企业人事档案管理现存问题与应对策略

摘 要：本文通过调查研究A公司下属25家企业人事档案管理的基本现状，分析总结企业存在的如人事档案管理人才的缺乏，管理机制的不健全，管理方法的陈旧，职业防护的不到位等方面的问题，针对此问题，提出了相应高效的优化策略，提高了企业人事档案管理的质量和效率。

关键词：人事档案;现存问题;应对策略

人事档案管理是人力资源工作的一项重要内容，是指将工作人员的人事档案信息进行系统、科学化整理、收集、统计、保管以及运用。人事檔案是人事信息的主要载体，在员工的教育培养、选拔任用、管理监督等方面发挥着重要作用，也是维护员工合法权益的重要依据。因此，企业应转变观念，优化策略，提高人事档案管理水平。为了解人事档案管理工作在企业的现状及存在问题，某人事档案管理部门通过发放调查问卷的形式对A公司下属的43家企业进行调查，最终共有25家企业完成调查。根据调查逐步掌握了现存问题，并提出了优化解决对策。

1 企业人事档案管理中存在问题

1.1 人事档案材料收集和整理机制不完善

企业在人事档案材料收集过程中的问题集中在材料收集被动，大部分企业没有完善的材料收集流程;收集的材料不严谨、规范，如没有材料形成日期，无形成部门的签章等;收集的材料不属于归档材料，无意义材料，如一套完整的材料未完成，其中的一部分材料不予归档。

1.2 管理机制老旧，管理方法陈旧，缺乏创新

在企业层面，企业的管理主体主要体现在外部经营，缺乏对人事档案工作的重视必然会导致缺乏专业的管理方法，导致企业在人事管理中采用过时的方法，这很可能在资源分配中引起问题。企业的用工形式多样化，人事档案存放存在多种方式，缺少衔接环节，无有效的管理方法。部分企业在员工转入时没有及时进行人事档案工作，在管理期内没有专门的管理制度和规章制度，导致人事信息混乱。从业人员层面，大多数人事档案管理人员仍然遵循传统的人事档案管理方法，避免使用新兴技术，并且不愿创新和学习新的技能和知识，从而导致人事档案管理利用时效率低。

1.3 人事档案库房设备更新滞后、无法满足档案防护需求

人事档案库房的温湿度变化是档案材料老化的关键因素，大部分企业配置普通的壁挂式空调，对环境温度进行调控，设备不够专业，稳定性差，严重影响人事档案的使用寿命，档案库房建成后，设备更新资金不足，效用高的新设备无法跟进。

1.4 人事档案信息化、数字化建设的迫切性

人事档案管理经历了许多部门和人员的交接，导致许多企业中现有员工的大量人事信息丢失，尤其是应存档的信息缺乏相关记录。这种现象在企业中工龄20年以上的员工普遍存在。另外，人事档案管理工作人员专业能力不强、职业危害防护不到位，危害身体健康的问题也普遍存在。

2 提升企业人事档案管理水平的策略

2.1 严把材料“三道关”，大力推进人事档案工作标准化

严把材料收集关。材料收集是人事档案业务管理工作的首要环节，为确保档案资料收集完整、齐全，档案部门应以预防为主，对归档材料预先提出要求，明确收集范围，疏通收集渠道，掌握形成规律，建立收集制度;档案形成主体应按规定，规范填写档案材料，确保内容真实、填写规范、手续完备和移交及时。做到保质保量、主动及时，安全保密、客观公正、应收尽收，最大限度维护档案的完整性。

严把材料交接关。交接的归档材料必须是办理完毕的正式材料，成套材料必须头尾完整。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名和形成材料日期。凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定同本人见面的材料，一般应有本人签字。材料形成部门应在规定期限内主动向人事档案管理部门移交，并填写相关移交登记表，严格履行移交手续，确保交接的档案材料源头可追溯，责任可落实。

严把材料认定关。从严审核归档材料，发现问题及时反馈，在源头上避免“有病”的档案材料入档。档案审核工作形成常态化、制度化，对新转入档案“及时会诊”，对于补充和搜索的简历，年度考核和登记表，学生身份档案，职称材料，党员身份，表彰奖励，薪金批准表和其他输入的材料，遵循材料分类要求，仔细检查，比较和识别，以及严格控制。对发现档案材料涉嫌造假、真实性存疑等问题时，立即核查，全面取证，严格按照有关程序进行认定，科学“把脉”，确保每一份干部人事档案信息真实准确。

2.2 完善制度建设，强化制度执行

根据企业人事档案管理规定，制定完善各项日常管理制度。为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件，确保档案资源安全，制定《档案安全管理应急预案》。初步构建成国家法律法规——行业标准规范——企业规章制度三个层面的制度体系。在日常档案管理中推行标准化工作，进一步提升档案工作制度化水平。

2.3 不断升级改造人事档案库房设施，完善运维机制

更新档案库房技术设备。在满足档案库房建设标准的基础上，随着科学技术的发展，档案库房管理设备不断推陈出新，数据采集，视频监控，空气净化消毒，定位传感等技术在档案库房管理中得到广泛应用。设备更新维护资金在企业人事档案库房建设中至关重要，通过对设备的引进，提高档案库房的安全性、智能性，监测数据的科学性。

2.4 不断加强人事档案管理的数字化、信息化建设

将人事档案的信息化管理提升到企业战略水平，统一领导人事档案的信息化管理，规范纸质文件和电子文件的书写规范，格式要求，修改要求和添加要求，并实现标准化文件内容。任何有价值的人员信息都必须输入并存档以改善文件的内容。此外，电子文件管理还需要注意安全性问题。合理使用现代信息技术和计算机技术来使数据库更加完整和丰富，将有助于信息资源的完整性，全面性和共享性。要推进建设高素质专业化的人事档案管理人才队伍，全面增强职业防护意识，切实落实防护措施，杜绝职业危害的发生。

总之，要推进人事档案管理新方法的探究和实践，为人事档案管理工作的安全高性能的开展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]庞娟.新时期企业人事档案管理信息化建设研究[J].赤子，2020（04）：157.

[2]何芳芳.国有企业人事档案管理信息化发展趋向分析[J].大科技，2019（43）：34.

作者简介：李鲁梅（1979-），女，山东日照人，本科，副主任护师，研究方向：人事档案。