式各样，一些没有就业经验的大学生，可能会选择为了工作而寻找自己不对口的岗位，这样在最后应聘的过程中也会有很大的麻烦。所以在发生这种情况时，待就业的人群会在人才交流服务中心留下自己的档案以及工作需求，然后人才交流服务中心再对他们的档案进行管理分类，为他们提供真正符合其专业需求的企业，使他们通过这个平台找到适合自己的岗位。另外，对于一些国家机关事业单位辞退或辞职的人员，人才交流服务中心的管理人员也会对他们的档案信息进行保管，以便今后出具证明或者进行档案的传递，方便其后续工作的进行[3]。

当代就业的毕业人群通过企业面试后，人才交流服务中心也应对他们的档案资料进行收尾，注销已就业的人才信息；如果面试不通过，人才交流服务中心会对他们的档案进行再一轮投递工作，直到待就业人群找到合适岗位，这就是企业和人才对接的后续档案管理工作。通过有效的管理分类，能够为待就业人才提供与企业对接的平台，有针对性地提供所需的专业岗位，这样避免了就业市场混乱。

（二）人才交流服务中心的企业档案管理工作

人才交流服务中心除了对待就业人才的档案信息进行管理外，还要了解相关企业对于人才的需求以及条件，将这些资料进行分类整合，才能有利于企业和人才的对接。企业在招聘人才的时候通过人才交流服务中心，将自己的岗位需求和相应待遇情况等公开说明，然后人才交流服务中心的档案管理部门在保证信息真实准确的情况下，对这些企业的招聘信息和要求进行进一步的整理，其中主要包括就业者学历、工作经验、专业水平等方面的要求，使得企业能够挑选到合适的人才。在人才交流服务中心对企业档案资料的整理与保管过程中，也要注意在招聘时协调企业与人才的需求，避免在待业者与企业交接时出现麻烦，所以人才交流服务中心应当提前做好筛选工作，避免这方面情况的发生。另外，也要保证前来应聘的待业者，身份信息真实有效，保证他们工作的合法性，这样也是对企业和人才的共同负责。

三、人才交流服务中心档案管理工作现状

随着社会对人才需求量越来越大，高校毕业生人数也逐渐增加。企业对人才的需求量大，但也要通过人才交流服务中心进行筛选，待就业人员也要通过该平台与企业接触。所以在档案管理工作中，不免会存在一些不足。

（一）信息化水平不高

这个时代已经逐渐信息化，随着科学的进步与发展，信息技术也应用于各行各业中，特别是在这种进行档案管理的工作岗位上，合理的应用信息化技术也是对于工作的一大帮助。但由于一些地方的资金投入不足，其人才交流服务中心的硬件设备也不够完善，不能够满足人们日益增长的需求和众多档案信息的保管。拥有了较高的信息化技术，才能够使档案管理工作能够有条不紊的进行，这样也能提高工作人员的工作效率，避免由于人为原因产生较多疏漏。在人才交流中心的档案管理工作中，信息化程度和水平都是有待提高的，正是由于信息化的管理比较落后，也容易使档案的管理工作缺乏规范性，不能较好地进行人才与企业的对接。所以，提高人才交流服务中心档案管理工作中的信息化水平十分重要。

（二）废弃档案难以集中管理

由于社会人口流动量大，形成了投递档案的人员很少待在同一地区的现象。如果在某一代就业人员在人才市场投递档案之后，没有及时地为其找到合适的工作岗位，在一段时间后由于某些原因，很可能这样的人员已经不在所投档的地区，或者一些大学生在毕业之后，档案被转到生源地的人社局，而他们在报到时又没有使用原籍，这样就容易出现档案的废弃现象。还有一些待就业人员在人才交流服务中心咨询后，并没有找到合适的工作，也没有被相应的企业录用，这样他们的档案也会一直存放在管理中心，但是又无人问津。这些废弃的档案存放在人才交流服务中心的档案管理部，却不能直接注销，久而久之这类档案越来越多，就使档案管理人员的工作压力增大，也对他们以后得工作造成了难度。

四、完善人才交流服务中心档案管理工作的措施

（一）提高信息技术水平与信息化程度

互联网在当代社会中已经成为了与人们生活密不可分的一个工具，所以我们应当合理的利用互联网来帮助自己开展工作。在人才交流服务中心的档案管理工作中，就可以将信息技术与其结合，充分利用互联网提供技术支持，以此来提高档案管理的工作效率。地区政府可以为当地的人才市场提供一定的资金，帮助他们引进一些比较先进的技术与设施，在今后的工作中也能实现管理的智能化。人才交流服务中心也可以建立自己的网站，使就业人群与企业能够自主的去上网搜索，在网站中寻找到合适的工作岗位或人才。这样一来，也省去了许多人排队等候咨询的时间，利用互联网也可以随时隨地的进行信息的获取。对这些网站进行升级和查漏补缺，最后形成一个完整的系统方案，也会有利于其他工作的进行。

（二）加强档案管理的规范性

在对未就业的大中专毕业生和其他国家单位辞退或辞职人员的档案管理工作中，我们应当注重档案管理的规范性，形成完备的管理制度，不能在这一方面出现疏漏，导致信息恶意流出或丢失。在面对一些高校毕业生档案从学校转出后弃档的现象，一定要及时做好档案的分类工作，将这些档案集中管理便于日后的查找。每个人的档案资料也属于隐私的一部分，所以作为管理人员，必须要尊重个人隐私，保证他人个人信息的安全性。一些在网上储存的档案信息，也要派相关的网络维护人员，及时查找并修复漏洞，避免一些人恶意盗取信息。加强档案管理的规范性，也是在行业中形成稳定的行规，对人才与企业负责。

五、结语

作为组成现代人才市场管理体制中重要的一部分，人才交流服务中心的档案管理工作起到了不可磨灭的作用。要想合理地对企业和人才进行对接，使更多的人才能够及早地找到合适的岗位，也使企业能够及时寻找到满足需求的人才，就要对人才交流服务中心的档案管理这一部分进一步完善。对于大中专毕业生以及其他人员的档案管理，都是人才交流服务中心的职责，所以要分析讨论其工作中所存在的问题并找到好的解决方案，这样才能更快地推动我国社会人才流动，促进企业与人才交流。

参考文献：

[1]兰晖.关于人才交流服务中心档案管理工作的探讨[J].人力资源管理， 2017 （10）：331-332.

[2]侯志东.浅析高校档案管理与服务利用的创新性举措[J].中国管理信息化， 2016，19（23）：181.

[3]王若冰.人才交流服务中心档案管理工作的几点思考[J].科技资讯，2015，13 （27）：97-98.