“双因素理论”在缓解档案管理员职业倦怠中的应用

林真真

【摘要】医院人事档案管理工作是一项非常繁琐而枯燥的工作，且具有较高的专业性、技术性和服务性，档案管理员承受着较大的职业压力，进而产生职业倦怠，主要原因来自于外部的工作环境和内部对职业的认同感两个方面。通过运用赫茨伯格的“双因素理论”，以“保健因素”消除档案管理员的不满意和不平衡，以“激励因素”激发档案管理人员的工作热情和主观能动性，进一步提高医院人事档案的科学管理水平。

【关键词】双因素理论;档案管理员;职业倦怠

人事档案是医院档案工作的重要组成部分，是医院党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映医务人员政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录资料。这些档案资源是医院得以发展的宝贵财富，在医院各阶段的发展和建设过程中起着不可代替的作用。近年来，随着中央组织部在全国上下逐步推进人事档案专项审核工作的部署开展，人事档案管理工作是其中不可或缺的重要组成部分。因此，这就增加了档案管理员的工作量与专业技术的要求，更大的工作压力也随之而来，如果这种压力没有行之有效的方法进行疏导和排解，很容易造成相关从业人员在工作中出现反感、厌倦的情绪。通过分析内在和外在这两个方面的因素来解讀医院档案管理人员产生职业倦怠的根源，再运用美国心理学家赫茨伯格的双因素理论，找准目标方向，有针对性地对相关从业人员进行积极干预，使之在压力上、情绪上得以缓解。这对保护相关从业人员的身心健康，提高其自身幸福感，提高工作热情和职业认同都有重要意义。

一、医院人事档案管理员出现职业倦怠的原因

（一）外部因素。第一，重复性与复杂性是人事档案管理工作最显著的特征，这就导致了管理人事档案的过程中十分枯燥乏味。医院是医疗系统的重要载体，以救死扶伤、治病救人为天职，由于医院盈利主要来源于临床，这样一来，大部分医院领导的管理重点更倾向于临床，对医院人事档案管理工作重视程度不够。在医院的特定环境下，档案管理员每天需要完成枯燥的人事档案的收集、整理和开发利用等工作，人事档案管理工作是一项默默地“幕后”工作，从业人员的劳动价值难以体现，无法得到认可，这是造成医院人事档案管理员职业倦怠的原因之一。第二，目前大部分医院人事档案管理员的人数满足不了人事档案管理工作的需要，尽管《干部人事档案工作条例》对人事档案管理部门专业技术人员配置有明文规定，但在落实文件的过程当中，许多问题影响着档案管理员与档案管理卷数的比例，使之达不到文件所规定的标准配备。再者，人事档案管理的专项审核工作在很大程度上给档案管理员增加了工作压力，专项审核工作要求对每卷档案进行初审和复审，审核过程中如发现问题，需要逐项核实确认;针对干部重要信息记载不准确、不一致的问题，需组建调查组，通过调取原始户籍材料、学历学位认证物证鉴定等方式进行查核;针对人事档案材料不齐全不完整的问题，须补充完善材料，繁琐的工作影响着档案管理员的身心健康，从而产生职业倦怠。

（二）内部因素。第一，当今科学信息技术发展迅猛，要求数据化各类档案信息，这就要求档案管理员必须有新的知识结构和掌握新的专业技能，特别是现代的公立医院，不论是知识、人才、还是专业技术水平都属于密集型，这必然要求档案管理员具备一定的计算机专业知识和良好的人际关系。然而，在医院从事人事档案管理工作的人员，其年龄一般较大，学历结构较低，但又面临着新能力要求，这好比给档案管理员心里压了块“石头”，产生一定的压力，严重的会出现焦虑和挫败感，引发职业倦怠。第二，人事档案管理普遍被认为是医院的“边角”工作，从事该岗位工作的人员在职业认同感和成就感方面自然就低，工作逃离倾向突出。一直以来，人事档案管理职业在社会的职业认同上处于比较尴尬的位置，外界对人事档案管理员的劳动价值评价不足，缺乏多方面的理解和支持。由于人事档案关系到一个人的职业生涯，其重要性需要有耐心、责任心，还须长期默默地劳动付出。因此，倘若从业人员的工作得不到外界的认同、理解，最终也将会导致人事档案管理员的职业倦怠。

