房产档案管理工作的现实价值探讨

陈艳萍

摘要：信息作为现代社会经济发展的核心性元素，对于信息的捕捉、存储、整合、处理与分析也就成为了现代企业必须具备并逐步提升与优化的基本能力。进入微利时代的房产行业也就应当充分注重信息在企业发展中的价值，不断强化以信息为载体和发展对象的档案管理工作水平和效能，从而带来信息价值全面挖掘对房产项目发展、企业管理决策能力提升和日常业务推进等层面的精准助力和强效支撑。

关键词：房产档案;管理工作;现实价值探讨

现阶段，房产经济迅速发展，也给档案管理工作带来一定难度，随着房产档案管理工作有效开展，进一步保证了房产服务质量，从实际分析，为了提高房产档案管理能力，应该积极研究有效的管理途径，并深入工作实际，制定完善的管理模式，以提高房产档案管理质量，进一步为房产开发与管理工作开展奠定良好基础。

1 房产档案管理分析

顾名思义，档案管理就是指将档案资料进行整理、收集进行分类管理，而内容一般以数据、文字、图像、照片等形式进行保存和存放。同样，而房产的档案管理则是指将有关房产证明的材料收集进管理档案中，一般涉及房产证、拆迁证、房屋使用权等情况内容。值得特别说明的是，在房产的档案管理中，应当注意房产的转移、继承、赠与等信息权益的变更，企业要做到及时补充资料，保证房产档案不失真，信息完整，能够在法律上有效，保护产权人的合法权益和正当行为。由此可以看出，房产的档案管理工作是房产行业中重要的一部分工作，应该得到上层领导和基层民众的高度重视。

2 房产档案管理工作中的常见难点

2.1 档案管理的认知存在偏差

现在我国仍旧有很多人对房产档案管理存在认知严重不足的情况，对档案的价值缺乏正确的认识，导致我国很多档案无法得到正确的利用。比如：现在我国很多档案文件室在进行档案管理的过程中，管理措施严重不完善，导致其很多管理信息被泄露出去，甚至很多档案出现受潮等情况，导致档案遗失。相关部门在对档案进行管理的过程中，要加大对电子档案和纸质档案管理的重视度，对现有的保管措施进行传播创新，提高其保管手段的多样性，房地产档案的利用率才能得到提升。

2.2 管理制度机制健全性不足

在进行档案管理的过程中，相关人员要不断对档案管理制度进行完善，对房产档案管理的相关法律和法规进行明确，对房产产权进行进步的说明和明确。虽然李克强总理提出了“恒产者有恒心”理念下的“免费续约”，但是目前法律层面也未给出相应的明确产权说明。因此，在房产档案管理工作中的制度存在诸多待解释之处;另一方面具体的管理制度中缺少对应的变动说明，以及相关的指标与规范条例之间的对接，因而往往使制度的职能化执行，难以得到贯彻;因此造成了机制运行过程中的评估困难，从档案管理制度的规范引领作用与运行机制方面的监督、保障、促进作用观察。

2.3 匹配性资源建设有待完善

在对房产档案进行管理的过程中，相关人员要提高房产纸质档案信息化的水平，让其实现初步信息化，对其的管理实质进行观察。现在我国很多管理人员在对房产档案进行管理的过程中，经常会出现没有预制相匹配管理设施的情况，比如：传真机等，这种情况在一定程度上制约了我国电子档案管理的水平，降低了我国档案管理的效率。电子档案的管理方式不仅能够在一定程度上提高档案管理的效率，还能提高房产档案管理的水平。

