“互联网+”背景下档案管理工作问题及对策探究

王群

摘 要：“互联网+”时代的全面到来为各行业发展带来了新的生机，这种新的网络经营方式也给传统档案管理工作注入了改革动力。“互联网+”与档案管理碰撞出技术革新的火花，但也不可避免地引入了新的隐患，在此过程中我们要树立创新精神，积极抓住机遇、迎接挑战，更好地发挥出“互联网+”的优势。

关键词：互联网+;档案管理;问题;对策

一、“互联网+”时代背景

“互联网+”是网络信息技术与各传统行业的深度融合与发展，这一方面得益于国内网络平台建设力度的加速，另一方面也是新时代经济形态发展的必然趋势和走向高质量发展的必由之路。这个名词的出现并不是特指一项技术，而更像是一种理念和一个目标，是一个时代的代名词，其在与推动移动互联、传统网络、大数据等与现代社会的结合，以互联网为媒介加速关键商业信息和物件的交换效率，进而形成我国独具特色的经济社会发展态势。

二、“互联网+”背景下档案管理工作特点

在“互联网+”这一新生态的带动下，档案管理工作与传统上发生了加大的变化，不但工作性质上有了更高的要求，在服务对象、工作内容层面也有了新的增添，此外，相配套的行政体系也有很大的变化，具体来讲，档案管理工作有以下特点：

（1）包容性更强。随着基层工作与社会发展的全面接轨，档案资源收集过程打破了传统上机关部门的限制，具有更强的包容性，不同特征的档案资料持续性输送到档案部门中，为其价值的利用提供了充足的来源。

（2）传统与现代兼顾。“互联网+”首先在涉及到通讯、传统互联网、金融业等行业试点并取得了非常好的成效，但档案管理工作与“互联网+”的融合正处于起步、初步发展阶段，许多技术上和推广上的问题尚未得到解决，呈现出传统与现代兼容发展的转型特点。

（3）工作基础变化。传统与现代兼顾发展的特点也为工作基础带来了转变，当前工作上不再只是对纸质档案的收集与整理，而且还包括纸质档案的录入、计算机终端操作、数据库维护、平台运营等，工作基础较传统上有了技术性提高，对工作人员和基层硬件有了更高要求。

（4）工作内容增多。除基本的档案资料归档工作以外，“互联网+”时代档案管理工作内容还包括了档案安全保管、网络信息安全、检索和价值提供服务等，输入的档案资料有了“输出”途径，工作内容横向上的拓宽为更好发挥基层部门的行政职能和业务指导功能提供了机遇。

（5）社会需求增强。在社区建设、城市建设中，档案管理的重要性正随着这些边界的模糊而逐渐体现出来，互联网平台的构建使得全人类共享一个“视窗”，例如在疫情防控期间，社区防控档案的管理工作离不开移动终端设备上“小程序”、各类软件中附加功能提供的接口，这些宝贵的资料为日后发展提供了借鉴意义。

三、“互联网+”背景下档案管理工作问题

（一）传统与现代结合效率问题

在“互联网+”与档案管理结合过程中，我们首先应该考虑它是否真的能够像与其它产业链条融合一样能够极大地提升工作效率，特别是在涉及到基层工作时，尽管它的应用并不是要颠覆传统的档案管理系统，而在利用网络收集和传播价值时能够发挥与以往工作相同的效果并且提升效率，这一点是需要实践来论证的。

（二）主动与被动服务理念问题

由被动服务意识向主动服务意识转型这一过程是较难实现的，工作人员已经适应了传统的服务理念和工作方式，新技术和新理念的冲击使他们难以适应突变的工作生态，在情理上是可以理解的，但又是现实工作中需要面对的突出矛盾，被动的档案收集、管理和价值服务工作只会使当前工作逐渐脱离时代发展需求，“互联网+”的应用成了“四不像”工作。

（三）档案潜在价值挖掘问题

近年來对档案资源价值的挖掘与利用研究热度逐渐升温，但目前基层工作中较少见到比较有效的成果，主要原因有下：①理论研究与实践工作脱轨，较难实现理论规划与实践工作的接轨。②价值挖掘依赖大数据，但平台建设仍在规划和搭建中。③价值开发运用缺少市场，缺少商业化项目产出。

（四）档案管理职能转变问题

档案的行政管理部门可溯源至党委政府的档案室，当前发展中由于各部门业务交流和合作的增多，出现了纵向上权利交叉、横向业务重叠的问题，这种情况下档案管理的人力资源难以得到充分利用，微观服务和宏观管理尚不明确，职能转变上“卡壳”也阻碍了“互联网+”的普及。

（五）基层硬件设施建设问题

“互联网+”的应用依赖于硬件设施的完善，但当前基层档案管理中恰恰缺少强有力的硬件设备和专业库房，这是当前发展中需要努力克服的主要困难之一，需要大量的财政支持和社会力量参与才能够顺利推进。

（六）档案业务流程优化问题

现代化的档案收、管、用流程管理相较于以往工作在对效率、过程控制、有用信息把握和技术应用等方面都有着很大的区别，如何优化当前的档案业务流程管理，提高整体的资源利用率和有效档案占比是我们面临的另一大技术和管理难题。

四、提升网络背景下档案管理工作质量对策

（一）明确建设目标和管理需求

“互联网+”与档案管理工作联合的建设目标是提升工作效率和质量，为区域范围内档案资源共享和利用提供平台接口，完成由单机管理向网络智能管理的转变;管理需求的明确即要求部门间协调配合、档案管理流程间迅速有序，向技术要效率、向管理要质量。

（二）规范档案收集与整理

前期档案的规范化和标准化收集为后期其整理归纳、入库奠定了基础，所以要做好档案入库前的标准化工作，成立专门的规范化工作小组，负责纸质档案、电子档案的前期整理，统一标准、检验合格后方可录入电子资源库和检索、共享平台。

（三）吸引社会资本的投入

仅仅依靠政府财政支持和基层资金积累是难以实现“互联网+”相关配套设施建设的，因此需要吸引社会资本的投入，通过数据对接、资源共享、价值共用等形式建立与企业、科研院校的长期信任机制，进而推动资源、技术、人才等的输入与输出。

（四）依托平台开拓档案服务业务

档案管理的最终目的是挖掘其潜在价值进而利用起来，所以在有了一定量的数据库资源后，基层部门可尝试向社会提供档案资源的无偿使用和价值分析、运用等服务，在推动平台建设的同时利用其创造的效益投入再建设中。

（五）强化安全监督与控制

新技术体系的引入和档案管理操作流程的规范化必须依靠严格的监管制度来约束，通过建立用户反馈机制实现对工作的群众监督，另外要加强档案数据库和网络安全的管理，将数据信息的挖掘和利用建立在安全基础之上。

五、结语

“互联网+”为档案管理工作发展提供了广阔的数据收集和共享平台，在这样强大的技术支撑下，再用传统理念与方法应对新时期工作是不妥当的，基层工作重心也开始偏向技术与传统兼顾型。所以，我们要不断提升档案管理的信息化管理意识，敦促各方积极参与到“互联网+”平台的共享、共建、共治中，尽快完成基层工作的网络化转型，以即时性更强、检索能力更强、价值挖掘更深的档案服务为社会发展做出更多贡献。

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