二、运用“双因素理论”缓解档案管理员的职业倦怠

“双因素理论”是美国的心理学家赫茨伯格在1959年出版的书中提出来的，该理论包括保健因素和激励因素两方面。他在书中指出，能让员工感到满意的因素和让员工感到不满意的因素是完全不同的，这两个因素在不同层面影响着员工工作的积极性。保健因素，即外在因素，是由外部环境所造成的，这些因素主要包括工作报酬、工作环境、工作管理模式、工作监督机制和人际交往等。激励因素，即内在因素，通常是由工作本身带来的，如果让员工感到满意的因素增多，不但可以提高工作效率、促进员工身心健康，还能激发员工创造力和进取心，这些因素主要包含如成就感、工作奖励、工作认可、工作吸引力、责任感等。如果这些因素得到满足，对员工来说是巨大的鼓舞，对充分调动员工的工作热情和积极性起到决定性的作用。赫茨伯格认为，要调动人员的工作积极性，不仅在物质层面上满足需求，还要在工作内容、精神方面等（发展空间、晋升机会等）得到解决。所以，内在的满足激励已经显得越来越重要了。医院人事档案管理员会产生职业倦怠，与其对工作的满意与否及满意程度密切相关，双因素理论为我们解释和解决人事档案管理员的职业倦怠提供了一条兼具科学性和实践性的途径。

（一）保健因素。第一，适当增加人事档案管理员的配置，减轻人事档案管理员的劳动强度。随着国家对人事档案专项审核工作的推进，医院人事档案管理员应该在现有的每1000卷档案至少配置1名专职管理人员的基础上适当增加，积极打造一支“政治过硬、业务过硬、纪律过硬”的人事档案管理员队伍，人事档案管理员必须熟练掌握人事档案各个环节的工作，各项业务“熟记于心”，有了过硬的业务素质，这样可以保障人事档案的管理质量，也可以在一定程度上缓解档案管理员的劳动强度。第二，创造舒适的工作环境与良好的人际氛围，缓和人事档案管理工作中的压力。工作环境的舒适与整洁，办公设施的完善与便利，都会影响着人事档案管理员的日常工作。因此，医院应提供更为完善的基础设施，创造光线充足、温度舒适和噪音较低的工作环境，这有助于提高人事档案管理员对工作环境的满意度。在医院的多重人际关系中，人事档案管理员居于较低的位置，医院的档案管理文化直接影响其对工作的态度和满意程度。医院应当坚持以人为本的管理理念，制定更规范化的制度，执行更人性化的管理，让人事档案管理员能够真切感受到医院的关怀和轻松的工作氛围。只有这样，才能让人事档案管理员全身心投入工作，从而提高医院的人事档案管理质量。

（二）激励因素。第一，定期举办人事档案管理员职业技能培训，提高工作技能，增强工作认同感和成就感。档案管理员技能等素质的提高，不但可以拓展他们的知识面、丰富其情感体验，还可以使其工作更得心应手，减轻工作压力和提升其价值感，从而进一步提升档案管理工作的质量。相对医务人员而言，档案管理员的文化程度有一定差距，但医院应视同医务人员的待遇对档案管理员提升学历制定措施加以鼓励。同时，如有条件可参加业务技能培训或业务交流活动等，以提高自身的业务素质。培训可采用“引进来”和“走出去”双步走模式：一方面，外派本单位员工到同行业优秀单位观摩学习;另一方面，邀请知名人事档案管理专家、优秀管理员等来医院进行指导、经验交流、培训等。医院还可以加强档案管理员的学历再教育，创造更多更好的机会给有才能、有进取心的人事档案管理员来施展理想抱负。精神的内在驱动力往往是更行之有效的方法，比起任何物质和金钱更能激励人们的奋斗动力，激励效果也会更加持久。通过人事档案管理员的主观努力和医院等各方的积极配合，才能进一步激发人事档案管理员的工作热情，减少职业倦怠的发生。第二，逐步提升外界对人事档案管理工作的认可度，积极与人事档案管理员沟通交流，及时了解人事档案管理工作现状，并对他们的工作进行指导，帮助他们排除工作中的障碍。提升医院档案管理文化，营造轻松舒适的工作氛围，尊重人事档案管理员的重要性，并且给予更多的关怀，增强人事档案管理员对医院的归属感。鼓励人事档案管理员从主观能动性上进行自我心理调节，档案管理員加强自我认识，调整工作心态，树立正确的职业观念，认可自身在档案管理中的价值，同时发现自身在人事档案管理中的重要性，减少人事档案管理中出现的职业倦怠情绪。

三、结语

综上所述，人事档案管理员在工作过程中会出现职业倦怠，对此，“双因素理论”认为医院可以通过综合运用保健因素和激励因素，双管齐下，有效提高人事档案管理员的工作满意度，增强对人事档案管理工作的重视度，利用职业培训和工作疏导端正管理员的心态，为改善人事档案管理员出现的职业倦怠提供参考，以进一步提高医院人事档案管理工作的科学管理水平。

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