3 做好房产档案管理工作的策略

3.1 基于信息技术，构建全生命周期档案管理体系

为了解决房产企业档案管理任务重、效率低的问题，应以现代化档案管理理念在企业全体员工特别是档案管理部门员工上下的全面树立为基础，以信息化、智能化、数字化的管理工具为辅助，逐步在项目发展各个环节初期就将基本、细化和全面的信息通过相关的数据录入、存储软件进行及时收集、分类、归档和入库，也就是将企业的全体员工纳入到了档案管理的队伍中来。从而以信息技术的设计层面让档案管理涵盖日常业务的各个环节;从系统架构层面实现管理层级的职责划分和标准拓展;从数据的架构层面，对应不同阶段的分库存储并确保数据的安全;从集成设计的层面，完整面向信息服务的对象与体系，以为各部门的档案收集、归类、整理、调取与利用提供统一的数据接口，实现对各业务系统产生的电子文件资料进行在线的自动归档和信息的实时共享，从而逐步构建全生命周期档案管理体系支撑下房产企业档案管理效能的可靠提升。

3.2 常态化、创新化对档案管理人员的培训

应结合企业现代化发展的实际，基于当前档案管理工作的先进理念和发展性问题，不断强化对于档案管理人员的培训。首先应从基本的理论知识，如现代化房产企业档案管理的特点、范围、作用，形成分类，档案的收集与鉴定（范围、方法、質量要求），组卷、排列、编目，验收与移交、注意事项，档案管理与风险管控等全方面的内容进行有机、动态的培训与考核;其次还要针对阶段化档案资料管理工作中存在的误区、难点与问题进行必要的总结和实际案例的细化演示，并就档案全生命周期管理等先进的管理思想和信息化的管理方法对人员进行系统的教育与培育，进而实现人员管理素养、能力与现实发展的动态迎合。

3.3 优化档案管理架构，全面化档案管理制度与规范

首先应结合企业发展对于档案管理的具体要求，优化档案管理部门的组织架构：以综合管理部经理为领导和监管统筹，细化档案管理部门的各项分工，成立必要的项目档案管理组、行政档案管理组、财务档案管理组和档案综合分析利用组等工作小组;并全面梳理各个部门及小组的管理任务、管理目标、管理计划和管理责任，明晰权责，做到责任到岗、责任到人，计划监督、目标落实的良性发展。其次，还应完善档案管理的相关制度与规范，构建包括管理目的、管理范围、管理路程、管理要求、管理评价、人员考核等一些列制度在内的管理制度与规范体系。进而为档案管理日常业务的推进提供全面的制度指导和规范约束，带来房产企业档案管理工作规范化、标准化的精准性提升。

3.4 房产档案管理趋向科学化和规范化

第一，加强对房产档案管理每个工作环节的衔接（接受、录入、整理、提供），确保房产档案管理处于有序进行状态，切实实现最终的为社会提供利用服务这一目的。当然在实际的管理过程中需要针对实情，利用相关技术标准规范来进行标准管理。如：正确归档、正确分类及标注编号等等，做好借阅和利用工作，严格遵循计算机数据录进工作程序及档案整理装订工作程序等。第二，加强对相关工作人员工作规范度的重视。首先，重视档案职工的培训工作;其次，加强对档案业务人员的指导力度。目前我国各地区的房产档案管理情况不同，所使用的回档方式有较大差距，所以在立卷回档工作时，必须要有针对性的进行检查与指导，确保档案管理工作的科学、系统与高效。同时，档案管理信息化过程中必须要建立统一、规范的管理标准。因此，做好基础工作，建立完整、统一、规范的信息化管理标准，是信息化档案管理的前提。

4 结语

档案管理是现代化房产企业管理工作的重点内容，其需要基于对档案管理工作发展的难点的分析，结合企业发展对于档案管理工作的时代化要求，从管理手段、管理人才培训与提升、管理理念、管理机构、管理制度等方面进行多维度的改革与优化，以此带来房产企业档案管理工作效能的高水平强化。

参考文献：

[1]王子平.房地产档案管理工作的现实价值探讨[J].才智，2019（23）：218.

[2]陈永芬.房地产档案管理工作现实价值探讨[J].城建档案，2017（10）：67-68.

[3]张雪飞.房地产档案管理工作的现实价值[J].办公室业务，2017（09）：124.